V. XÂY DỰNG (THIẾT KẾ) CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ.
4.CÁC PHƯƠNG PHÁP HÌNH THÀNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ.
Việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau. Cụ thể là :
a. Phương pháp tương tự :
Đây là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức quản trị có nét tương tự với cơ cấu tổ chức xây dựng.
Để hình thành cơ cấu mới theo phương pháp này, người lãnh đạo thường thành lập một nhóm chuyên gia của nhiều lĩnh vực, như : quản trị, kỹ thuật, kinh tế, tâm lý, xã hội ... và gửi sang một doanh nghiệp tương tự để nghiên cứu cơ cấu tổ chức quản trị của họ. Dựa trên phân tích, nghiên cứu những ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức có sẵn các chuyên gia đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức quản trị mới.
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 68
Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là thời gian hình thành cơ cấu mới nhanh; tiết kiệm được chi phí để thiết kế cơ cấu , thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quí báu của quá khứ.
Nhược điểm của phương pháp này là tính hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức không được đảm bảo chắc chắn, nếu trong quản trị có hiện tượng sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản trị mới.
b. Phương pháp cơ cấu hóa mục tiêu :
Đây là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa trên việc cụ thể hóa hệ thống mục tiêu. Để hình thành cơ cấu tổ chức theo phương pháp này, trước hết cần
xây dựng hệ thống cây mục tiêu với các mục tiêu cần đạt được cụ thể hóa từng bước và cho đến tầng những công việc cần phải làm. Sau đó, nhóm gộp các công việc theo chuyên môn, theo tính chất và xác định khối lượng công việc. Bước tiếp là hình thành các bộ phận của cơ cấu sao cho chúng bao quát hết các nhiệm vụ, các mục tiêu và thiết lập mối liên hệ qua lại giữa các bộ phận.
Sơđồ cây mục tiêu được thể hiện như sau: N II c. Phương pháp định mức - chức năng Những mục tiêu cấp I hững mục tiêu cấp II Những mục tiêu cấp I Những nhiệm vụ, công việc cụ thể cần phải làm Chương V: Chức năng tổ chức Trang 69
Đây là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bằng cách lựa chọn các tiêu chuẩn đã được nghiên cứu sẵn ở các bộ, các ngành cho phù hợp với qui mô, đặc thù của doanh nghiệp.
Điều kiện để thực hiện phương pháp này là đã có cơ cấu tổ chức quản trị mẫu tương ứng với từng qui mô.
d. Phương pháp hình thành cơ cấu dựa trên tương quan các yếu tốảnh hưởng
đến cơ cấu
Đây là phương pháp hình thành cơ cấu dựa trên việc sử dụng phương pháp phân tích tương quan để xác định mức độ tác động của từng yếu tố đến qui mô của cơ cấu tổ chức. Phương pháp này không chỉ xác định những yếu tố nào ảnh hưởng tới cơ cấu, mà còn đòi hỏi phải xác định được mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố lên cơ cấu tổ chức.
Chảng hạn : tính toán số lượng cán bộ nhân viên quản trị (giám đốc, các phó giám đốc, phòng ban, quản đốc, phó quản đốc, đốc công) cho một xí nghiệp sản xuất máy cái trong nông nghiệp. Dựa trên phân tích tương quan chúng ta có công thức chi tiết sau đây :
S
QT = k.S
CN. V. Trong đó :