Trước hết cần phân biệt giữa quyền lực và quyền hành. Thực ra hai khái niệm này theo định nghĩa trên thì đều có bản chất như nhau. Tuy nhiên, khi sử dụng danh từ quyền lực, thì thường người ta hiểu đó là quyền hành chưa chính thức hóa (chưa được sự chấp nhận của pháp luật, tức là chưa có chức danh). Còn quyền hành là quyền lực đã được hợp pháp hóa.
a/ Quyền lực :
Quyền lực là một khái niệm ba chiều, có thểđược biệu thị dưới dạng một hình nón ba chiều sau đây :
Nhân quyền lực
Mức độ quyền hành Tài chính Tổ chức Nhân viên Hình nón 3 chiều của quyền lực Kế toán Tiếp thị NC & PT Sản xuất CÁC CHỨC NĂNG Chương V: Chức năng tổ chức Trang 56
Trung tâm của hình nón là nhân quyền lực. Càng gần trung tâm quyền lực thì càng có ảnh hưởng đến những quyết định của tổ chức. Càng tiến lên trên người ta càng tăng quyền hành và như thế sẽ càng tiến gần đến nhân quyền lực. Vì vậy trên thực tế không cần thiết phải có quyền hành mới có được quyền lực, vì người ta có thể di chuyển ngang để tới gần được nhân quyền lực.
Theo tác giả John French và Bertram Raven có năm loại quyền lực : — Quyền lực tưởng thưởng :
Được xây dựng trên cơ sở khả năng khen thưởng của người này đối với những người khác. Sự tuân phục dựa trên những lợi ích tích cực. Những món thưởng này có thể là tiền hoặc những thứ khác như sự đánh giá, khen thưởng, tạo thuận lợi, những công tác thích thú.
— Quyền lực cưỡng bức :
Là loại quyền lực được xây dựng trên cơ sở sợ hãi của người khác. Ngưới ta phải tuân theo quyền lực này vì sợ hãi bị trừng phạt về vật chất hoặc tinh thần có thể xảy ra.
Thông thường một nhà quản trị có một số quyền lực như : cúp lương, cách chức cấp dưới, giao cho họ những công việc khó khăn hay sa thải v.v...
— Quyền lực chính thức :
Là quyền hành dành cho người nắm được một chức vụ nào đó trong hệ thống cấp bậc chính thức. Quyền hành là một khả năng cho phép 1 cá nhân có thể ra quyết định hay làm ảnh hưởng đến những quyết định khác, dựa trên chức vụ hợp pháp của họ. Quyền hành bao gồm cả những quyền lực cưỡng bức và quyền lực tưởng thưởng, nhưng quyền lực chính thức thì rộng lớn hơn hai quyền lực đó - Đặc biệt là nó được những thành viên của tổ chức thừa nhận.
— Quyền lực chuyên môn :
Là quyền lực ảnh hưởng một người có khả năng chuyên môn kiến thức đối với ngưới khác. Thí dụ một kế toán trưởng kinh nghiệm, một kiến trúc sư giỏi.v.v...
— Quyền lực tôn phục :
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 57
Nếu bạn suy tôn một người nào đó tới mức lấy người ta làm khuôn mẫu cho hành vi và thái độ của mình, người đó tất nhiên sẽ có quyền lực nhất định đối với bạn. Nguồn gốc của quyền lực này là những nét cá tính mà ta cho là đáng kính phục và muốn được giống như họ.
b/Nguồn gốc của quyền hành :
Về nguồn gốc của quyền hành quản trị có nhiều ý kiến khác nhau : — Có ý kiến cho rằng, quyền hành quản trị xuất phát từ chức vụ.
Ví dụ : Giám đốc xí nghiệp có quyền hành, vì người đó giữ chức giám đốc. Ý kiến này đúng nhưng chưa đủ, vì không giải thích được hiện tượng có giám đốc ra lệnh mà nhân viên không thi hành, tức là nhân viên không thừa nhận quyền hành của giám đốc.
— Ý kiến khác cho rằng, quyền hành quản trị xuất phát tự sự chấp nhận của cấp dưới. Chừng nào cấp dưới chấp nhận sự chỉ đạo của giám đốc và làm theo sự chỉ đạo đó thì giám đốc có quyền hành. Nên cấp dưới từ chối không chấp nhận sự chỉđạo của giám đốc, thì giám đốc hết quyền hành.
Ý kiến này thể hiện tính song phương và quan hệ con người trong việc sử dụng quyền hành, nhưng không giải thích trọn vẹn nguồn gốc của quyền hành. Vì có trường hợp cấp dưới phủ định quyền hành của cấp trên, không chấp nhận
nhưng vẫn phải làm theo sự chỉ đạo do sự cường bức, ép buộc. Như vậy, lúc này nhà quản trị vẫn có quyền hành.
— Ý kiến của MAX WEBER cho rằng, nguồn gốc của quyền hành quản trị chỉ đầy đủ nếu có đủ 3 yếu tố sau đây :
Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ.
Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng.
Bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng.
Nếu không có đủ 3 yếu tốđó, quyền hành của nhà quản trị sẽ không vững mạnh và rất khó đểđiều khiển cấp dưới. Đây là ý kiến đúng đắn nhất về quyền hành quản trị.
Như vậy quyền hành quản trị được thể hiện dưới 2 mặt :
Mặt hình thức : Thể hiện qua chức vụ, chức danh được bổ nhiệm bởi
pháp luật.
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 58
Mặt nội dung : Thể hiện ở năng lực trình độ, tư cách đạo đức của nhà quản trịđược cấp dưới tin tưởng thừa nhận.
Tuy vậy, quyền hành của nhà quản trị cũng bị giới hạn bởi các yếu tố như luật pháp và các quy định của nhà nước, đạo đức xã hội v.v...
Mối quan hệ giữa cách thức mà nhà quản trị sử dụng quyền hành và tinh thần thái độ làm việc của nhân viên được thể hiên như sau :
— Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng bách, đe dọa, thì nhân viên vì sợ mà phải làm việc, nhưng thiếu nhiệt tình.
— Nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc bằng quyền lợi, nhân viên sẽ làm việc với thái độ tính toán cân nhắc lợi hại đối với bản thân.
— Nếu muốn nhân viên làm việc nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung của xí nghiệp, thì nhà quản trị nên sử dụng quyền hành một cách nhẹ nhàng, trong tinh thần hợp tác vì mục tiêu chung.
IV. PHÂN CẤP QUẢN TRỊ (HAY PHÂN QUYỀN, ỦY QUYỀN TRONG