+ Bộ phận tham gia: - Phòng bán hàng - Phòng kế toán - Thủ quỹ - Bộ phận kho - Bộ phận lập hóa đơn + Chứng từ sử dụng: - Lệnh bán hàng - Phiếu chấp nhận bán hàng (PCNBH) - Hóa đơn
- Phiếu xuất kho - Phiếu thu + Quy trình:
Căn cứ vào đơn đặt hàng do khách hàng gửi đến, trưởng phòng bán hàng sẽ xét duyệt, lập lệnh bán hàng (2 liên) và phiếu chấp nhận bán hàng (2 liên). Liên 2 PCNBH được gửi cho khách hàng. Lưu những chứng từ còn lại tại phòng bán hàng.
Đến ngày giao hàng, khách hàng cầm liên 2 PCNBH đến phòng bán hàng. Nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu với những chứng từ đã lưu trước kia và lập phiếu xuất kho (3 liên). Liên 2 PCNBH đưa trở lại cho khách hàng.
Lệnh bán hàng (liên 2), 3 liên phiếu xuất kho và đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa đơn. Nhân viên xuất hóa đơn sẽ kiểm tra, đối chiếu những chứng từ này và lập hóa đơn làm 3 liên.
Bộ chứng từ gồm: lệnh bán hàng (liên 2), Phiếu xuất kho (3 liên), đơn đặt hàng, hóa đơn (3 liên) được chuyển cho phòng kế toán. Kế toán sẽ đối chiếu lại, nhập liệu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay và in ra phiếu thu (3 liên).
Sau đó, toàn bộ chứng từ này được chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ kiểm tra, đối chiếu, làm thủ tục nhận tiền, cùng khách hàng ký tên lên 3 liên phiếu thu, và đóng dấu “Đã thanh toán” lên 3 liên hoá đơn. Hoá đơn đã đóng dấu (liên 2) và phiếu thu đã ký nhận (liên 2) đưa cho khách hàng. Thủ quỹ giữ lại phiếu thu (liên 3) ghi sổ quỹ và lưu. Chuyển hóa đơn (liên 1) về lưu tại bộ phận lập hóa đơn, còn phiếu thu (liên 1) và hóa đơn (liên 3) được chuyển về phòng kế toán kiểm tra lại và lưu.
Phiếu xuất kho (3 liên) cùng LBH (liên 2) và đơn đặt hàng được chuyển xuống kho. Thủ kho kiểm tra, đối chiếu, làm thủ tục xuất hàng, cùng khách hàng ký tên lên 3 liên phiếu xuất kho. Sau khi hoàn tất thủ tục thì phiếu xuất kho (liên 1) và đơn đặt hàng được chuyển về lưu tại phòng bán hàng. Lệnh bán hàng (liên 2) và phiếu xuất kho (liên 2) chuyển về phòng kế toán kiểm tra lại và lưu. Thủ kho giữ lại liên 3 phiếu xuất kho ghi thẻ kho và lưu.
Hình 2.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng thu tiền ngay