CÔNG TY XNK INTIME
4.1.1.2. Về công tác kế toán Thứ nhất: Về bộ máy kế toán
Thứ nhất: Về bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán. Mô hình này là mô hình tối ưu, rất phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, quy mô hoạt động kinh doanh của công ty là địa bàn hoạt động rộng, các chi nhánh, bộ phận kinh doanh nằm rải rác trên cả ba miền Bắc, Trung, Nam; phù hợp với cơ chế khoán mà Công ty đang áp dụng hiện nay.
Tại tổng công ty hạch toán tổng hợp, còn các bộ phận và chi nhánh trực thuộc được giao quyền quản lý, có bộ phận kế toán riêng để hạch toán kết quả kinh doanh của mình đến kết quả cuối cùng rồi gửi báo cáo lên phòng kế toán trung tâm. Việc hạch toán tại từng cơ sở giúp quản lý tốt, sát sao công tác kế toán tại cơ sở. đồng thời giảm thiểu công việc cho kế toán tại tổng công ty mà vẫn có thông tin chi tiết tại cơ sở một cách nhanh chóng.
Về phân công công tác kế toán và lao động kế toán
Đội ngũ nhân viên kế toán tại văn phòng Công ty có 14 cán bộ nhân viên đều có trình đội đại học, sử dụng thành thạo máy vi tính…., thể hiện sự coi trọng công tác kế toán của Công ty. Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý khoa học có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng phù hợp với năng lực của từng người. Đội ngũ cán bộ nhân viên phòng kế toán là những người có năng lực chuyên môn và trách nhiệm với công việc. Hoạt động chủ yếu của Công ty là xuất nhập khẩu do vậy số lượng nghiệp vụ xuất, nhập khẩu hàng hoá là rất nhiều, do đó Công ty đã bố trí 2 nhân viên chuyên phụ trách phần hành kế toán nhập khẩu và kế toán xuất khẩu, họ đều là những nhân viên có năng lực chuyên môn, có trách nhiệm và lòng nhiệt huyết; Các phần hành kế toán khác đều được bố trí nhân viên một cách hợp lý, chính sự phù hợp đó đã đảm bảo cho bộ máy kế toán của văn phòng Công ty hoạt động hiệu quả nhất.
Thứ hai: Về các chính sách kế toán Công ty áp dụng
Về chứng từ sử dụng:
Hệ thống chứng từ kế toán Công ty sử dụng đều theo mẫu quy định của Bộ tài chính và thông lệ quốc tế, được sắp xếp theo từng phòng nghiệp vụ kinh doanh, theo thời gian để thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi. Các chứng từ liên quan tới quá trình xuất khẩu hàng hóa được thu thập đầy đủ, chính xác, kịp thời, được lưu trữ, bảo quản và giám sát chặt chẽ. Quá trình luân chuyển chứng từ trong Công ty được thực hiện nhanh chóng, khoa học và hiệu quả. Những chứng từ được sử dụng trong một nghiệp vụ xuất khẩu sẽ được liệt kê thành một danh sách chứng từ, kèm theo các chứng từ cụ thể và đóng thành tập thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu chứng từ.
Về chứng từ xuất khẩu: Bộ chứng từ xuất khẩu và bộ chứng từ thanh toán có liên
quan đến yếu tố ngoại thương nên được kiểm tra kỹ càng đảm bảo đầy đủ các giấy tờ và tuân thủ các quy định pháp lý cần thiết. Các chứng này do cả phòng nghiệp vụ xuất khẩu và phòng kế toán quản lý và lưu trữ, đảm bảo tính đối chiếu và an toàn cho chứng từ.
Về tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng hệ thống TK doanh nghiệp do Bộ Tài chính quy định, trên cơ sở hệ thống TK đó Công ty đã chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán. Cụ thể các TK tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo từng Ngân hàng tham gia giao dịch, các tài khoản công Nợ chi tiết theo từng phòng nghiệp vụ kinh doanh và từng khách hàng,
Các quy định của nhà nước về kế toán được công ty vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo như: hệ thống TK chi tiết cấp 3, cấp 4 theo các mặt hàng xuất khẩu để có thể xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, đây là căn cứ quan trọng trong việc xây dựng các kế hoạch kinh doanh.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong việc hạch toán hàng tồn kho và đánh giá hàng tồn kho theo giá đích danh. Phương pháp này cho phép kế toán theo dõi thường xuyên biến động hàng ngày của tài sản, hàng hoá cũng như biết được chính xác giá trị của lô hàng. Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu là giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
Về hình thức kế toán:
Trong các loại hình thức sổ kế toán mà Bộ Tài Chính đã quy định Công ty xuất nhập khẩu Intimex áp dụng hình thức Nhật ký Chung vì đây là hình thức ghi sổ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty đồng thời cũng thuận lợi cho việc ứng dụng kế toán máy, đặc biệt là việc mở hệ thống sổ chi tiết sẽ được dễ dàng, việc đối chiếu số liệu kế toán trên các sổ sách sẽ được thuận lợi hơn, hạn chế được sai sót, làm đơn giản hóa công tác kế toán, bởi số liệu chỉ cần vào một lần từ các chứng từ gốc do đó giúp làm giảm được khối lượng công việc cho các kế toán viên.
Công tác tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp tại Công ty được hạch toán theo đúng quy trình, hình thức ghi sổ đã lựa chọn, việc sử dụng các khoản mục tài khoản một cách hợp lý giúp cung cấp cho ban lãnh đạo các thông tin kế toán một cách chính xác.
Sổ sách và báo cáo của công ty được thiết lập tương đối đầy đủ, nội dung và kết cấu rõ ràng và quy trình lưu trữ theo quy định của chế độ. Tại công ty kỳ kế toán theo Quý nên tạo thuận lợi cho việc cập nhật thông tin, cho công tác kiểm tra và khi cần thiết có biện pháp điều chỉnh kịp thời khi phát hiện ra các vấn đề chưa hợp lý.
Công ty có tổ chức theo dõi riêng và xác định kết quả kinh doanh cho từng thương vụ xuất khẩu, nhờ đó nắm bắt được tình hình thực tế nhu cầu tiêu thụ mặt hàng
của công ty trên từng thị trường, giúp Công ty có những phương án kinh doanh đúng đắn đảm bảo cho mặt hàng của Công ty phù hợp với thị hiếu của Nước nhập khẩu. Xác định kết quả kinh doanh của từng thương vụ xuất khẩu giúp Công ty hạch toán được doanh thu, giá vốn của từng lô hàng bán từ đó xác định được mức sinh lời, đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng thương vụ, qua đó tìm ra những ưu nhược điểm, thuận lợi, khó khăn trong quá trình xuất khẩu.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, những thuận lợi mà Công ty có được thì vẫn còn những tồn tại, những hạn chế mà do những điều kiện nhất định nên Công ty không thể tránh khỏi một số thiếu sót nhất định trong hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Do vậy Công ty cần phải tiếp tục nghiên cứu, cải tiến và hoàn thiện hơn trong quá trình hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu