Khi nói đến quyền lực thường đề cập đến hai xu hướng : đó là phân quyền và tập trung quyền lực.
Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một tổ chức. Nó là cơ sở của việc giao phó quyền hạn. Ngược lại, trong trường hợp quyền lực không được giao phó thì được gọi là sự tập trung quyền lực. Trên thực tế trong một tổ chức đều có sự phân quyền nhất định. Nhưng, cũng không thể có sự phân quyền tuyệt đối, vì vậy các nhà quản trị cần xác định mức độ phân quyền tối ưu cho tổ chức mình.
Để có thể quyết định được mức độ phân cấp hợp lý cho các bộ phận, đơn vị trong tổ chức, thì trước hết phải xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ phân cấp :
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 64
a. Kích thước, qui mô của tổ chức
Nếu kích thước và qui mô của tổ chức càng lớn thì mức độ phân quyền trong tổ chức càng tăng, tức là càng phải làm nhiều quyết định ở những cấp khác nhau. Tuy nhiên, những nhà quản trị cao cấp chỉ có số thời gian nhất định và thông tin chi tiết bị hạn chế nên họ càng phải phân quyền quyết định cho cấp dưới.
Khi qui mô tổ chức vượt quá mức nào đó, thì có thể sẽ làm giảm sút chất lượng và tốc độ ra quyết định, trong điều kiện đó nên nên thực hiện phân quyền cho các cấp trong tổ chức. Điều đó sẽ làm cho các quyết định được đưa ra một cách nhanh chóng hơn và giúp cho các nhà quản trị giảm bớt thời gian để phối hợp các quyết định của mình với những người khác và nâng cao chất lượng các quyết định.
b. Giá trị của quyết định và sự quan trọng của công việc.
Yếu tố này càng xuống cấp dười càng giảm. Một nhiệm vụ hay quyết định càng quan trọng, thì nó càng ít được phân quyền cho cấp dưới thực hiện.
Thông thường người ta chỉ phân cấp những công việc có tính chất sự vụ hành chánh, ít quan trọng và cần phải quyết định nhanh chóng, kịp thời.
c. Năng lực, trình độ và phẩm chất của các nhà quản trị cấp dưới.
Trước khi tiến hành phân cấp phải xem xét các nhà quản trị cấp dưới có đủ năng lực đảm nhận công việc sẽđược phân cấp hay không. Mức độ phân quyền có thể được tăng lên khi có những nhà quản trị cấp dưới tài giỏi, đủ tin cậy để ủy quyền cho họ.
d. Sự phân bố các bộ phận, đơn vị của tổ chức về mặt không gian.
Thông thường, mức độ phân cấp sẽ tăng lên (nhiều hơn) đối với các bộ phận ở rải rác, cách xa trung tâm điều hành, khó tiếp cận liên lạc thường xuyên được với trung tâm. Mỗi đơn vị lại sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu cầu của địa bàn.
e. Tính ổn định của tổ chức
Thường chỉ tiến hành việc phân cấp đối với các bộ phận, đơn vị đang ở trong tình trạng ổn định, phát triển tốt. Và không thực hiện việc phân cấp đối với các đơn vị mới thành lập hoặc đang ở trong tình trạng biến động xấu, không ổn định.
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 65
Từ việc xem xét các yếu tố này, nhà quản trị sẽ phân tích và quyết định mức độ phân cấp hợp lý cho từng bộ phận, đơn vị trong tổ chức.
Do các yếu tố này là không đồng đều ở tất cả các đơn vị, nên mức độ phân cấp ở từng đơn vị không giống nhau. Có những đơn vị được phân cấp nhiều, có những đơn vị được phân cấp ít, thậm chí có đơn vị không tiến hành phân cấp.
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 66