Theo kinh nghiệm, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là khoảng từ 4 - 8 nhânviên. Tuy nhiên con số này có thể tăng lên đến 12, 15 nhân viên trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những công việc và hoạt động đơn giản, và rút xuống còn 2 đến 3 người khi công việc của cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp.
Số lượng nhân viên mà nhà quản trị điều khiển càng cao, thì có nghĩa là tầm hạn quản trị càng rộng. Ngược lại, thì tầm hạn quản trị hẹp. Đây là một quan điểm phân loại có tính chất tương đối.
Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp có liên quan đến các tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức , hoặc nói khác, có liên quan đến tính phức tạp là một trong những đặc trưng của cơ cấu tổ chức.
Để minh họa điều này hãy xét một thí dụ :
Một công ty lớn có 4.096 công nhân (hoặc nhân viên không chức danh) được bố trí hệ thống quản trị theo tầm hạn kiểm soát như sau :
‰ Với tầm hạn 4, bộ máy quản trị của công ty có 6 tầng nấc chỉ huy, gộp chung là 1.365 quản trị viên.
‰ Với tầm hạn 8, bộ máy quản trị của công ty có 4 tầng nấc chỉ huy, gộp chung là 585 quản trị viên, giảm bớt 780 quản trị viên so với tầm hạn 4 ở trên.
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 52
Khi mở rộng tầm hạn quản trị từ 4 sang 8 theo hình trên, giả sử lương bình quân quản trị viên là 10 triệu/năm tiết kiệm 7,8 tỷ/năm (10 triệu x 780 QTV) đối với qũy lương dành cho QTV.
Qua ví dụ ta thấy rằng cùng 1 lượng nhân viên như nhau, nếu tầm hạn quản trị rộng, xí nghiệp sẽ có ít tầng nấc trung gian giữa giám đốc và công nhân, tức bộ máy quản trị xí nghiệp có dạng hình nón đáy bẹt (thấp).
Ngược lại, nếu tầm hạn quản trị hẹp (tức là mỗi nhà quản trị sẽ chỉđiều khiển một số ít người), xí nghiệp sẽ có nhiều cấp trung gian và bộ máy tổ chức quản trị của xí nghiệp có dạng hình nón thuôn cao (cao).
Như vậy, vấn đề tầng nấc trung gian có liên quan đến tầm hạn quản trị. Muốn giải quyết vấn đề tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, cần phải xác định tầm hạn quản trị.
Thông thường, người ta không muốn những bộ máy tổ chức có nhiều nấc trung gian, vì làm chậm trễ và lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc; và mong muốn có bộ máy quản trị ít tầng nấc trung gian, gọn nhẹ. Để làm được việc này cần phải gia tăng tầm hạn quản trị (Tầm hạn quản trị rộng).
Muốn vậy cần phải nghiên cứu các yếu tốảnh hưởng đến tầm hạn quản trị.
Tầm hạn 4 (hẹp)
1 4 4 16 64 256 1.024 Số QTV = 585 Giảm được 780 QTV so với tầm hạn 4 Số QTV = 1.365 1 8 64 512 4.096 Nhân viên (tác viên)
( Operatives)
4.096 Nhân viên (tác viên) Nhân viên (tác viên)
không chức danh
( Operatives)
(b) Cơ cấu tổ chức hình nón đáy bẹt
(flat structure)
(a) Cơ cấu tổ chức hình nón
thuôn cao (tall structure)
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 53