II. KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
1. Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần
1.3.1, Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơđồ 2.1 :Sơđồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần VINACAM
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán, Công ty cổ phần VINACAM) [2]
Mỗi một bộ phận có chức năng nhiệm vụ riêng cụ thể như sau:
Tổng Giám Đốc: Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Đại Hội Đồng Cổ Đông và HĐQT cũng như trước pháp luật, Tổng Giám Đốc phụ trách chung mọi hoạt động của Công ty. [2]
Phó tổng giám đốc 1- phụ trách kinh doanh [2]:
+ Nắm bắt thông tin thị trường trong và ngoài nước liên quan đến phân bón và những lĩnh vực nằm trong chiến lược phát triển của công ty.
+ Tổ chức và điều hành phòng nghiệp vụ kinh doanh & bán hàng theo qui định của pháp luật.
Phòng nghiệp vụ kinh doanh & bán hàng:
+ Tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan đến mua bán hàng hóa, ký hợp đồng bảo hiểm, chỉđịnh tàu, hợp đồng bốc dỡ hàng với cảng, hợp đồng đóng gói hàng hóa, hợp đồng thuê kho bãi.
+ Thực hiện quản lý toàn bộ việc nhập xuất phân bón tại khu vực miền Nam cũng như các đại lý, báo cáo kịp thời cho Tổng giám đốc Công ty và các phòng ban có liên quan để theo dõi. Phó Tổng Giám Đốc 2 Phụ trách tài chính Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc 1 Phụ trách kinh doanh Phòng Hành Chánh tổng hợp Phòng Kế toán Phòng nghiệp vụ kinh doanh & bán hàng
Phó Tổng Giám Đốc 2- Phụ trách tài chính:
+ Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng quy định của pháp luật. [2]
Phòng kế toán :
+ Tổ chức thực hiện các chuẩn mực kế tóan Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành. + Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung trung thực và có hệ thống sự tăng giảm các nguồn vốn.
+ Lập báo cáo để Tổng Giám Đốc trình HĐQT và Đại Hội Đồng Cổ đông đúng theo điều lệ công ty.
+ Phòng kế toán tài vụ là bộ phận chủ yếu trong công ty cung cấp tài liệu cho công ty kiểm toán độc lập, các đoàn thanh tra kiểm tra và các đối tượng khác theo điều lệ công ty.
Phòng Hành chánh Tổng hợp
+ Giúp việc cho Tổng Giám Đốc Công ty trong tổ chức tác nghiệp của phòng Nghiệp vụ tổng hợp, phụ trách công việc quản trị hành chánh công ty.
1.3.2, Quy mô hoạt động của công ty 1.3.2.1,Số lượng lao động [2]
Tổng số lao động của VINACAM hiện nay là 76 lao động với độ tuổi từ 23 – 45. Trong đó đội ngũ công nhân bốc xếp khoảng 30 người, còn lại là cán bộ công nhân viên. Lao động tập trung từ mọi miền đất nước, lực lượng lao động trẻ, năng động, nhiệt huyết.... Trình độ văn hóa Số người Tỷ lệ Trên đại học 1 1% Đại học 30 30% Cao đẳng 8 8% Trung cấp 5 5% Phổ thông 32 32% Tổng số 76 100%
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ kết cấu tài sản 87% 13% Tài sản ngắn hạn Tài sản dài hạn Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết cấu trình độ văn hóa của công ty 1, 1% 30, 39% 8, 11% 5, 7% 32, 42% Trên đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Phổ thông
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán, Công ty cổ phần VINACAM) [2] 1.3.2.1,Diện tích kho:
- Tổng diện tích kho bãi là 5.200m2, trong đó: 2.400m2 kho, 2.800m2 bãi, với sức chứa tới 10.000 tấn phân bón các loại, đội ngũ công nhân bốc xếp khoảng 30 người. Năng suất xếp dỡ tại kho đạt 600 tấn/ngày. [2]
1.3.3,Tổng tài sản[2]
Tính đến ngày 31/12/2009 tổng tài sản của công ty là 540.223.671.848VNĐ.Trong đó:
Tài sản ngắn hạn: 469.840.221.409 chiếm 87%
Tài sản dài hạn: 70.383.450.439 chiếm 13%
1.3.4, Thị trường tiêu thụ
Hiện nay công ty đang là nhà nhập khẩu phân bón hàng đầu. Công ty đang mua hàng từ các nước Nga, Nhật, Trung Quốc, Hàn Quốc…và mua hàng tại các nhà sản xuất phân bón trong và ngoài nước. Nhưng thị trường tiêu thụ chính của công ty là trong nước, đặc biệt là khu vực miền Đông Nam Bộ và miền Tây.
1.4. Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh
Bảng 2.1: BẢNG ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT CÁC CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH KẾT
QUẢ KINH DOANH NĂM 2008 VÀ NĂM 2009
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch Doanh thu thuần 1.985.668.927.521 2.347.094.978.200 361.426.050.679 Giá vốn hàng bán 1.849.027.337.513 2.263.962.834.675 414.935.497.162 Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế
25.119.900.009 27.339.442.945 2.219.542.936
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán, Công ty CP VINACAM) [2]
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh 0 500,000,000,000 1,000,000,000,000 1,500,000,000,000 2,000,000,000,000 2,500,000,000,000 Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Tổng lợi nhuận trước thuế Năm 2008 Năm 2009
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán, Công ty cổ phần VINACAM) [2]
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu đồng
Qua biểu đồ trên ta thấy năm 2009 công ty làm ăn rất thuận lợi, cụ thể là tổng lợi nhuận trước thuế năm 2009 đã tăng 2.219.542.936 đồng so với năm 2008 (tương đương 9%). Tuy nhiên nguồn vốn bỏ ra để kinh doanh cũng khá lớn so với lợi nhuận thu vềđược,cụ thể là giá vốn hàng bán năm 2009 là 2.263.962.834.675 đồng, trong khi đó lợi nhuận thu vềđược là 27.339.442.945 đồng (lợi nhuận chỉ bằng 1,21% so với giá vốn). Giá vốn hàng bán tăng 22% so với năm 2009, trong khi đó doanh thu chỉ tăng 18%. Vì vậy mà công ty cần có giải pháp nhằm tăng doanh thu và giảm chi phí giá vốn hàng bán để tăng lợi nhuận cho công ty.
1.5. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của công ty
1.5.1, Thuận lợi
- Được sự chỉđạo và giúp đỡ thường xuyên, kịp thời của lãnh đạo Bộ nông nghiệp và Đảng ủy khối Bộ nông nghiệp.
- Mục tiêu phương hướng sản xuất, kinh doanh và cung ứng dịch vụ của công ty được xác định rõ ràng và cụ thể trong nghị quyết Đảng bộ của công ty, trong kế hoạch hàng năm và kế hoạch 5 năm của công ty.
- Công ty được Nhà nước hỗ trợ một phần lãi suất vay theo chế độ ưu đãi bằng quỹ bình ổn, giúp giảm đi phần nào chi phí lãi vay.
- Thông qua đại hội công nhân viên chức năm 2006 công ty đã áp dụng rộng rãi chếđộ kế toán trong sản xuất kinh doanh, xóa bỏ dần cơ chế tập trung, bao cấp đã tạo cho cơ sở chủđộng hoàn thành kế hoạch khoán tại mỗi đơn vị, góp phần hoàn thành kế hoạch chung của công ty.
1.5.2, Khó khăn
- Vốn kinh doanh phải đi vay ngân hàng là chủ yếu do vốn lưu động đã bị kê đọng trong các khoản lỗ và công nợ không có khả năng thu hồi.
- Mặt hàng phân bón là mặt hàng có cơ sở tham gia của nhiều thành phần kinh tế, mức độ cạnh tranh cao, công ty không được quyền sản xuất kinh doanh.
- Một số lao động lớn tuổi, ít được đào tạo về kỹ thuật, tin học, ngoại ngữ,...nên chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế xã hội ngày nay.
1.5.3, Phương hướng phát triển
Trong nền kinh tế hội nhập như ngày nay công ty cổ phần VINACAM đã đưa ra phương hướng phát triển là: Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất - kinh doanh thu lợi nhuận tối đa, tạo việc làm ổn định, cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao thu nhập và đời sống của người lao động; đảm bảo lợi ích của các cổđông và làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước theo Luật định, thực hiện chủ trương phát triển kinh tế nhiều thành phần của Đảng, Nhà nước và của địa phương; góp phần tạo ra sản phẩm cho xã hội và thực hiện các mục tiêu kinh tế – xã hội khác. [9]
2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN VINACAM
2.1. Chính sách, chếđộ kế toán được áp dụng [2]
¾Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Chứng từ ghi sổ
Mỗi hình thức kế toán phù hợp với một loại hình kinh doanh của công ty vì nó phụ thuộc vào khối lượng công việc và quá trình theo dõi hạch toán kế toán phù hợp với công việc quản lý của công ty. Đảm bảo ghi chép theo dõi các hoạt động kinh doanh của công ty kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác lãnh đạo. Do đó công ty Vinacam chọn hình thức hạch toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ kết hợp với việc hạch toán trên phần mềm máy vi tính.
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Theo quyết định 15/2006/QĐ BTC ngày 20/3/2006, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung qui định cho chứng từ kế toán. [4]
Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác:
+ Đồng Việt Nam Đồng được sử dụng làm tiền tệ hạch toán để lập các báo cáo tài chính, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệđược chuyển đổi thành Việt Nam Đồng theo thực tế bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh.
+ Những tài sản bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệđược chuyển đổi thành Việt Nam Đồng vào ngày lập bảng cân đối kế toán. Chênh lệch phát sinh do việc chuyển đổi được k/c vào doanh thu tài chính và chi phí tài chính.
Phương pháp kế toán tài sản cốđịnh:
Giá trị TSCĐ thể hiện trên Báo cáo tài chính là nguyên giá ban đầu. +Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: Theo hóa đơn.
+ Khấu hao TSCĐđược tính theo phương pháp đường thẳng.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. + Phươnng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Bình quân gia quyền
+Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Tồn kho thực tế + Không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế:
+ Bảo hiểm xã hội: 15% trích vào chi phí và 5% trừ vào lương. + Bảo hiểm y tế: 2% trích vào chi phí và 1% trừ vào lương.
2.2. Hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán
Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép của công ty là Việt Nam Đồng (VNĐ) Ngôn ngữ sử dụng trong ghi chép kế toán : tiếng Việt
2.2.1, Sơđồ
Sơđồ 2.2: Sơđồ trình tự ghi sổ kế toán
“Theo chứng từ ghi sổ”
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán, Công ty cổ phần VINACAM) [2]
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệđối chiếu:
+ Chứng từ kế toán: là loại giấy tờ, vật mang tin (đĩa vi tính, đĩa CD) dùng để minh
chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán căn cứ vào nội dung chứng từ để phân tích, ghi chép vào sổ sách kế toán. [4]
+Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại: là bảng tổng hợp tất cả các chứng từ
gốc để dùng cho việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh và chứng từ ghi sổ. Chứng từ kế toán
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh Sổcái CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ Sổ quỹ Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết
+Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được qui định trong chếđộ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. [4]
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho viêc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. [4]
+ Sổ quĩ: là sổ theo dõi tiền và công nợ phải thu, công nợ phải trả của công ty và còn dùng đểđối chiếu vối chứng từ ghi sổ.
+ Bảng cân đối số phát sinh: là bảng liệt kê tất cả các tài khoản kế toán liên quan đến
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào, tính toán kiểm tra sự cân bằng giữa nguồn vốn và tài sản tại công ty. Từ đó tìm ra sai sót trong quá trình ghi chép, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.[4]
+ Báo cáo tài chính: Sau một kỳ kế toán, công ty phải lên báo cáo tài chính để cung
cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về: Tài sản; Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác; Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh; Thuế và các khoản nộp Nhà nước; Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán; Các luồng tiền. [4]
- Theo qui định hiện nay thì hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: + Bảng cân đối kế toán (Balance sheet)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Income Statement) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flows)
2.2.2, Trình tự ghi sổ[4]
(1) Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng Hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổđược dùng để ghi vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng phải khóa sổđể tính ra tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và Số dư trên từng tài khoản Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên Sổđăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
2.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động với mục tiêu thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán. Kế toán trưởng công ty phụ trách chung trong lĩnh vực thực hiện Luật Kế toán tại công ty. Kế toán trưởng công ty đứng đầu phòng Kế toán và trực tiếp phụ trách đầu tư xây dựng cơ bản và phụ trách trong lĩnh vực tài chính đối ngoại. Giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng là các Kế toán viên, Kế toán viên này phụ trách,