công ty tiến hành đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm ngày 31/12.
3.3.2.1Về chứng từ kế toán
Hợp đồng kinh doanh (sales contract) (phụ lục số 05): Đây là hợp đồng được lập và được 2 bên: bên xuất khẩu và bên nhập khẩu (giữa người bán và người mua) ký kết theo những điều khoản đã được thỏa thuận giữa các bên. Hợp đồng kinh doanh là cơ sở quan trọng để kế toán xuất khẩu theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Công ty và bên mua.
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu thanh
toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Trên hoá đơn nói rõ đặc điểm của hàng hoá, số lượng, đơn giá, tổng giá trị của hàng hoá, điều kiện giao hàng, phương thức chuyển hàng và phương thức thanh toán
(phụ lục số 06).
Vận đơn đường biển (Bill of Lading- B/L), vận đơn đường hàng không (Air Way Bill)… là chứng từ do người chuyên trở cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc
hàng hoá đã được tiếp nhận để vận chuyển. Kế toán căn cứ vào vận đơn để hạch toán
(phụ lục số 07).
Hóa đơn GTGT (đầu ra) (phụ lục số 08): Khi chuyển hàng đi xuất khẩu kế toán
lập hóa đơn GTGT cho toàn bộ lô hàng xuất khẩu làm căn cứ để được hoàn thuế GTGT đầu vào.
Tờ khai hải quan: đây là chứng từ rất quan trọng trong việc xác nhận hàng hoá có
thực sự xuất khẩu hay không. (phụ lục số 09)
Bảng kê đóng gói (Packing List): bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một
kiện hàng. (phụ lục số 10)
Giấy chứng nhận chất lượng, trọng lượng (Certificate of quanlity and weight) (phụ lục số 11): là xác nhận số lượng hàng hoá thực giao, chứng nhận phẩm cấp của hàng hoá thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hoá là phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin) (phụ lục số 12): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá. (phụ lục)
Hóa đơn cước tàu (phụ lục số 13): là căn cứ quan trọng để kế toán xuất khẩu ghi
nhận vào giá vốn hàng xuất khẩu do bên cung cấp dịch vụ vận tải xuất cho Công ty.
Đơn bảo hiểm (Insurance policy) (phụ lục số 14): đây là căn cứ để kế toán xuất
khẩu tiến hành ghi nhận vào giá vốn hàng xuất khẩu khi Công ty xuất khẩu hàng theo giá CIF, chứng từ này do công ty cung cấp dịch vụ bảo hiểm xuất cho Công ty.
Giấy báo Có của Ngân hàng: là chứng từ do Ngân hàng gửi cho Công ty khi khách
hàng mua hàng xuất khẩu của Công ty trả tiền. Kế toán căn cứ vào Giấy báo Có của Ngân hàng để hạch toán các khoản phải thu của khách hàng. (phụ lục số 15)
Đối với các mặt hàng nông sản xuất khẩu thì chứng từ rất cần thiết và phải có trong hợp đồng xuất khẩu là: Giấy chứng nhận không có Aflatoxin, Giấy chứng nhận không có
khuẩn Samonella, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật,Giấy chứng nhận y tế (phụ lục số 16, 17, 18, 19)… đây là các chứng từ quan trọng để đánh giá phẩm chất của các mặt hàng nông sản.
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng nội mua hàng để xuất khẩu, hàng mua có thể xuất khẩu ngay hoặc nhập kho của Công ty. Nếu hàng mua xuất ngay có biên bản giao nhận hàng hoá, tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex chủ yếu là mua hàng xuất ngay. Sau khi hoàn thành việc thu mua hàng hóa với người bán nội, bước tiếp theo phòng nghiệp vụ làm tờ khai hải quan và một số giấy tờ khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa, bảng kê đóng gói. Một chứng từ rất quan trọng khác là khi chuyển hàng lên tàu (hoặc đến cảng của người mua) là vận đơn có chữ ký của thuyền trưởng. Nếu xuất khẩu theo giá CIF còn có thêm “Hóa đơn bảo hiểm GTGT”. Sau khi có bộ chứng từ xuất khẩu, phòng nghiệp vụ lập lệnh viết hóa đơn trình giám đốc duyệt, để từ đó viết hóa đơn thương mại
ngoại. Ngoài việc lập hóa đơn thương mại cho khách ngoại, công ty phải lập hóa đơn GTGT làm 3 liên, để làm chứng từ kê khai thuế GTGT đầu ra với cơ quan thuế.
Khi hợp đồng xuất khẩu đã được thực hiện, phòng kinh doanh sẽ gửi bộ chứng từ sang phòng kế toán để ghi nhận doanh thu.