b/ Sổ sách kế toán.
3.3.6. Hạch toán số lượng lao động
Chỉ tiêu số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên “sổ danh sách lao động” của doanh nghiệp do bộ phận lao động tiền lương lập dựa trên số lao động hiện có của doanh nghiệp, bao gồm cả số lao động dài hạn, lao động tạm thời, lao động trực tiếp, lao động gián tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. “Sổ danh sách lao động” không chỉ tập trung cho toàn doanh nghiệp mà còn được lập riêng cho tưng bộ phận sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm thường xuyên nắn chắc số lao động hiện có của từng bộ phận và toàn doanh nghiệp.
Cơ sở để ghi “Sổ danh sách lao động” là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc. Các chứng từ trên đại bộ phận do phòng quản lý nghiệp vụ lao động tiền lương lập mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc...
Mọi sự biến động về số lượng lao động đều phải ghi chép kịp thời vào “Sổ danh sách lao động” để trên cơ sở đó làm căn cứ tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động kịp thời.
3.3.7. Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thưc tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng người lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩ a to lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lương, tính thưởng chính xác cho từng người lao động.
Chứng từ quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là “bảng chấm công” (mẫu số 02 – LĐTL chế độ chứng từ kế toán). “Bảng
chất
chấm công” sử dụng để ghi chép thời gian làm việc thực tế, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động theo từng ngày. “Bảng chấm công” phải được lập riêng cho từng bộ phận và dùng trong một tháng. Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc các phòng ban là người trực tiếp ghi “bảng chấm công” căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc của đơn vị mình. “Bảng chấm công” phải để tại một điểm công khai để người lao động giám sát được thời gian lao động của mỗi người. Cuối tháng “bảng chán công” được dùng dể làm căn cứ tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, từng phòng ban trong đơn vị.
Ngoài bảng chấm công còn có: Phiếu báo làm thêm giờ, phiếu báo làm đêm, phiếu nghỉ ốm, nghỉ phép,... để làm căn cứ tính lương và BHXH.