b/ Sổ sách kế toán.
3.4.1. Tổ chức công tác kế toán tai Doanh nghiệp tư nhân Tiến Trường 1 Tổ chức bộ máy kế toán
3.4.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty vẫn đang áp dụng mô hình kế toán tập trung. Theo đó, Công ty chỉ mở một hệ thống sổ sách kế toán, tổ chức một bộ máy nhân sự kế toán để thực hiện hầu hết tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Các đơn vị trực thuộc (các đội công trình) không mở sổ sách và thành lập bộ máy nhân sự kế toán riêng mà chỉ tập chung các chứng từ và định kỳ chuyển về ban Tài chính kế toán. Phòng kế toán thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp.
Việc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập chung đối với một doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng hoạt động trên địa bàn trải rộng cả nước làm chậm quá trình thu thập và xử lý thông tin, đồng thời khó gắn kết được kế toán với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, nhất là khi áp dụng chính sách khoán trong điều kiện duy trì bộ máy quản lý một cấp. Tuy nhiên, mô hình trên tỏ ra phù hợp với đặc điểm của một doanh nghiệp quy mô vừa như
chất
Công ty. Các đơn vị trực thuộc công ty thực chất chỉ là các tổ, đội sản xuất thi công ở các công trình với biên chế nhân lực ít. Do đó, nếu cho phép các đơn vị trực thuộc hạch toán nội bộ thì sẽ làm cơ cấu nhân sự thay đổi, không có lợi về cả mặt quản lý lẫn hiệu quả kinh doanh. Trong điều kiện về vốn eo hẹp, việc tổ chức nhiều bộ máy nhân sự kế toán làm gia tăng chi phí một cách không cần thiết, đặc biệt là chi phí gián tiếp. Hơn nữa, mô hình quản lý doanh nghiệp đang được áp dụng tại Doanh nghiệp tư nhân Tiến Trường là trực tuyến – chức năng, tức là quản lý tập trung. Trong điều kiện đó, nếu tổ chức mô hình bộ máy theo kiểu phân tán hay hỗn hợp thì sẽ không thích hợp do tạo ra nhiều đầu mối quản lý và kết nối, đồng thời mở rộng phân cấp, phân quyền quá mức dẫn đến việc bộ máy quản lý khó đảm đương được. Do đó, mô hình bộ máy kế toán tập chung là phù hợp nhất cho Doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay.
Bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Theo đó, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán, phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Với các tổ chức này, các mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản hơn. Đây là phương thức tổ chức phù hợp với mô hình kế toán một cấp tập trung, bộ máy kế toán ít nhân sự với quy mô hoạt động cũng như cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Doanh nghiệp.
Với việc bổ sung thêm hai nhân viên kế toán mới trong những năm gần đây nâng tổng số kế toán viên lên con số 6 và được phân công công việc như sau:
*)Kế toán trưởng: đồng thời là trưởng phòng Kế toán Tài chính, là người tổ
chức chỉ đạo mọi hoạt động của phòng kế toán, lập báo cáo tài chính chung cho toàn bộ công ty và chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp pháp, hợp lý, của các thông tin tài chính được công khai. Bên cạnh đó, với tư cách là một kiểm soát viên về kinh tế tài chính đặt tại công ty, nhiệm vụ quan trọng của kế toán trưởng là giúp các nhà quản lý, quản trị bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh hiện có thông qua việc phân tích tình hình tài chính thể hiện trong các thông tin kế toán thu được làm cơ sở cho quá trình ra quyết định. Nhiệm vụ của kế toán trưởng như sau:
chất
Chỉ đạo công tác thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính và nghĩa vụ nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm phát luật.
Chỉ đạo công tác phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của Doanh nghiệp.
Chỉ đạo công tác cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán tài chính trong công ty. Tham gia công tác kiểm tra xem xét các dự án về đầu tư, sửa chữa lớn và XDCB, các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính và pháp luật cũng như hiệu quả của các phương án đó.
Trực tiếp tổ chức, điều hành bộ máy kế toán của Doanh nghiệp theo quy định Luật kế toán.
Lập báo cáo tài chính theo chế độ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc.
*) Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán để thực hiện việc kiểm
tra tính cân đối, chính xác trên các bảng kê, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và nhật ký chứng từ kế toán, hướng dẫn và kiểm tra các phần hành kế toán, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, hạch toán đúng nguyên tắc, chuẩn mực và phương pháp kế toán hiện hành cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết thuộc lĩnh vực kế toán, phục vụ cho việc phân tích, đánh giá và điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả, cùng các phần hành kế toán hoàn thiện số liệu để lập báo cáo theo yêu cầu của ngành và cấp trên, tham gia vào công tác đánh giá, phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Đồng thời kế toán tổng hợp được phân công thực hiện kế toán các phần hành: tiền ngân hàng, chi phí và giá thành, lương
chất
và các khoản trích theo lương, công nợ phải thu, công nợ phải trả, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính.
*) Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ thực hiện kế toán vốn bằng tiền tất cả các
khoản thanh toán nội bộ công ty, nhà cung cấp, chủ đầu tư và ngân sách Nhà nước.
Hình 3-3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Doanh nghiệp tư nhân Tiến Trường
*) Kế toán vật tư: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật tư, hạch
toán chi tiết nguyên vật liệu.
Kế toán Tổng hợp
Kế toán thanh toán
Kế toán thuế $ TSCĐ Kế toán trưởng (Trưởng ban kế toán) Kế toán vật tư Thủ quỹ
chất
*) Kế toán thuế & TSCĐ: có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục thanh quyết toán các
loại thuế với cơ quan thuế và theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và quản lý toàn bộ TSCĐ của công ty. Đồng thời kế toán căn cứ vào tỷ lệ khấu hao quy định cho từng loại TSCĐ đã được cơ quan quản lý vốn duyệt để tiến hành trích khấu hao.
*) Thủ quỹ: thực hiện thu – chi tiền mặt theo từng chứng từ thu – chi khi đã đủ điều
kiện theo nguyên tắc; hàng ngày kiểm kê tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt; tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của khoản thu – chi và tồn quỹ; thực hiện kiểm kê tiền mặt theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo về thu – chi tiền mặt; thực hiện các công việc khác khi được phân công.
Số lượng nhân viên kế toán tại công ty như vậy là đủ để thực hiện công tác kế toán phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Mặt khác, tất cả các kế toán viên đều đã qua đào tạo chuyên môn, làm việc theo phương châm người có kinh nghiệm hướng dẫn cho người chưa có kinh nghiệm dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Phòng đã thường xuyên bồi dưỡng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho công nhân viên trong phòng, đặc biệt là trình độ vận hành máy vi tính. Đến nay, 100% cán bộ công nhân viên chức trong phòng đã sử dụng máy vi tính để phục vụ thiết thực cho công việc của mình và ngày càng nâng cao chất lượng làm việc.
Đây là một trong những cố gắng của Công ty nhằm đơn giản hoá,hiện đại hoá công tác kế toán, giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán viên, tăng khả năng xử lý và cung cấp thông tin cho quá trình quản lý.