II. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam:
4. Nội dung kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
a. Đặc điểm của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí liên quan đến việc sử dụng vật tư phục vụ cho thi công công trình như: Chi phí mua vật tư, chi phí vận chuyển,..
Chi phí nguyên vật liệu phát sinh khi Ban Kỹ thuật-Thi công đưa vật tư vào sử dụng phục vụ cho công trình thi công do công ty đảm nhận.
Trong giá thành sản phẩm xây lắp, khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng nhiều hơn cả và có mối quan hệ tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm làm ra. Vì vậy, nếu nhà quản lý sơ hở trong quá trình kiểm soát chi phí sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí không hợp lý, giá thành công trình xây lắp tăng thêm, lợi nhuận mang lại cho công ty bị giảm xuống. Bên cạnh đó, chất lượng công trình xây lắp không đảm bảo, không an toàn cho việc sử dụng lâu dài. Chắc chắn công ty sẽ không đủ sức cạnh tranh với các công ty khác, không tạo được uy tín và niềm tin đối với các nhà đầu tư.
b. Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
- Tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh không vượt quá dự toán - Đảm bảo hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu
- Đảm bảo việc bảo vệ tài sản tránh mất mát, lãng phí
- Chi phí nguyên vật liệu phát sinh cho từng công trình phải đảm bảo tính có thật, được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
c. Trình tự kiểm soát:
- Nội dung kiểm soát chung:
9 (1) (2) (3) (4) (4) (5) (9) (6) (8) (7)
( Sơ đồ 05 - Nội dung ks chung về chi phí NVL trực tiếp )
(1): Sau khi trúng thầu, căn cứ vào dự toán đã được duyệt, Ban Kế hoạch- Kinh doanh sẽ lập giấy đề nghị mua vật tư trình lên giám đốc công ty xét duyệt.(Xem phụ lục 01-Giấy đề nghị mua vật tư)
(2): Giám đốc công ty sẽ xem xét giấy đề nghị mua vật tư và ký duyệt đồng ý vào giấy đề nghị mua vật tư.
(3): Sau khi được xét duyệt, nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ tiến hành mua vật tư. Vật tư sử dụng cho các công trình thường được nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh mua ở những nhà cung cấp “quen biết” và thường xuyên của công ty.(Xem phụ lục 03-Hóa đơn GTGT)
(4): Vật tư sau khi mua về sẽ được kiểm tra trước khi nhập kho. Thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại và đối chiếu với Giấy đề nghị nhập kho vật tư. Căn cứ số lượng thực nhập thủ kho sẽ lập Phiếu nhập kho vật tư.
(5): Vật tư sau khi được nhập kho các chứng từ liên quan sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán nhằm theo dõi chi phí nguyên vật liệu, các chứng từ liên quan gồm: Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị mua vật tư, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị thanh toán. (Xem phụ lục 02-Giấy đề nghị thanh toán và phụ lục04-Phiếu chi tiền mặt).
(6): Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, chỉ huy trưởng công trình hoặc đội trưởng đội thi công sẽ lập Giấy đề nghị xuất kho vật tư trình giám đốc xét duyệt và thủ kho xuất kho vật tư.
Bắt đầu Ban KH-KD lập đề nghị mua v.tư Giám đốc xét duyệt việc muavật tư Ban KH-KD mua vật tư Nhập kho vật tư vàlập chứng từ
Xuất kho vật tư
sửdụng Ban TC- KT hạch toán CP NVL t.t Kết thúc Bộ phận thi công sử dụng vật tư
(7): Bộ phận thi công sử dụng vật tư phục vụ công trình, giám sát quá trình sử dụng vật tư tại công trình.
(8): Khi xuất kho vật tư sử dụng công trình, 1 liên phiếu xuất kho và giấy đề nghị xuất kho vật tư được chuyển về Ban Tài chính-Kế toán để theo dõi.
(9): Tại Ban Tài chính-Kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi và tính giá thành công trình.(Xem phụlục 05-Sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp)
- Nội dung kiểm soát chi tiết:
+ Khâu mua vật tư:
Ban Kế hoạch-Kinh doanh Nhà cung cấp
(1) (2) (3)
( Sơ đồ 06 - Kiểm soát khâu mua vật tư )
(1): Sau khi Giấy đề nghị mua vật tư được trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh ký duyệt, giám đốc xem xét và ký duyệt, nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ tiến hành liên hệ và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để mua vật tư phục vụ cho thi công công trình.
Nhà cung cấp vật tư cho công trình chủ yếu là những công ty “quen biết” và thường xuyên giao dịch với công ty nên tương đối tin tưởng vào chất lượng vật tư.
(2), (3): Sau khi đã kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại vật tư, nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ nhận hàng và hóa đơn GTGT
Bắt đầu Yêu cầu mua vậttư HĐ GTGT (2) Nhận hàng và c.từ kèm theo Nhận yêu cầu mua vật tư và giao kèm c.từ là HĐ GTGT cho ngườimua HĐ GTGT (2) Kết thúc
( liên 2) làm chứng từ để thanh toán với Ban Tài chính-Kế toán của công ty và làm căn cứ để tính giá thành công trình.
Ở khâu này, nếu nhân viên mua vật tư không năng động, nhạy bén thì rất có thể sẽ mua vật tư với giá cao, chi phí vận chuyển, bốc dỡ gia tăng không hợp lý.
+ Khâu nhập vật tư:
Ban Kế hoạch-Kinh doanh Kho Ban Tài chính-Kế toán
(1 ) (2) (4)
(3)
( Sơ đồ 07 - Kiểm soát khâu nhập vật tư )
(1): Sau khi nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh mua hàng về sẽ lập Giấy yêu cầu nhập kho vật tư kèm theo Giấy đề nghị mua vật tư đã được giám đốc ký duyệt đồng ý.
(2): Tại kho, thủ kho sẽ căn cứ vào Giấy đề nghị mua vật tư, căn cứ vào số lượng thực nhập sẽ nhận hàng và lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên, 1 liên (liên1) được thủ kho giữ lại để làm căn cứ đối chiếu, theo dõi vật tư về mặt số lượng, 1 liên nhân viên mua vật tư giữ và một liên được gửi cho Ban Tài chính-Kế toán để tính giá thành. Trên Phiếu nhập kho phải được ký xác nhận của thủ kho và người mua hàng, của kế toán trưởng hoặc giám đốc công ty.
Kết thúc Bắt đầu Nhận PNK và HĐ GTGT để ghi sổ Nhận hàng và lập Phiếu nhập kho Nhận PNK Giao hàng và chứng từ cho bộ phận kho (1) HĐ GTGT (2) Phiếu nhập kho (3) HĐ GTGT (2) Phiếu nhập kho (1) Phiếu nhập kho (3) (2)
(3): Nhân viên mua hàng sau khi đã bàn giao vật tư cho thủ kho sẽ nhận 1 liên ( liên 2) của Phiếu nhập kho để làm chứng từ đối chiếu khi có sai sót xảy ra.
(4): Tại Ban Tài chính-Kế toán, sau khi nhận được Hóa đơn GTGT (liên 2), Phiếu nhập kho (liên 3) kế toán chi phí sẽ mở sổ chi tiết để theo dõi cho số vật tư này cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán chi phí sẽ chuyển toàn bộ chứng từ gốc cho kế toán tổng hợp để tổng hợp và tính giá thành công trình.
+ Khâu xuất kho vật tư:
Bộ phận thi công GĐ xét duyệt Kho Ban TC-KT
(1) (2) (3) (5)
(4)
( Sơ đồ 08 - Kiểm soát khâu kho xuất vật tư )
(1): Khi có nhu cầu sử dụng vật tư phục vụ công trình, chỉ huy trưởng công trình hoặc đội trưởng đội thi công sẽ lập Giấy đề nghị xuất kho vật tư gửi giám đốc công ty xem xét và xét duyệt.
(2): Giám đốc công ty sau khi xem xét sẽ ký xác nhận đồng ý cho xuất vật tư vào Giấy đề nghị xuất kho vật tư.
(3): Thủ kho sau khi xem xét sẽ tiến hành cho xuất kho vật tư dựa trên số lượng được đồng ý trên Giấy đề nghị xuất kho vật tư và lập Phiếu xuất kho thành 3 liên. 1 liên được lưu tại kho để thủ kho theo dõi số lượng vật tư tại kho, 1 liên giao
Nhận v.tư và 1 liên PXK Xét duyệt Giấy đề nghị XK v.tư Nhận PXK v.tư, ghi sổ Ktra c.từ,xuất kho v.tư, lập Phiếu XK
Yêu cầu xuất vật tư Bắt đầu Kết thúc Giấy đề nghị Phiếu XKv.tư (1) Giấy đề nghị
xuất kho v.tư Giấy đề nghị (3) (2) Phiếu XK v.tư (3) Phiếu XK v.tư (2) Phiếu XKv.tư (1) Giấy đề nghị xuất kho v.tư
cho bộ phận thi công làm căn cứ đối chiếu, 1 liên giao cho Ban Tài chính-Kế toán để theo dõi và tính giá thành. Trên Phiếu xuất kho có chữ ký của thủ kho, người nhận vật tư, của kế toán trưởng hoặc giám đốc công ty.
(4): Bộ phận thi công sẽ nhận vật tư và một liên của Phiếu xuất kho ( liên 3 ) làm căn cứ để đối chiếu khi có sai sót xảy ra.
(5): Ban Tài chính-Kế toán, kế toán chi phí nhận được một liên của Phiếu xuất kho ( liên 2) để theo dõi về mặt số lượng và giá trị xuất kho. Giá trị xuất kho được tính theo phương pháp nhập bình quân sau mỗi lần nhập. Cuối tháng mọi chứng từ phát sinh được chuyển cho kế toán tổng hợp để tổng hợp và tính giá thành.
+Khâu sử dụng vật tư:
(3) (1) (2)
( Sơ đồ 09 - Kiểm soát khâu sử dụng vật tư )
(1): Tại địa điểm thi công vật tư sử dụng sẽ được giám sát bởi chỉ huy trưởng, các kỹ sư và đội trưởng đội thi công để theo dõi trong quá trình thi công công trình.
(2): Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ theo dõi tiến độ sử dụng vật tư vào thi công công trình và sẽ ghi nhận những ý kiến phản hồi của chỉ huy trưởng công trình trình lên Ban giám đốc xem xét và xử lý kịp thời.
(3): Bên cạnh Ban Kế hoạch-Kinh doanh, Ban Tài chính-Kế toán sẽ phản ánh mọi phát sinh về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho kế toán trưởng và Ban giám đốc nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc kiểm soát và ra ý kiến chỉ đạo cho việc tính giá thành thi công công trình.
Kết luận: Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp được thực hiện thông qua việc kiểm soát các bước, các thao tác sau:
- Khâu mua vật tư: Dựa vào chứng từ là hóa đơn GTGT (liên 2) công ty đối chiếu với mức giá đã tham khảo trên thị trường khi lập dự toán cho từng công trình nhằm đánh giá sự chênh lệch về giá mua (nếu có), số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư mua về căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư.
- Khâu nhập vật tư: thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư đối chiếu với với giấy đề nghị mua vật tư và hóa đơn GTGT để kiểm tra sự khớp đúng. Lập phiếu nhập kho vật tư thành 3 liên, gửi 1 liên cho ban Tài chính-Kế toán để theo dõi, phản ánh và tính giá nhập kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lân nhập. Ban TC-KT Ban KH-KD Ban KT-TC Bộ phận sử dụng
- Khâu xuất vật tư: thủ kho căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho vật tư có đầy đủ chữ ký của giám đốc, đội trưởng đội thi công và các bên có liên quan để cho xuất kho theo số lượng vật tư cần thiết. Thủ kho lập phiếu xuất kho vật tư thành 3 liên, 1liên gửi cho ban Tài chính-Kế toán để theo dõi, phản ánh và tính giá xuất kho vật tư theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập để tính giá thành công trình.
- Khâu sử dụng vật tư: khi sử dụng vật tư phục vụ cho thi công công trình căn cứ vào bản thiết kế công trình để sử dụng hợp lý vật tư. Chỉ huy trưởng công trình cùng các kỹ sư giám sát và đội trưởng đội thi công giám sát việc sử dụng vật tư.