Giao phó quyền hạn không chỉ là một vấn đề khoa học mà còn là một nghệ thuật. Nó đòi hỏi phải thích hợp với từng tình huống, điều kiện và phải tế nhị để việc chuyển giao quyền lực có kết quả.
Ngoài cơ cấu tổ chức và các mục tiêu nhiệm vụ được giao, một yếu tố quan trọng đến nghệ thuật giao quyền là thái độ cá nhân của nhà quản trị, như :
‰ Sự sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác :
Thuộc tính cá nhân này của các nhà quản trị rất cần cho sự giao quyền vì nó có khả năng khuyến khích những ý tưởng của người khác, sẵn lòng giúp họ và khen
ngợi tài năng của họ. Nếu thiếu những thái độ, đức tính đó sẽ làm hạn chế rất nhiều đến quá trình giao quyền hạn cho cấp dưới.
Trách nhiệm
Quyền hạn
Nhiệm vụ
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 62
‰ Sự sẵn sàng chia sẻ :
Một nhà quản trị muốn ủy quyền một cách có kết quả trước hết phải sẵn lòng giao quyền ra quyết định cho cấp dưới. Một sai lầm to lớn của một số nhà quản trị khi leo lên các cấp bậc cao hơn là ở chỗ họ vẫn muốn tiếp tục ra các quyết định cho các cương vị mà họ đã rời bỏ. Nếu sai lầm này không được khắc phục sẽ làm cho việc ủy quyền khó đạt kết quả.
‰ Sự sẵn sàng cho phép người khác mắc sai lầm:
Bất kỳ ai cũng có thể mắc phải sai lầm. Một cấp dưới được phép ủy quyền làm một việc gì đó và họ cũng có thể mắc những sai làm nhất định. Điều đó đòi hỏi cấp trên phải tính đến và biết chấp nhận.
‰ Sẵn sàng tin cậy cấp dưới
‰ Sự sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi :
Cấp trên sẽ không giao quyền hạn cho cấp dưới, nếu họ không có khả năng kiểm tra xem quyền lực đó được sử dụng như thế nào ? Cho nên việc thiết lập các hoạt động kiểm tra là một trong những nghệ thuật của các nhà quản trị.
Ngoài ra, khi ủy quyền cần lưu ý thêm 1 sốđiểm sau đây :
— Xác định các nhiệm vụ cần giao và giao phó quyền hạn theo kết quả cần đạt được.
— Lựa chọn người theo công việc cần làm. Đó chính là yêu cầu của hệ thống giao phó quyền lực.
— Duy trì các đường dây thông tin mở giữa cấp trên và cấp dưới, nhằm cung cấp cho cấp dưới những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và cho việc thực thi đúng quyền hạn được giao.
— Thiết lập được sự kiểm tra đúng đắn nhằm bảo đảm quyền hạn được sử dụng đúng và tôn trọng tính chủđộng sáng tạo của cấp dưới.
— Khen thưởng thỏa đáng ngưới được ủy quyền khi họ toan tất công việc trong đó đặc biệt cần quan tâm đền hình thức đề bạt, khẳng định quyền lực của họ.