V. XÂY DỰNG (THIẾT KẾ) CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ.
2. TỔ CHỨC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ.
Thông thường trong các cơ quan, xí nghiệp, cách thức tuyển dụng đơn giản, nhanh chóng là tuyển nhanh một người từ bên ngoài vào hay điều động một người có sẵn bên trong đang làm ở một chức vụ khác sang đảm nhận chức vụđang trống.
Cách làm này có ưu điểm là đơn giản, nhanh chóng, nhưng thường ít hiệu quả. Do sự tuyển dụng quá nhanh, nên thường phải điều chỉnh, bố trí lại nhân viên nhiều lần.
Qui trình tổ chức tuyển dụng khoa học và có hiệu quả được thực hiện qua 3 giai đoạn sau :
— Giai đoạn 1 : Xác định nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp
— Giai đoạn 2 : Tiến hành phân tích, mô tả nội dung công tác của các chức vụ và xác định các tiêu chuẩn của các chức danh
— Giai đoạn 3 : Thu thập các ứng viên muốn đảm nhận chức vụ.
a. Xác định nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp.
Nhà quản trị phải luôn luôn tìm hiểu và thấy trước nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp; tức là nhu cầu về số lượng, chất lượng, đặc điểm của lao động mà xí nghiệp cần có.
Để thấy trước nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp mình, nhà quản trị phải tiến
hành các công việc sau :
Chương VI: Bố trí nhân sự và quản trị nguồn nhân lực trang 91
— Phân tích các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp như : kế hoạch sản xuất kinh doanh , chiến lược phát triển, sự thay đổi và biến động tự nhiên trong lực lượng lao động hiện có (ví dụ sẽ có bao nhiêu người về hưu, bao nhiêu người xin chuyển công tác, bao nhiêu người xin thôi việc... v.v)
— Phân tích những yếu tố liên quan đến lao động bên ngoài xí nghiệp như : triển vọng tăng trưởng hay suy thoái kinh tế, sự tăng hay giảm số cung lao động trên thị trường, luật lệ và qui định của chính quyền về lao động ...v.v.
Trên cơ sở phân tích đó, nhà quản trị sẽ xác định số lượng và chất lượng lao động mà họ cần phải tuyển dụng cho doanh nghiệp. Làm như vậy, nhà quản trị sẽ chủ động hơn trong việc tuyển dụng.
b. Phân tích, mô tả công việc của các chức vụ và xác định tiêu chuẩn của các chức danh công việc.
Phân tích công việc là sự nghiên cứu, tìm hiểu, thu thập thông tin về những hoạt động mà một chức danh cụ thể trong doanh nghiệp phải thực hiện.
Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành mô tả công việc sẽ cần người đảm nhận, xây dựng thành bảng mô tả công việc. Bảng mô tả công việc là bảng ghi chép các nhiệm vụ, các hoạt động thường xuyên cũng như các hoạt động không thường xuyên của một chức danh.
Chức danh là tên gọi các chức trách trong bộ máy tổ chức của xí nghiệp từ giám đốc đến công nhân sản xuất (giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, thủ kho, nhân viên vật tư, nhân viên kế hoạch...).
Có chức danh chỉ cần một người phụ trách như giám đốc, thủ qũy... , có chức danh được nhiều người cùng làm như bảo vệ, công nhân sản xuất...
Từ những bảng mô tả công việc mà mỗi chức danh trong xí nghiệp phải làm, nhà quản trị sẽ xác định được những tiêu chuẩn cần phải có mà con người đảm nhận chức danh đó.
Những tiêu chuẩn này là năng lực, trình độ chuyên môn, học vấn, kinh nghiệm, phẩm chất, tính cách, các đặc trưng tâm lý, tinh thần và thể hình ... của người đó. Với những tiêu chuẩn này, nhà quản trị tin tưởng rằng con người đó sẽ hoàn thành
Chương VI: Bố trí nhân sự và quản trị nguồn nhân lực trang 92
Ví dụ: Tiêu chuẩn của chức danh giám đốc tiếp thị của công ty có thể là : — Phải tốt nghiệp Đại học quản trị kinh doanh .
— Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm bán hàng. — Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm chỉ huy. — Cương quyết và hòa nhã với mọi người . — ... v.v.
hay tiêu chuẩn của chức danh trưởng phòng kinh doanh là : — Tốt nghiệp Đại học (Cử nhân Quản trị kinh doanh). — 2 - 3 năm kinh nghiệm. — Anh ngữ bằng B hoặc C. — Năng động, có quá trình chỉ huy tốt. — Khả năng đối tác, ứng xử tốt. — ... v.v. c. Thu thập ứng viên.
Để tuyển chọn được người tốt nhất theo yêu cầu công việc, nhà quản trị phải thu thập số lượng ứng viên càng đông càng tốt. Để có được những ứng viên đó, nhà quản trị có thể sử dụng nhiều phương cách khác nhau :
— Có thể tuyển từ các nhân viên đang làm việc trong tổ chức. Với cách thức này sẽ có ưu điểm là nắm rất chắc ứng viên tuyển chọn, làm gia tăng lòng trung thành của nhân viên đối với tổ chức. Nhưng có nhược điểm là không đưa được những nhân tố mới vào công ty, xí nghiệp.
— Có thể tuyển dụng từ bên ngoài thông qua quảng cáo trên báo chí, phương tiện truyền thông đại chúng, hoặc thông qua nhân viên đang làm việc cho xí nghiệp giới thiệu, hoặc nhờ các cơ quan dịch vụ lao động, trung tâm dạy nghề giới thiệu, hoặc tuyển mộ từ các trường trung cấp, đại học... v.v.
Trong các nguồn tuyển chọn lao động, thì thường các nhà quản trị ưu tiên tuyển nhân sự đang phục vụ bên trong tổ chức, hoặc ở tại địa phương mà tổ chức (công
ty) đang hoạt động.
Chương VI: Bố trí nhân sự và quản trị nguồn nhân lực trang 93