II. KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
2. KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
2.2. Kế toán chi phí bán hàng
2.2.1, Khái niệm
Chi phí bán hàng là chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, quảng cáo, lương bộ phận bán hàng, khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, chi phí nguyên vật liệu, công cụ và chi phí khác bằng tiền.... [7]
2.2.2, Chứng từ, sổ sách sử dụng [4]
- Hóa đơn thuế GTGT - Phiếu thu, phiếu chi
- Bảng kê thanh toán tạm ứng
- Sổ chi tiết TK641 “Chi phí bán hàng” - Các chứng từ khác có liên quan
2.2.3,Tài khoản sử dụng [4]
Tài khoản “Chi phí bán hàng” dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dich vụ của doanh nghiệp.
TK 641- Chi phí bán hàng có số phát sinh tăng bên Nợ, giảm bên Có TK 641
Số phát sinh nợ Số phát sinh có Tổng phát sinh nợ Tổng phát sinh có
Bên Nợ: Tập hợp các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm,
hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
Bên Có:
- Các khoản giảm trừ chi phí bán hàng (nếu có)
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
TK 641 không có số dư cuối kỳ và có 7 TK cấp 2 như sau: - TK 6411: Chi phí nhân viên
- TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì - TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cốđịnh - TK 6415: Chi phí bảo hành
- TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418: Chi phí khác bằng tiền
2.2.4, Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu [6]
- Chi phí lương nhân viên bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK6411 Chi phí nhân viên
Có TK334 Phải trả công nhân viên
- Trích các khoản trên tiền lương theo quy định, kế toán ghi: Nợ TK6411 Chi phí nhân viên
Có TK3382 Kinh phí công đoàn Có TK3383 Bảo hiểm xã hội Có TK3384 Bảo hiểm y tế
- Xuất vật liệu, bao bì cho việc bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK6412 Chi phí bán hàng
Có TK152 Giá thực tế xuất kho
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng, loại dụng cụ, đồ dùng phân bổ một lần, kế toán ghi: Nợ TK6413 Chi phí dụng cụđồ dùng
Có TK153 Công cụ dụng cụ
- Loại dụng cụ, đồ dùng phân bổ nhiều lần, kế toán ghi: Nợ TK142 Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK242 Chi phí trả trước dài hạn Có TK153 Công cụ dụng cụ + Khi phân bổ, kế toán ghi:
Nợ TK6413 Chi phí dụng cụđồ dùng Có TK142 Chi phí trả trước ngắn hạn Có TK242 Chi phí trả trước dài hạn
- Chi phí khấu hao tài sản cốđịnh phục vụ bộ phận bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK641 Chi phí bán hàng
Có TK214 Hao mòn TSCĐ
- Chi phí bảo hành sản phẩm, trường hợp sản phẩm bảo hành không thể sửa chữa được, doanh nghiệp phải xuất sản phẩm khác giao cho khách hàng để thay thế sản phẩm hỏng, kế toán ghi:
Nợ TK6415 Chi phí bảo hành sản phẩm Có TK155 Thành phẩm
- Khi phân bổ chi phí bảo hành trả trước vào chi phí bảo hành các kỳ khác nhau, kế toán ghi:
Nợ TK6415 Chi phí bảo hành sản phẩm Có TK142 Chi phí trả trước ngắn hạn Có TK242 Chi phí trả trước dài hạn
- Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận bán hàng như chi phí điện, nước mua ngoài, cước phí điện thoại, fax, chi phí bảo dưỡng TSCĐ thuê ngoài, hoa hồng trả đại lý…, kế toán ghi:
Nợ TK6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
Có TK 111, 112, 331… Tổng số tiền phải thanh toán
- Cuối kỳ kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK911 Xác định kết quả kinh doanh
2.2.5, Sơđồ hạch toán chi phí bán hàng [1]
2.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
2.3.1, Khái niệm
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức và điều hành doanh nghiệp gồm: lương, khấu hao tài sản cố định, công cụ, dụng cụ và các chi phí bằng tiền khác phục vụở bộ phận quản lý doanh nghiệp. [7]
2.3.2, Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thường - Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo nợ, giấy báo có - Bảng kê thanh toán tạm ứng - Các chứng từ khác có liên quan...
641 111,112
Các khoản thu giảm chi
TK 334, 338
Lương nhân viên bán hàng & các khoản trích theo lương Chi phí dụng cụ TK 152, 153 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 331, 112 Chi phí bằng tiền khác TK 111, 112 911 Kết chuyển chi phí bán hàng 352 Hoàn nhập dự phòng phải trả về chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa
2.3.3, Tài khoản sử dụng [4]
TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong một kỳ hạch toán.
TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Số phát sinh nợ Số phát sinh có Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát có
Bên Nợ: - Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
Bên Có:- Các khoản giảm trừ chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu có)
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
TK 642 không có số dư cuối kỳ và có 8 TK cấp 2 như sau: - TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
- TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cốđịnh - TK 6425: Thuế, phí và lệ phí
- TK 6426: Chi phí dự phòng
- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428: Chi phí khác bằng tiền
2.3.4, Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu [6]
- Tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho ban Giám đốc, Nhân viên các phòng ban bộ phận quản lý, kế toán ghi:
Nợ TK6421 Chi phí nhân viên quản lý Có TK 334 Phải trả công nhân viên
- Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế với tỷ lệ qui định theo tiền lương thực tế phải trả cho nhân viên bộ máy quản lý và khối văn phòng của doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK6421 Chi phí nhân viên quản lý Có TK338 (3382, 3383, 3384)
- Xuất nguyên vật liệu phục vụ quá trình quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK6422 Chi phí vật liệu quản lý
Có TK152 Nguyên vật liệu
- Chi phí về công cụ, dụng cụ xuất dùng phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK6428 Chi phí khác bằng tiền Có TK153 Phân bổ một lần Có TK142, 242 Phân bổ nhiều lần
- Khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho cho doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK6424 Chi phí khấu hao TSCĐ
Có TK214 Hao mòn TSCĐ
- Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu phà, lệ phí vệ sinh đô thị…, kế toán ghi: Nợ TK6425 Thuế, phí và lệ phí
Có TK111, 112…
- Chi phí tiền dịch vụ mua ngoài như: tiền điện, nước, điện thoại, fax…, ghi: Nợ TK6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài
Có TK111, 112, 331: Trảđịnh kỳ
- Các chi phí khác đã chi bằng tiền như: tiếp tân, công tác phí, in ấn tài liệu…, kế toán ghi:
Nợ TK6428 Chi phí khác bằng tiền Có TK111, 112, 141, 331….
- Nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho, ghi giảm chi phí quản lý doanh nghệp, kế toán ghi:
Nợ TK152 Chi phí nguyên vật liệu
Có TK642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911, kế toán ghi:
Nợ TK911 Xác định kết quả kinh doanh
2.3.5, Sơđồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp [1]
Chi phí vật liệu, công cụ 111,112,152…
334,338
Chi phí tiền lương,tiền công,phụ cấp và các khoản trích theo lương 214 Chi phí khấu hao TSCĐ 142, 242, 335 -Chi phí phân bổ dần - Chi phí trích trước 133
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ nếu tính vào chi
phí quản lý 139
Dự phòng phải thu khó đòi 111,112,141..
Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác 333
Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp ngân sách nhà nước 139 911 111,112,152 Các khoản thu giảm chi K/c chi phí quản lý doanh nghiệp Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng phải thu khó đòi Hoàn nhập dự phòng phải trả 642 133 352
2.4. Kế toán chi phí hoạt động tài chính
2.4.1, Khái niệm
Chi phí tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doannh thông thường của doanh nghiệp, như chi phí lãi tiền vay và những chi phí liên quan đến hoạt động cho các bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền...Những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền. [4]
Chi phí hoạt động tài chính bao gồm các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh, lỗ chuyển nhượng chứng khoán, chi phí giao dịch bán chứng khoán,...; khoản lập và nhập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán, đầu tư khác, khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và bán ngoại tệ,... [6]
2.4.2, Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hóa đơn GTGT
- Giấy báo nợ, giấy báo có - Phiếu tính lãi
- Sổ chi tiết TK635 “chi phí hoạt động tài chính” - Các chứng từ khác có liên quan
2.4.3, Tài khoản sử dụng [4]
Kế toán sử dụng TK 635 “Chi phí hoạt động tài chính”
Số phát sinh nợ Số phát sinh có Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát có
Bên Nợ:
- Các chi phí của hoạt động tài chính
- Các khoản lỗ do thanh lý các khoản đầu tư ngắn hạn - Các khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thực tế - Khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ
- Dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán
- Chi phí đất chuyển nhượng, cho thuê cơ sở hạ tầng được xác định là tiêu thụ
Bên Có:
- Hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán
- Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính và các khoản lỗ
- Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính phát sinh vào TK911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh.
TK 635 không có số dư cuối kỳ.
2.4.4, Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu [6]
- Khi thu hồi, thanh lý khoản đầu tư vào công ty con, nếu phát sinh lỗ, ghi: Nợ TK111, 112, 131 Số tiền đã thu hoặc phải thu về
Nợ TK 635 Chi phí hoạt động tài chính (Khoản chênh lệch) Có TK 221 Đầu tư vào công ty con
- Phản ánh chi phí hoặc khoản lỗ về hoạt động đầu tư tài chính phát sinh, ghi: Nợ TK635 Chi phí tài chính
Có TK111, 112; hoặc Có TK141 Tạm ứng
Có TK121, 128, 221, 222,...
- Khi phát sinh chi phí liên quan đến hoạt động bán chứng khoán, ghi: Nợ TK635 Chi phí tài chính
Có TK111, 112, 141...
- Phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động cho thuê tài sản phát sinh, ghi: Nợ TK635 Chi phí hoạt động tài chính
Nợ TK133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK111, 112, 331 Tổng số tiền thanh toán
- Sau khi bù trừ giữa số phát sinh Nợ và số phát sinh Có trên tài khoản “chênh lệch tỷ giá hối đoái”. Nếu còn số dư Nợ, kết chuyển vào chi phí tài chính trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK635 Chi phí tài chính
Có TK413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái
- Lỗ do chênh lệch tỷ giá, trị giá vốn đầu tư bất động sản, kế toán ghi: Nợ TK635 Chi phí hoạt động tài chính
Có TK 228, 413 Đầu tư dài hạn, chênh lệch tỷ giá - Lãi tiền vay đã trả hoặc phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK635 Chi phí hoạt động tài chính Có TK 111, 112... Số tiền đã trả
- Trường hợp số dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn cần lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn đã lập ở cuối niên độ năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK635 Chi phí tài chính
Có TK129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn Có TK229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn
- Trường hợp số dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn cần lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn đã lập ở cuối niên độ năm trước, thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn Nợ TK229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn Có TK635 Chi phí tài chính
- Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hóa, dịch vụđược hưởng, ghi: Nợ TK635 Chi phí tài chính
- Cuối kỳ kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK911 Xác định kết quả kinh doanh
Có TK635 Chi phí hoạt động tài chính
2.4.5, Sơđồ hạch toán chi phí hoạt động tài chính [1]
(Lỗ về bán ngoại tệ)
635
111, 112, 242,335 129, 229
129,229
Trả tiền lãi vay, phân bổ lãi mua hàng trả chậm, trả góp Chênh lệch dự phòng giảm giá đầu tư Dự phòng giảm giá đầu tư 121,221,222,223,… Lỗ về các khoản đầu tư 111,112 Chi phí hoạt động liên.doanh liên kết Tiền thu về bán các khoản đầu tư 1112,1122 Bán ngoại tệ (Giá ghi sổ) 911 K/c lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ cuối kỳ 413 K/c chi phí tài chính cuối kỳ
2.5. Kế toán chi phí khác
2.5.1, Khái niệm
Chi phí khác là những khoản lỗ do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động thông thường của doanh nghiệp gây ra; cũng có thể là những khoản chi phí bị bỏ sót từ những năm trước. [4]
2.5.2, Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng - Biên bản vi phạm hợp đồng
- Hóa đơn bảo hiểm
- Biên lai nộp thuế, nộp phạt…
2.5.3, Tài khoản sử dụng[4]
Kế toán sử dụng TK811 “Chi phí khác”
Số phát sinh nợ Số phát sinh có Tổng phát sinh nợ Tổng phát sinh có
Bên Nợ:
- Các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ
Bên Có:
Cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh.
TK811 không có số dư cuối kỳ.
2.5.4, Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu[4]
- Khi các khoản chi phí khác phát sinh như chi phí khắc phục tổn thất do gặp rủi ro trong hoạt động kinh doanh (bão lụt, cháy, nổ...) , kế toán ghi:
Nợ TK811 Chi phí khác
- Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK811 Giá trị còn lại của tài sản nhượng bán, thanh lý Nợ TK214 Hao mòn lũy kế
Có TK211 Nguyên giá Tài sản - Các chi phí phát sinh khi nhượng bán, thanh lý, kế toán ghi:
Nợ TK811 Các chi phí phát sinh
Nợ TK133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK111 Tổng số tiền thanh toán bằng tiền mặt
- Các khoản tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế, truy nộp thuế, kế toán ghi:
Nợ TK811 Chi phí khác
Có TK111, 112, 333, 338…
- Nếu doanh nghiệp bị đối tác trừ vào số tiền doanh nghiệp đang ký quĩ, ký cược, kế toán ghi:
Nợ TK811 Chi phí khác
Có TK144 Tiền phạt phải nộp trừ vào tiền ký quĩ ngắn hạn Có TK244 Tiền phạt phải nộp trừ vào tiền ký quĩ dài hạn - Khi doanh nghiệp có sự nhầm lẫn trong kê khai thuế xuất khẩu, bị truy thu hoặc