III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác
1. Kiến nghị về tổ chức quản lý tại công ty
- Công ty nên lập thêm bộ phận Kế toán quản trị và bộ phận Phân tích kinh tế nhằm giúp Giám đốc đưa ra kế hoạch cho mọi hoạt động kinh doanh từ việc định giá cả, ký kết hợp đồng, cân đối thu chi…để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Hiện nay có nhiều công ty phân bón mới ở khắp mọi miền, vì vậy công ty nên có bộ phận Marketing để xúc tiến công tác bán hàng, nghiên cứu thị trường, đồng thời nên tăng cường các hình thức khuyến mãi, quảng cáo bằng nhiều phương tiện thông tin đại chúng như:
+ Hàng năm nên tổ chức các cuộc hội nghị khách hàng và hội thảo nông dân để phổ biến những thông tin, chính sách bán hàng của công ty như: Hướng dẫn cách sử dụng, giá cả, chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán…thông qua đó thu nhận những ý kiến đóng góp của khách hàng và nông dân.
- Để làm tốt công tác nghiên cứu thị trường, hàng năm Công ty phải lập kế hoạch, xác định mục tiêu cụ thể, phương pháp, chuẩn bị nhân sự, dự trù ngân sách, thực hiện đánh giá kết quả công tác nghiên cứu thị trường. [9]
- Nguồn nhân lực là một phần quan trọng nhất và không thể thiếu trong bất kỳ hình thức kinh doanh nào, là nhân tố quyết định vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty vì vậy cần không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, đặc biệt là trình độ nghiệp vụ ngoại thương,
ngoại ngữ, kiến thức về pháp luật. Đồng thời có chính sách khuyến khích, hỗ trợ cán bộ cônng nhân viên như tăng lương, thưởng sau khi họ được đào tạo. Mục tiêu này phải là mục tiêu thường xuyên và lâu dài.
- Tăng cường tích lũy vốn để đầu tư, tích cực tìm mọi biện pháp để tạo nguồn huy động vốn trong phạm vi luật pháp cho phép. [5]
- Công ty cần tăng cường hơn nữa các biện pháp giám sát hàng hóa và giám sát các chi phí nhằm hạn chế sự lạm dụng và thất thoát vốn, đồng thời tích cực thu hồi vốn và xử lý công nợ tồn đọng. [5]
- Thay đổi hình thức trả lương bằng cách trả lương qua thẻ ATM.
- Nên tuyển thêm nhân viên và sắp xếp lại nhân sự nhất là các khâu chủ chốt trong bộ máy quản lý một cách hợp lý, phù hợp với khả năng chuyên môn của từng người. Phân công, phân nhiệm và có mức khen thưởng, kỷ luật rõ ràng. Mạnh dạn giảm biên chế hoặc đào tạo lại những nhân viên yếu kém, thiếu trách nhiệm. Tuyển chọn bổ sung những người có năng lực đểđảm nhận những vị trí trọng yếu [9].
- Cần có bảng phân công công việc và gắn liền trách nhiệm một cách rõ ràng cho từng nhân viên cụ thể.
- Đề ra nội quy và áp dụng một cách nghiêm khắc.
2. Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Công ty cổ phần VINACAM là một doanh nghiệp thương mại có quá trình mua bán hàng hóa diễn ra liên tục, doanh thu hàng năm lên đến hơn 2.000 tỷ, khối lượng ở phòng kế toán ngày càng nhiều mà chỉ có 4 nhân viên. Do vậy áp lực công việc rất lớn, nhân viên làm việc sẽ không đạt hiệu quả cao. Hơn nữa, bộ phận kế toán giữ vai trò rất quan trọng trong công ty, vì thế em xin đưa ra một vài giải pháp nhằm giúp tổ chức công tác kế toán tại công ty ngày một hoàn thiện hơn.
Để đảm bảo số liệu được an toàn tuyệt đối phòng khi bị Virút, Trojan, Spyware…xâm nhập. Công ty nên sao chép dữ liệu sang dĩa CD hoặc thẻ nhớ ngoài, USB…nhằm phục hồi khi dữ liệu chính bị mất.
Kế toán trưởng nên lập bảng mô tả công việc chi tiết và gắn trách nhiệm rõ ràng cho nhân viên phòng kế toán để mỗi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm phải
làm. Để nếu có sai sót xảy ra sẽ không có hiện tượng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau dẫn đến khó kiểm soát.
Nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phòng khi giá cả lên xuống.
Công ty cần sử dụng hệ thống TK đúng theo qui định nhằm phản ánh đúng bản chất và nội dung kinh tế phát sinh.
Ví dụ: Công ty nhập phân bón rời, sau đó vềđóng bao phát sinh hàng thừa. Công ty nên hạch toán trị giá hàng thừa này vào TK3381 “Hàng thừa chờ xử lý”.
• Khi phát sinh hàng thừa kế toán ghi nhận giá trị hàng thừa Nợ TK1561 Trị giá hàng thừa
Có TK3381 Thu nhập khác
• Nếu số hàng thừa này do công ty đóng bao nên dôi ra hoặc do sự nhầm lẫn mà bên bán không khiếu nại…thì công ty ghi nhận vào thu nhập khác
Nợ TK3381 Tài sản thừa chờ xử lý Có TK711 Thu nhập khác Tuyển thêm nhân viên kế toán và sắp xếp lại như sau:
Sơđồ 3.1:Sơđồ bộ máy kế toán chỉnh sửa tại công ty
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán, đối ngoại và mua hàng Kế toán bán hàng và công nợ Kế toán tiền gửi và tiền vay Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ Kế toán TSCĐ và tiền lương
Công ty nên mở thêm TK chi tiết cho TK131 “Phải thu của khách hàng” như sau:
Bảng 3.2: Bảng tài khoản chi tiết cho TK131
Số hiệu TK STT
Cấp 1 Cấp 2
TÊN TÀI KHOẢN
1 2 3 4
131 Phải thu của khách hàng
131BĐ Phải thu của Công ty phân bón Bình Điền 131BT Phải thu của doanh nghiệp tư nhân Bé Tư 131DIC Phải thu của Công ty DAEWOO International
Coperration TP.HCM
131HA Phải thu của Công ty xuất nhập khẩu Hà Anh 131MN Phải thu của Công ty phân bón Miền Nam
131NTV Phải thu của ông Nguyễn Thế Vinh-Tân Kiểng-TP. 131PHD Phải thu của Công ty Phân đạm & Hóa chất Dầu khí 131TĐ Phải thu của doanh nghiệp tư nhân Trung Đông 131TĐT Phải thu của Công ty Tâm Đức Thanh
131THP Phải thu của công ty TNHH Tiến Hưng Phát 131TPĐ Phải thu của doanh nghiệp tư nhân Thiên Phát Đạt 131VN7 Phải thu của Công ty VINAG7
131VTII Phải thu của Công ty vận tải II
… … … …
TK chi tiết ta nên qui định ký hiệu bằng những chữ cái đầu của tên Công ty hoặc tên của khách hàng và ghi rõ là khách hàng nào, để tiện theo dõi và kiểm tra.
Chỉnh sửa lại bảng kết quả sản xuất kinh doanh tại chi nhánh nhằm dễ dàng so sánh và đối chiếu kết quả kinh doanh qua các năm.
Bảng 3.3: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh chỉnh sửa CÔNG TY CỔ PHẨN VINACAM 28 MẠC ĐỈNH CHI, QUẬN 1, TP.HCM KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Năm….. Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Mã Thuyết minh Năm nay Năm trước 1. Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ 01 VI.25 … 2. Các khoản giảm trừ 03 ….. …. …. ….. 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50 …
Kế toán trưởng Ngày … tháng …. Năm…..
(Ký, họ tên, đóng dấu) Tổng Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
3. Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán doanh thu và chi phí
3.1. Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán doanh thu
- Thu thập, xử lý, ghi chép và phân tích các khoản doanh thu, chi phí phát sinh chi tiết theo từng chứng từđã được hạch toán trên các TK kế toán tài chính theo các loại hình và các khoản mục.
- Để phản ánh doanh thu của từng mặt hàng và từng loại hình kinh doanh một cách rõ ràng Công ty nên mở thêm các tài khoản chi tiết sau:
+ TK51111: Doanh thu hàng phân bón + TK51112: Doanh thu hàng nông sản + TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Không nên phản ánh doanh thu hàng nông sản vào TK711 “Thu nhập khác” mà nên đưa vào TK51112 “Doanh thu hàng nông sản”.
- Không hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ vào TK5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá” mà hạch toán vào TK5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”.
- Mở thêm các TK giảm trừ doanh thu chứ không nên trừ trực tiếp trên hóa đơn lần sau của khách hàng. Các TK như sau:
+ TK521 “Chiết khấu thương mại” + TK531 “Hàng bán bị trả lại” + TK532 “Giảm giá hàng bán”
- Khi nhận được hỗ trợ lãi suất tiền vay nên thống nhất ghi nhận vào TK515 “Doanh thu hoạt động tài chính”.
Nợ TK111, 112, 131 Khoản tiền được hỗ trợ
Có TK515 Doanh thu hoạt động tài chính
- Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi đồng thời theo nguyên tắc phù hợp.
3.2. Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán chi phí
- Mở thêm một số TK chi tiết và chỉnh sửa lại một số TK theo đúng qui định như: + Nên mở thêm TK1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” để phản ánh chi phí thu mua hàng hóa phát sinh và cuối kỳ phân bổ cho trị giá hàng bán ra trong kỳ, sau đó kết chuyển sang TK632 “ Giá vốn hàng bán”.
Công thức phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra:[4]
Chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ =
Trị giá mua của hàng hiện còn cuối kỳ và hàng hóa đã xuất bán xác định tiêu thụ trong kỳ
X Trị giá của hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ
Sau đó kế toán ghi nhận:
Nợ TK632 Giá vốn hàng bán
Có TK1562 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra
- Không nên hạch toán giá vốn hàng nông sản và giá vốn cung cấp dịch vụ vào TK641. Vì vậy ta cần mở thêm tài khoản chi tiết để phản ánh giá vốn của từng mặt hàng như:
+ TK6321: Giá vốn hàng phân bón + TK6322: Giá vốn hàng nông sản + TK6323: Giá vốn cung cấp dịch vụ
- Những chi phí liên quan đến bộ phận bán hàng như: Chi phí lương nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí công cụ, dụng cụ…dùng cho bộ phận bán hàng thì nên đưa vào TK641 “Chi phí bán hàng” chứ không được hạch toán vào TK642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Vì vậy ta cần mở các TK chi tiết sau:
+ TK 6411: Chi phí nhân viên + TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì + TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng + TK 6414:Chi phí khấu hao tài sản cốđịnh + TK 6415: Chi phí bảo hành
+ TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6418: Chi phí khác bằng tiền
- TK642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” chỉ nên phản ánh các chi phí liên quan đến quản lý chung của doanh nghiệp chứ không được phản ánh các chi phí liên quan đến bộ phận bán hàng.
- “Chiết khấu thanh toán” nên hạch toán vào TK635 “Chi phí hoạt động tài chính” chứ không trừ trực tiếp trên hóa đơn bán hàng lần sau.
- Khi trích lập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn ta phải ghi tăng “Chi phí hoạt động tài chính” chứ không được ghi tăng “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, ta hạch toán như sau:
Nợ TK635 Chi phí hoạt động tài chính
Có TK129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn
- Khi hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn thì ta ghi giảm “Chi phí hoạt động tài chính” chứ không được ghi tăng “Doanh thu hoạt động tài chính”, ta hạch toán như sau:
Nợ TK129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn Có TK635 Chi phí hoạt động tài chính
- Nên hạch toán và theo dõi chi phí lưu kho và chi phí lãi vay trả tiền lưu kho riêng nhằm xem xét chi phí cho việc lưu kho hàng năm là bao nhiêu, có nên đầu tư xây thêm kho bãi hay không.
- Phân bổ chính xác chi phí cho từng mặt hàng, từng loại hình kinh doanh nhằm xác định kết quả lãi, lỗ chính xác, rõ ràng…để có các chính sách kinh doanh phù hợp.
Vì chi phí bán hàng tại công ty tương đối phức tạp, rất khó tách và phân bổ chính xác. Vì vậy ta chỉ có thể phân bổ một cách tương đối chính xác theo công thức sau:
Công thức phân bổ chi phí bán hàng:[4]
Tổng chi phí bán hàng trong kỳ Chi phí bán
hàng phân bổ
cho sản phẩm i = Tổng doanh thu bán hàng X
Doanh thu của sản phẩm i
4. Phương hướng nâng cao lợi nhuận cho công ty
Mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là làm sao để thu được lợi nhuận ngày càng cao mà vẫn đảm bảo uy tín với khách hàng và cạnh tranh một cách lành mạnh. Để nâng cao lợi nhuận thì chúng ta phải đặc biệt chú ý đến 2 chỉ tiêu quan trọng đó là doanh thu và chi phí. Chúng ta phải không ngừng nghiên cứu và áp dụng các giải pháp hoạt động nhằm tối đa hóa doanh thu và giảm chi phí đến mức thấp nhất có thể. Để thực hiện điều này em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau:
4.1. Một số giải pháp tăng doanh thu:
- Hiện nay thị trường tiêu thụ của công ty chủ yếu là tronng nước, lượng hàng xuất khẩu còn hạn chế. Vì vậy chúng ta cần tìm hiểu thị trường, quảng bá sản phẩm…
không những trong nước mà phải tìm hiểu thị trường nước ngoài nhằm xuất khẩu hàng hóa tăng thêm doanh thu[9].
- Công ty cần duy trì tốt mạng lưới khách hàng cũ, không ngừng chủ động tìm kiếm khách hàng mới.
+ Công ty nên có nhiều chính sách đối với những khách hàng quen, mua với khối lượng nhiều, khuyến khích thanh toán sớm. Đồng thời tập trung vào các mặt hàng vốn ít như: phân SA, DAP, UREA. Nhằm tạo ra vòng quay vốn nhanh.
- Tìm cách tăng trưởng bằng cách thâm nhập vào thị trường mới với những sản phẩm hiện có của công ty. Đồng thời phát triển sản phẩm mới trên thị trường mà công ty có ưu thế.[9]
+ Công ty nên nghiên cứu mở rộng thị trường ra các tỉnh miền Đông Nam Bộ vì đây là địa bàn có sức tiêu thụ phân bón hàng năm tương đối lớn, đặc biệt là phân bón các loại cây công nghiệp.
+ Hiện Công ty đang rất có uy tín và sản phẩm của công ty được khách hàng và bà con nông dân tin cậy. Dựa vào lợi thế này ngoài việc kinh doanh phân bón ta có thể kinh doanh thêm một số sản phẩm mới như thuốc trừ sâu, thuốc diệt cỏ, thuốc tăng trưởng…
- Công ty không nên chú trọng quá vào số lượng hàng bán ra mà đặt trọng tâm vào lợi nhuận trên một tấn hàng.
- Trả lương nhân viên bán hàng dựa trên doanh thu.
- Xây dựng các phương án tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa cho từng điều kiện, tình huống cụ thể. Chủ động lập kế hoạch tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả cao nhất trong từng trường hợp cụ thể. Các phương án dự kiến như:[9]
+ Giá cả + Khối lượng + Kênh tiêu thụ
- Xây dựng chính sách giá cả phải khai thác được tối đa lợi thế của giá cả để bán được hàng nhanh, nhiều, cạnh tranh lành mạnh có hiệu quả, đạt được mục đích kinh doanh một cách tốt nhất[9].
- Khi có vốn nhàn rỗi Công ty nên góp vốn liên doanh, đầu tư hoạt động tài chính khác như: Mua bán chứng khoán, đầu tư trái phiếu, tín phiếu…góp phần làm tăng doanh thu hoạt động tài chính và san sẻ bớt rủi ro kinh doanh.
4.2. Một số giải pháp giảm chi phí:
- Giảm tối đa chi phí trong giao nhận, bảo quản hàng hóa, lưu kho…Việc phân phối hàng phải đảm bảo nhanh, an toàn, giữ được chất lượng tốt, kịp thời thu tiền và giảm chi phí lưu thông.
+ Cần tuyển tài xế có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, thông thạo đường.
+ Hàng luôn luôn phủ bạt phòng trời mưa làm ướt hàng, nắng quá cũng làm phân khô, đổi màu…