định kết quả kinh doanh.
1. Ưu điểm
- Tổ chức công tác kế toán tại Công ty khá đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả do công ty biết vận dụng máy vi tính vào hạch toán kế toán. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp cho công việc giảm rất nhiều so với trước đây, thuận lợi trong lưu trữ, bảo quản, in ấn báo cáo… Ngoài ra Cán bộ, Nhân viên phòng kế toán có trình độ cao và
nhiều kinh nghiệm giúp công tác kế toán tiến hành dễ dàng, hạn chế được nhiều sai sót.
- Nhìn chung công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của công ty là rất tốt. Tuy khối lượng công việc nhiều, mỗi nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc nhưng vẫn luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn qui định. Việc hạch toán ra kết quả kinh doanh là hoàn toàn chính xác.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, chi phí đều được phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời.
- Không có nhiều sai sót trong việc luân chuyển chứng từ - Chứng từ và sổ sách sử dụng đúng theo qui định
Tuy nhiên, bên cạnh những điểm mạnh này thì công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế.
2. Nhược điểm
- Việc phân bổ chi phí chưa chính xác cho từng bộ phận. - Ghi nhận doanh thu chưa thống nhất, chưa rõ ràng.
- Công ty mở ít TK chi tiết vì vậy kết quả chưa được thể hiện rõ ràng. - Một số TK Công ty sử dụng chưa tuân thủ theo qui định của Bộ tài chính. - Hạch toán sai các TK trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí
Cụ thể những hạn chế như sau:
Về doanh thu:
TK511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” chỉ có 2 TK chi tiết là
TK5111 “Doanh thu hàng bán tự doanh” và TK5114 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” mà chưa có TK riêng để phản ánh và theo dõi “Doanh thu hàng phân bón” và “Doanh thu hàng nông sản”.
+ Doanh thu cung cấp dịch vụ không hạch toán vào TK5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” mà lại hạch toán vào TK5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”.
+ Doanh thu bán hàng nông sản không hạch toán vào TK5111 “Doanh thu hàng bán tự doanh” mà lại hạch toán vào TK711 “Thu nhập khác”.
Không có các TK để phản “Các khoản giảm trừ doanh thu” mà trường hợp giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại sẽ được giảm trực tiếp trên hóa đơn bán hàng lần sau. Trường hợp hàng bán bị trả lại thì sẽ hủy hóa đơn.
TK515 “Doanh thu hoạt động tài chính”: Khi nhận được hỗ trợ lãi suất
vay vốn của Nhà nước công ty có thể hạch toán theo 2 cách. Cách 1: Ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính
Nợ TK111,112,331 Tổng số tiền được hỗ trợ Có TK515 Doanh thu hoạt động tài chính Cách 2: Ghi giảm chi phí hoạt động tài chính
Nợ TK111,112,331 Tổng số tiền được hỗ trợ Có TK635 Chi phí hoạt động tài chính
Tuy 2 cách ghi này đều đúng nhưng Kế toán mỗi lúc hạch toán 1 cách gây sự khó hiểu, rắc rối…nên thống nhất 1 cách.
TK711 “Thu nhập khác” không chỉ phản ánh những thu nhập khác phát
sinh ngoài dự kiến của doanh nghiệp mà còn dùng để phản ánh doanh thu hàng nông sản.
Về chi phí:
TK632 “Chi phí giá vốn hàng bán” chỉ có một TK chi tiết là TK6321
“Giá vốn hàng phân bón” mà không lập tài khoản chi tiết cho giá vốn hàng nông sản và giá vốn cung cấp dịch vụ.
+ Chi phí thu mua hàng hóa không được hạch toán vào TK1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” để cuối kỳ phân bổ chi phí cho hàng bán ra mà chi phí này được hạch toán trực tiếp vào TK641 “Chi phí bán hàng”.
TK641 “Chi phí bán hàng”
+ Tài khoản này không những chỉ phản ánh chi phí bán hàng mà còn dùng để phản ánh chi phí thu mua hàng hóa, giá vốn hàng nông sản và cung cấp dịch vụ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK6411 “Chi phí lưu thông hàng phân bón” dùng để phản ánh chi phí thu mua, chi phí bán hàng, chi phí bảo hành hàng phân bón và chi phí khấu hao ở bô phận bán hàng.
TK6413 “Chi phí lưu thông hàng nông sản” dùng để phản ánh chi phí thu mua và bán hàng nông sản.
+ TK 641 không có các tài khoản chi tiết để phản ánh các chi phí như: Chi phí lương nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí công cụ dụng cụ; chi phí dịch vụ mua ngoài…phục vụ cho bộ phận bán hàng mà tất cả những chi phí này được đưa vào TK642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
TK642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” không những chỉ phản ánh những
chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tổ chức và điều hành doanh nghiệp mà còn phản ánh một số chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng như: Chi phí lương nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí công cụ dụng cụ; chi phí dịch vụ mua ngoài…dùng cho bộ phận bán hàng.
Trường hợp “Chiết khấu thanh toán” thì không phản ánh vào TK635 “Chi
phí hoạt động tài chính” mà cũng giảm trực tiếp trên hóa đơn bán hàng lần sau.
Khi trích lập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn không ghi tăng “Chi phí hoạt động tài chính” mà lại ghi tăng “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
Nợ TK642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn
Khi hoàn nhập dự phòng cổ phiếu giảm giá không ghi giảm “Chi phí hoạt động tài chính” mà lại ghi tăng “Doanh thu hoạt động tài chính”.
Nợ TK129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn Có TK515 Doanh thu hoạt động tài chính
⇒ Ta thấy tất cả những TK doanh thu và chi phí thì cuối kỳ đều kết chuyển sang TK911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh. Do vậy việc hạch toán như trên thì dễ dàng, gọn nhẹ, đơn giản…và cũng không ảnh hưởng gì đến kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, việc hạch toán như vậy là không đúng theo nguyên tắc phù hợp của việc ghi nhận doanh thu và chi phí, không đúng theo qui định của Luật
kế toán. Và nếu ta hạch toán chi tiết từng khoản mục doanh thu, chi phí ta sẽ dễ dàng thấy được doanh thu và chi phí của từng hoạt động là bao nhiêu một cách chính xác. Ta sẽ thấy được “chi phí nào cao, chi phí nào thấp?”. Từ đó ta sẽ tìm hiểu và trả lời được câu hỏi là “Nguyên nhân vì sao như thế?”. “Chi phí đó có thích đáng không? Có thể giảm bớt được hay không? Và có nên quyết định đầu tư hay không?”….
Ví dụ: Qua một thời gian được thực tập tại công ty, em thấy chi phí lưu kho hàng năm rất nhiều vì ta chỉ có 2 kho Tấn Long và Nam Phát nên khi hàng vềở cảng khác ta phải thuê kho để lưu trữ hàng hóa. Vậy tại sao ta không hạch toán và theo dõi chi phí lưu kho riêng để có thể tính toán xem có nên đầu tư xây thêm kho bãi hay không.
III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần VINACAM
1. Kiến nghị về tổ chức quản lý tại công ty
- Công ty nên lập thêm bộ phận Kế toán quản trị và bộ phận Phân tích kinh tế nhằm giúp Giám đốc đưa ra kế hoạch cho mọi hoạt động kinh doanh từ việc định giá cả, ký kết hợp đồng, cân đối thu chi…để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Hiện nay có nhiều công ty phân bón mới ở khắp mọi miền, vì vậy công ty nên có bộ phận Marketing để xúc tiến công tác bán hàng, nghiên cứu thị trường, đồng thời nên tăng cường các hình thức khuyến mãi, quảng cáo bằng nhiều phương tiện thông tin đại chúng như:
+ Hàng năm nên tổ chức các cuộc hội nghị khách hàng và hội thảo nông dân để phổ biến những thông tin, chính sách bán hàng của công ty như: Hướng dẫn cách sử dụng, giá cả, chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán…thông qua đó thu nhận những ý kiến đóng góp của khách hàng và nông dân.
- Để làm tốt công tác nghiên cứu thị trường, hàng năm Công ty phải lập kế hoạch, xác định mục tiêu cụ thể, phương pháp, chuẩn bị nhân sự, dự trù ngân sách, thực hiện đánh giá kết quả công tác nghiên cứu thị trường. [9]
- Nguồn nhân lực là một phần quan trọng nhất và không thể thiếu trong bất kỳ hình thức kinh doanh nào, là nhân tố quyết định vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty vì vậy cần không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, đặc biệt là trình độ nghiệp vụ ngoại thương,
ngoại ngữ, kiến thức về pháp luật. Đồng thời có chính sách khuyến khích, hỗ trợ cán bộ cônng nhân viên như tăng lương, thưởng sau khi họ được đào tạo. Mục tiêu này phải là mục tiêu thường xuyên và lâu dài.
- Tăng cường tích lũy vốn để đầu tư, tích cực tìm mọi biện pháp để tạo nguồn huy động vốn trong phạm vi luật pháp cho phép. [5]
- Công ty cần tăng cường hơn nữa các biện pháp giám sát hàng hóa và giám sát các chi phí nhằm hạn chế sự lạm dụng và thất thoát vốn, đồng thời tích cực thu hồi vốn và xử lý công nợ tồn đọng. [5]
- Thay đổi hình thức trả lương bằng cách trả lương qua thẻ ATM.
- Nên tuyển thêm nhân viên và sắp xếp lại nhân sự nhất là các khâu chủ chốt trong bộ máy quản lý một cách hợp lý, phù hợp với khả năng chuyên môn của từng người. Phân công, phân nhiệm và có mức khen thưởng, kỷ luật rõ ràng. Mạnh dạn giảm biên chế hoặc đào tạo lại những nhân viên yếu kém, thiếu trách nhiệm. Tuyển chọn bổ sung những người có năng lực đểđảm nhận những vị trí trọng yếu [9].
- Cần có bảng phân công công việc và gắn liền trách nhiệm một cách rõ ràng cho từng nhân viên cụ thể.
- Đề ra nội quy và áp dụng một cách nghiêm khắc.
2. Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Công ty cổ phần VINACAM là một doanh nghiệp thương mại có quá trình mua bán hàng hóa diễn ra liên tục, doanh thu hàng năm lên đến hơn 2.000 tỷ, khối lượng ở phòng kế toán ngày càng nhiều mà chỉ có 4 nhân viên. Do vậy áp lực công việc rất lớn, nhân viên làm việc sẽ không đạt hiệu quả cao. Hơn nữa, bộ phận kế toán giữ vai trò rất quan trọng trong công ty, vì thế em xin đưa ra một vài giải pháp nhằm giúp tổ chức công tác kế toán tại công ty ngày một hoàn thiện hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để đảm bảo số liệu được an toàn tuyệt đối phòng khi bị Virút, Trojan, Spyware…xâm nhập. Công ty nên sao chép dữ liệu sang dĩa CD hoặc thẻ nhớ ngoài, USB…nhằm phục hồi khi dữ liệu chính bị mất.
Kế toán trưởng nên lập bảng mô tả công việc chi tiết và gắn trách nhiệm rõ ràng cho nhân viên phòng kế toán để mỗi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm phải
làm. Để nếu có sai sót xảy ra sẽ không có hiện tượng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau dẫn đến khó kiểm soát.
Nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phòng khi giá cả lên xuống.
Công ty cần sử dụng hệ thống TK đúng theo qui định nhằm phản ánh đúng bản chất và nội dung kinh tế phát sinh.
Ví dụ: Công ty nhập phân bón rời, sau đó vềđóng bao phát sinh hàng thừa. Công ty nên hạch toán trị giá hàng thừa này vào TK3381 “Hàng thừa chờ xử lý”.
• Khi phát sinh hàng thừa kế toán ghi nhận giá trị hàng thừa Nợ TK1561 Trị giá hàng thừa
Có TK3381 Thu nhập khác
• Nếu số hàng thừa này do công ty đóng bao nên dôi ra hoặc do sự nhầm lẫn mà bên bán không khiếu nại…thì công ty ghi nhận vào thu nhập khác
Nợ TK3381 Tài sản thừa chờ xử lý Có TK711 Thu nhập khác Tuyển thêm nhân viên kế toán và sắp xếp lại như sau:
Sơđồ 3.1:Sơđồ bộ máy kế toán chỉnh sửa tại công ty
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán, đối ngoại và mua hàng Kế toán bán hàng và công nợ Kế toán tiền gửi và tiền vay Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ Kế toán TSCĐ và tiền lương
Công ty nên mở thêm TK chi tiết cho TK131 “Phải thu của khách hàng” như sau:
Bảng 3.2: Bảng tài khoản chi tiết cho TK131
Số hiệu TK STT
Cấp 1 Cấp 2
TÊN TÀI KHOẢN
1 2 3 4
131 Phải thu của khách hàng
131BĐ Phải thu của Công ty phân bón Bình Điền 131BT Phải thu của doanh nghiệp tư nhân Bé Tư 131DIC Phải thu của Công ty DAEWOO International
Coperration TP.HCM
131HA Phải thu của Công ty xuất nhập khẩu Hà Anh 131MN Phải thu của Công ty phân bón Miền Nam
131NTV Phải thu của ông Nguyễn Thế Vinh-Tân Kiểng-TP. 131PHD Phải thu của Công ty Phân đạm & Hóa chất Dầu khí 131TĐ Phải thu của doanh nghiệp tư nhân Trung Đông 131TĐT Phải thu của Công ty Tâm Đức Thanh
131THP Phải thu của công ty TNHH Tiến Hưng Phát 131TPĐ Phải thu của doanh nghiệp tư nhân Thiên Phát Đạt 131VN7 Phải thu của Công ty VINAG7
131VTII Phải thu của Công ty vận tải II
… … … …
TK chi tiết ta nên qui định ký hiệu bằng những chữ cái đầu của tên Công ty hoặc tên của khách hàng và ghi rõ là khách hàng nào, để tiện theo dõi và kiểm tra.
Chỉnh sửa lại bảng kết quả sản xuất kinh doanh tại chi nhánh nhằm dễ dàng so sánh và đối chiếu kết quả kinh doanh qua các năm.
Bảng 3.3: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh chỉnh sửa CÔNG TY CỔ PHẨN VINACAM 28 MẠC ĐỈNH CHI, QUẬN 1, TP.HCM KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Năm….. Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Mã Thuyết minh Năm nay Năm trước 1. Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ 01 VI.25 … 2. Các khoản giảm trừ 03 ….. …. …. ….. 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50 … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán trưởng Ngày … tháng …. Năm…..
(Ký, họ tên, đóng dấu) Tổng Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
3. Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán doanh thu và chi phí
3.1. Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán doanh thu
- Thu thập, xử lý, ghi chép và phân tích các khoản doanh thu, chi phí phát sinh chi tiết theo từng chứng từđã được hạch toán trên các TK kế toán tài chính theo các loại hình và các khoản mục.
- Để phản ánh doanh thu của từng mặt hàng và từng loại hình kinh doanh một cách rõ ràng Công ty nên mở thêm các tài khoản chi tiết sau:
+ TK51111: Doanh thu hàng phân bón + TK51112: Doanh thu hàng nông sản + TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Không nên phản ánh doanh thu hàng nông sản vào TK711 “Thu nhập khác” mà nên đưa vào TK51112 “Doanh thu hàng nông sản”.
- Không hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ vào TK5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá” mà hạch toán vào TK5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”.
- Mở thêm các TK giảm trừ doanh thu chứ không nên trừ trực tiếp trên hóa đơn lần sau của khách hàng. Các TK như sau:
+ TK521 “Chiết khấu thương mại” + TK531 “Hàng bán bị trả lại” + TK532 “Giảm giá hàng bán”
- Khi nhận được hỗ trợ lãi suất tiền vay nên thống nhất ghi nhận vào TK515 “Doanh thu hoạt động tài chính”.
Nợ TK111, 112, 131 Khoản tiền được hỗ trợ
Có TK515 Doanh thu hoạt động tài chính