II. KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
2.3.1, Sơ đồ tổ chức
Sơđồ 2.3: Sơđồ bộ máy kế toán tại công ty
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán, Công ty CP VINACAM) [2] 2.3.2, Quan hệ chỉđạo và quan hệ phối hợp [2]
Chức năng phòng kế toán tại công ty:
- Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng qui định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành - Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực và có hệ thống sự tăng giảm các nguồn vốn.
- Lập báo cáo để Tổng Giám Đốc trình Hội Đồng cổđông đúng theo điều lệ công ty. - Phòng kế toán luôn là bộ phận chủ yếu trong công ty cung cấp tài liệu cho công ty kiểm toán độc lập, các đoàn thanh tra kiểm tra và các đối tượng khác theo điều lệ công ty.
2.3.2.1, Trưởng bộ phận
Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác của phòng, mạng lưới tổ chức, thi đua,
khen thưởng, đề bạt và kỷ luật (nếu có) trong hệ thống kế toán của công ty, lập kế Kế toán thanh toán Kế toán hàng hóa công nợ Kế toán Ngân hàng kiêm thủ quỹ Trưởng phòng Phó phòng Kế toán tổng hợp
hoạch tài chính, vay vốn, tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế. Phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho hoạt động điều hành kinh doanh của công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và pháp luật về công việc của phòng.
2.3.2.2, Nhân viên
Phó phòng kế toán: (phụ trách tài chính) Nghiên cứu chức năng tổ chức vốn để
đảm bảo khai thác và cung cấp đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty. Theo dõi giám sát việc sử dụng vốn được cấp, vốn vay của các đơn vị trực thuộc nhằm không xảy ra tình trạng sử dụng vốn sai mục đích và bị chiếm dụng vốn, đồng thời theo dõi thanh toán L/C, chuyển tiền, giao dịch với các ngân sách. Phối hợp giải quyết công việc khi kế toán trưởng đi vắng. Định kỳ, quý, năm tiến hành lập báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh tại văn phòng công ty và tổng hợp báo cáo từ các đơn vị trực thuộc, lập báo cáo quyết định chung toàn công ty.
Kế toán tiền mặt và thanh toán: Lập phiếu thu, phiếu chi theo chứng từ gốc được
kế toán trưởng và Giám đốc duyệt, hạch toán và theo dõi các khoản liên quan đến tiền mặt, các khoản nợ khách hàng và nhà cung cấp…Cuối tháng đối chiếu số dư với thủ quỹ.
Kế toán hàng hóa và công nợ: Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa, hướng dẫn
các chi nhánh làm những công việc có liên quan đến giá vốn, giá bán, hóa đơn…Cuối tháng lập một báo cáo chi tiết về xuất nhập tồn theo từng mặt hàng. Đến quý thì theo dõi các khoản phải thu, phải trả cho từng khách hàng và từng mặt hàng.
Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: Thực hiện các giao dịch như Tiền gửi thanh
toán, tiết kiệm, chuyển ngân, giao dịch ngoại tệ,..Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trong công ty và thực hiện các thanh toán, các phát sinh. Cập nhật chứng từ thu chi và đối chiếu sổ sách tiền mặt với số tiền tồn quĩ.
2.4. Phần mềm BRAVO trong xử lý công tác kế toán tại công ty [8]
Khi chọn lựa phần mềm kế toán, điều đầu tiên là các doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc xem phần mềm đó có phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp hay không. Tuy nhiên, do sản phẩm phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tượng, không thể kiểm định ngay nên đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn thông qua giới thiệu hoặc dựa vào thương hiệu, uy tín của đơn vị cung cấp.
Qua nhiều năm hoạt động và với nhu cầu dần hoàn thiện hơn tổ chức công tác kế toán trong công ty, công ty đã tham khảo và quyết định lựa chọn phần mềm Bravo. Vì công ty thấy đây là một phần mềm có nhiều ưu điểm và phù hợp với quy mô và nhu cầu của công ty:
- Thứ nhất, phần mềm Bravo cho phép doanh nghiệp triển khai hiệu quả các phần hành thuộc nghiệp vụ kế toán như theo dõi sổ sách kế toán, nắm rõ việc chi thu - mua bán hàng hoá, quản lý tài sản và hàng tồn kho, tính giá thành sản phẩm … Đặc biệt, phần mềm Bravo cho phép liên kết dữ liệu số liệu, có chức năng tìm và tự sửa lỗi dữ liệu, tự sao lưu số liệu theo lịch đã lập…
- Thứ hai, Bravo là một trong số ít nhà cung cấp hướng theo hình thức customize, tức cho phép phần mềm được hiệu chỉnh tự do. Vì thế, từ phần mềm cơ bản là Bravo 6.3, sẽ tuỳ nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng chương trình riêng.
Tuy nhiên, điểm nổi bật của Bravo chính là tính ổn định của chương trình, sự đơn giản và dễ sử dụng; Ngoài ra, phần mềm cho phép chạy mạng đa người dùng (Mạng LAN, Mạng WAN …), bảo mật và phân quyền chi tiết.
Sơđồ 2.4: Phần mềm BRAVO trong xử lý công tác kế toán tại công ty
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán, Công ty cổ phần VINACAM) [2]
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
1. KẾ TOÁN DOANH THU
1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
1.1.1, Nguyên tắc và điều kiện ghi nhận doanh thu
Nguyên tắc: [2]
- Tất cả các khoản thu (ghi phiếu thu) đều là các khoản ghi nhận doanh thu; đồng thời xuất hóa đơn tài chính (báo cáo thuế) Æ ghi nhận TK5111, TK5113, TK5114, …, TK711,…
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được tiền hoặc sẽ thu được tiền từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán hàng hóa, bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
- Trường hợp doanh nghiệp có doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ thì phải qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam Đồng theo đúng nguyên tắc chuyển đổi. - Vì công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ do đó doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán.
- Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp.
Điều kiện [4]: Doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận theo quy định của Luật kế toán.Nghĩa làdoanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng;
1.1.2, Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn thuế GTGT) - Phiếu xuất kho
- Phiếu thu
- Chứng từ ghi sổ TK511 (xem Phụ lục 01) - Sổđăng ký chứng từ ghi sổ (xem Phụ lục 02) - Sổ cái TK511 (xem Phụ lục 03)
Các giấy tờ khác có liên quan
Bảng 2.2: Mẫu phiếu xuất kho sử dụng tại công ty
CÔNG TY CỔ PHẦN VINACAM
KHO TẤN LONG
Đ/C: 26/1C Xa Lộ Hà Nội
ĐT: 08.7251798 Fax: 08.7251797
Họ và tên người giao hàng………... Theo số:………..đơn vị vận chuyển……… Nhập tại kho:……….Nguồn hàng………... STT TÊN HÀNG ĐVV TÍNH SỐ LƯỢNG THỰC NHẬP HAO HỤT GHI CHÚ TỔNG CỘNG Hàng nhập từ ngày………….đến ngày……….năm………..
NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO PHỤ TRÁCH
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán, Công ty CP VINACAM) [2]
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày….tháng….năm…. Số:……….
Bảng 2.3: Mẫu Hóa đơn GTGT sử dụng tại công ty HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG NH/2009N Liên 3: Nội Bộ Ngày….tháng….năm….. Đơn vị bán hàng:……… Địa chỉ:……….. Số tài khoản:……….. Điện toại:………MS:
Họ tên người mua hàng:………
Tên đơn vị:………
Địa chỉ: ………
Số tài khoản:……….
Hình thức thanh toán:………….MS:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng thanh toán Số tiền viết bằng chữ……… ………. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi phát sinh các hoạt động bán hàng, kế toán lập hóa đơn thành 3 liên như sau:
- Liên 1: Lưu
- Liên 2: Giao khách hàng - Liên 3: Nội bộ
Trình tự luân chuyển chứng từ: [2]
Sơđồ 2.5: Trình tự luân chuyển chứng từ doanh thu bán hàng
(Nguồn: Tài liệu Phòng, Kế toán công ty cổ phần VINACAM) [2]
Khi phòng nghiệp vụ kinh doanh và bán hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phòng nghiệp vụ kinh doanh và bán hàng sẽ chuyển đơn đặt hàng cho Giám đốc duyệt. Nếu Giám đốc duyệt thấy được thì sẽ chuyển lại cho phòng nghiệp vụ kinh doanh và bán hàng, phòng này sẽ xuất hóa đơn và lệnh cho bộ phận kho xuất hàng cho khách. Hóa đơn liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách và liên 3 chuyển cho phòng kế toán đối chiếu, kiểm tra và nhập máy.
1.1.3, Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
- Số thuế xuất khẩu phải nộp
- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK911 “Xác định kết quả kinh doanh”
- Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụđã thực hiện trong kỳ.
Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có
TK 511 không có số dư cuối kỳ TK 511 có 2 TK cấp 2:
- TK 5111: Doanh thu hàng bán tự doanh - TK 5114: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Phòng nghiệp vụ kinh doanh và bán hàng Giám Đốc duyệt Phòng nghiệp vụ kinh doanh và bán hàng Đơn đặt hàng từ khách hàng Khách hàng Phòng Kế toán
1.1.4, Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 01/12 xuất theo hợp đồng số 105/09-27/11/2009 bán cho công ty phân bón Bình Điền số 12/21 Tân Kiên, Bình Chánh, TP Hồ Chí Minh 3.000 tấn phân SA, với đơn giá 2.761.904,762đ/tấn, thuế GTGT 5%, thanh toán bằng chuyển khoản.
Kế toán ghi nhận doanh thu như sau: Nợ TK112 8.700.000.000đ Có TK5111 8.285.714.286đ
Có TK3331 414.285.714đ
(2) Ngày 13/12/2009 bán cho ông Nguyễn Thế Vinh, Tân Kiểng – Quận 7 – TP HCM 19,119 tấn UREA hot vét, đơn giá 2.000.000đ/tấn
Thuế GTGT 5%. Khách hàng thanh toán 50% bằng chuyển khoản. Kế toán ghi nhận doanh thu như sau:
a) Nợ TK131 40.149.900đ
Có TK5111 38.238.000đ Có TK3331 1.911.900đ b) Nợ TK112 20.074.950đ
Có TK131 20.074.950đ
(3) Ngày 13/12/2009 bán cho ông Nguyễn Thế Vinh, Tân Kiểng – Quận 7 – TP HCM 100 tấn DAP hot vét, đơn giá 2.300.000đ/tấn, thuế GTGT 5%. Thanh toán bằng chuyển khoản.
Nợ TK112 241.500.000đ Có TK5111 230.000.000đ
Có TK3331 11.500.000đ
(4) Ngày 30/12/2009 xuất theo hợp đồng số 106/09-11/12/2009 cho công ty trách
nhiệm hữu hạn LTVTM Dịch vụ phân bón & hóa chất dầu khí 1.000 tấn KCL, đơn giá 9.361.904,762đ/tấn, thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán tiền.
Kế toán ghi nhận doanh thu như sau: Nợ TK131 9.830.000.000đ
Có TK5111 9.361.904.762đ Có TK 3331 468.095.238đ
(5) Ngày 31/12 cung cấp dịch vụ cho thuê xe từ 10/2009-12/2009, xuất theo CV:362/VNC-KT/2009-25/12/2009 cho công ty cổ phần VINAG7, mức phí dịch vụ là 34.090.909đ, thuế GTGT 10%. Công ty VINA G7 chưa thanh toán tiền.
Kế toán ghi nhận doanh thu như sau: Nợ TK131 37.500.000đ
Có TK5114 34.090.909đ Có TK3331 3.409.091đ
(6) Ngày 31/12/2009 cung cấp dịch vụ bốc xếp DAP tại kho Nam Phát theo bảng kê 31/12/2009, xuất theo hợp đồng 35/09-05/04/2009 cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh, phí dịch vụ là 36.676.500đ, thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Kế toán ghi nhận doanh thu như sau: Nợ TK112 40.344.150đ
Có TK5114 36.676.500đ Có TK3331 3.667.650đ
(7) Ngày 31/12/2009 cung cấp dịch vụ lưu kho DAP tại kho Nam Phát theo bảng kê 31/12/2009, xuất theo hợp đồng 35/09-05/04/2009 cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh, phí dịch vụ là 66.387.200đ thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Kế toán ghi nhận doanh thu như sau: Nợ TK112 73.025.920đ
Có TK5114 66.387.200đ Có TK3331 6.638.720đ
(8) Ngày 31/12/2009 cung cấp dịch vụ cho thuê tàu Già, tàu Ho Hae cho công ty DAEWOO International Corperation TP, phí dịch vụ là 40.674.799đ, thuế GTGT 10%. Khách hàng chưa thanh toán.
Kế toán ghi nhận doanh thu như sau: Nợ TK131 44.742.279đ
Có TK 5114 40.674.799đ Có TK 3331 4.067.480đ
(9) Ngày cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng theo CV 325/VNC-KT/2009 ngày 31/12 là 13.463.250đ. Khách hàng chưa thanh toán tiền.
Kế toán ghi nhận doanh thu như sau: Nợ TK131 13.463.250đ
Có TK 5114 13.463.250đ
1.1.5, Sơđồ hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng
Sơđồ 2.6: Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán, Công ty CP VINACAM) [2]
511 8.285.714.286đ (1) Doanh thu bán hàng 111,112,131 3331 911 2.347.094.978.200đ
k/c doanh thu thuần
414.285.714đ
(1) Thuế
Số:………
Mẫu số 01-TT
(Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) VINACAM 28 Mạc Đỉnh Chi-Quận 1-TP-HCM ĐT:+84(8)8250322-Fax:+84(8)8245500 Email: vinacamstar@vnn.vn
1.2. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
1.2.1, Chứng từ, sổ sách sử dụng - Hợp đồng kinh tế - Giấy báo có của ngân hàng - Phiếu thu - Sổ phụ ngân hàng - Chứng từ ghi sổ TK515 (xem Phụ lục 04) - Sổ cái TK515 (xem Phụ lục 05) - Các giấy tờ khác có liên quan
¾ Trìnhtự luân chuyển chứng từ: Khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng
hay thông báo được chia cổ tức…các giấy tờ này được chuyển về phòng Kế toán, Kế toán đối chiếu với sổ sách nếu thấy đúng thì nhập máy.
Bảng 2.4: PHIẾU THU PHIẾU THU Nợ:…………. Ngày……..tháng……..năm…….. Có:………….. Quyển số:………. Họ tên người nộp tiền: ……… Địa chỉ: ... Lý do nộp: ………. ……… Số tiền: ………. (viết bằng chữ)……….. Kèm theo:……….. chứng từ gốc. Ngày….tháng….năm….
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký,họ tên,đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
1.2.2, Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK515 “Doanh thu hoạt động tài chính” dùng để phản ánh doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và doanh thu hoạt động tài chính khác.
TK515 “Doanh thu hoạt động tài chính”
Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính thuần sang TK911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
TK515 không có số dư cuối kỳ.
1.2.3, Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 08/12/2009 thu tiền lãi vay mua cổ phiếu của anh Nguyên 5.000.000đ, thu bằng tiền mặt.
Nợ TK111 5.000.000đ
Có TK515 5.000.000đ
(2) Ngày 08/12/2009 thu lãi khoản tiền gửi ký quĩ ngày 24/11/2009 tại Ngân Hàng Đầu Tư và Phát Triển là 5.833.333đ
Nợ TK1121ĐT 5.833.333đ
Có TK515 5.833.333đ
(3) Ngày 23/12/2009 thu tiền hỗ trợ lãi suất tiền vay của Ngân Hàng Đầu Tư và Phát Triển 11.088.889đ.
Nợ TK1121ĐT 11.088.889đ
Có TK515 11.088.889đ
(4) Ngày 31/12/2009 báo có lãi nhập gốc tài khoản tiền gửi ngoại tệ tháng 11-12/2009 Ngân Hàng Techcombank CN Gia Định 1.948đ.