+ Bộ phận tham gia: - Phòng kế toán - Thủ quỹ + Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu - Hóa đơn + Quy trình:
Khi đến hạn thanh toán, khách hàng đem hóa đơn đến phòng kế toán .Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu, kiểm tra với hóa đơn, lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho đã lưu trước kia, nhập liệu và in phiếu thu ( 3 liên ).
Ba liên phiếu thu và 2 liên hóa đơn được chuyển xuống cho thủ quỹ .Thủ quỹ so sánh , đối chiếu, nhận tiền, đóng dấu “đã thanh toán “lên liên 2 và liên 3 hóa đơn và cùng với khách hàng ký tên lên 3 liên phiếu thu.
Thủ quỹ giữ lại phiếu thu “(liên 3) để ghi sổ quỹ và lưu. Liên 2 phiếu thu và liên 2 hoá đơn giao cho khách hàng.
Còn liên 3 hóa đơn và liên 1 phiếu thu chuyển về phòng kế toán kiểm tra lại và lưu.
Hình 2.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu tiền bán hàng trả chậm bằng tiền mặt 2.2.2.4 – Hàng bán bị trả lại + Bộ phận tham gia: - Phòng bán hàng - Phòng kế toán - Bộ phận kho + Chứng từ sử dụng: - Phiếu chấp nhận hàng bán bị trả lại (PCNHBBTL) - Phiếu nhập kho + Quy trình:
Khi nhận được Hóa đơn hàng bán bị trả lại từ khách hàng, Phòng bán hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu với nghiệp vụ bán hàng đã lưu trước đó, xét duyệt và lập PCNHBBTL (3liên).
Phòng bán hàng lưu tạm thời 2 liên Phiếu chấp nhận hàng bán bị trả lại và Hóa đơn hàng bán bị trả lại, giao liên 2 Phiếu chấp nhận hàng bán bị trả lại cho khách hàng.
Khi khách hàng mang liên 2 Phiếu chấp nhận hàng bán bị trả lại cùng với Phiếu giao hàng đến và gửi trả hàng cho công ty, Phòng bán hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu các chứng từ này và lập Phiếu nhập kho (3 liên). Trả lại liên 2 phiếu chấp nhận hàng bán bị trả lại cho khách hàng.
Bộ chứng từ gồm Hóa đơn hàng bán bị trả lại, Phiếu giao hàng, liên 3 Phiếu chấp nhận hàng bán bị trả lại và 3 liên Phiếu nhập kho được chuyển xuống Bộ phận kho. Thủ kho kiểm tra, đối chiếu, cho nhập hàng vào kho, cùng với khách hàng kí xác nhận lên 3 liên Phiếu nhập kho và Phiếu giao hàng. Trả lại liên 3 phiếu giao hàng cho khách hàng.
Liên 1 phiếu nhập kho được chuyển về lưu tại phòng bán hàng. Thủ kho giữ lại liên 3 phiếu nhập kho, ghi thẻ kho và lưu. Đồng thời chuyển các chứng từ còn lại: liên 2 phiếu giao hàng, hóa đơn hàng bán bị trả lại, phiếu chấp nhận hàng bán bị trả lại (liên 3) và liên 2 phiếu nhập kho về phòng kế toán kiểm tra lại và nhập liệu nghiệp vụ ghi giảm nợ phải thu và lưu.
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
2.2.2.5 – Giảm giá hàng bán
+ Bộ phận tham gia: - Phòng bán hàng - Phòng kế toán + Chứng từ sử dụng:
- Phiếu chấp nhận giảm giá + Quy trình:
Phòng bán hàng nhận Phiếu yêu cầu giảm giá từ khách hàng. Trưởng phòng bán hàng kiểm tra, đối chiếu với Hóa đơn, Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho, xét duyệt giảm giá, lập Phiếu chấp nhận giảm giá (3 liên có ghi rõ giảm giá cho hóa đơn nào).
Phòng bán hàng lưu lại liên 1 Phiếu chấp nhận giảm giá. Còn liên 2 chuyển cho khách hàng.
Liên 3 phiếu chấp nhận giảm giá cùng phiếu yêu cầu giảm giá được chuyển xuống cho bộ phận lập hóa đơn để lập hóa đơn điều chỉnh giá. Sau đó lưu lại liên 1 hóa đơn điều chỉnh giá
tại đây.
Liên 2 hóa đơn điều chỉnh giá được gửi cho khách hàng. Liên 3 Phiếu chấp nhận giảm giá và hóa đơn điều chỉnh giá cùng phiếu yêu cầu giảm giá được chuyển về phòng kế toán để kiểm tra, đối chiếu với những chứng từ liên quan, nhập liệu ghi giảm Nợ phải thu và lưu giữ.
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Hình 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ giảm giá hàng bán
2.2.3 – Báo cáo trong chu trình bán hàng
Nhóm báo cáo theo dõi khách hàng
+ Báo cáo chi tiết từng khách hàng.
+ Báo cáo nợ phải thu theo từng thời hạn nợ.
Nhóm báo cáo theo dõi bán hàng
+ Báo cáo chi tiết bán hàng.
+ Báo cáo phân tích bán hàng theo khu vực, mặt hàng, nhân viên, khách hàng theo thời gian.
Các báo cáo hoạt động
+ Thời gian xử lý yêu cầu của khách hàng.
+ Hiệu quả của các khoản chi quảng cáo, khuyến mại.
2.2.4 – Mục tiêu kiểm soát trong chu trình bán hàng
+ Tất cả các nghiệp vụ đều được xét duyệt.
+ Tất cả các nghiệp vụ xét duyệt đều được thực hiện đúng đắn. + Tất cả các nghiệp vụ ghi chép đều có thực.
+ Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ có thực. + Ghi chép chính xác các nghiệp vụ. + Bảo vệ tài sản liên quan.
+ Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
2.2.5 – Các rủi ro và thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng
2.2.5.1 – Các rủi ro trong chu trình bán hàng
Rủi ro Ảnh hưởng
Bán chịu cho khách hàng có tình trạng thanh
toán kém. - Không thu được nợ, lỗ do nợ khó đòi.
Giao hàng sai mặt hàng, số lượng, địa chỉ. - Ảnh hưởng đến uy tín của công ty và sự thỏa mãn của khách hàng.
Mất mát hàng hóa. - Mất mát tài sản, hàng tồn kho bị đánh giá không đúng (overstate).
Quên không lập hóa đơn cho khách hàng. - Mất hàng, mất doanh thu.
- Hàng tồn kho bị đánh giá sai (overstate). - Nợ phải thu bị đánh giá sai (understate).
Lập hóa đơn sai. - Ảnh hưởng đến khách hàng.
Mất mát tiền. - Mất tài sản.
- Nợ phải thu bị đánh giá sai (overstate). Cập nhật nợ phải thu không chính xác. - Ảnh hưởng đến khách hàng.
- Cung cấp thông tin sai.
Mất mát dữ liệu. - Ảnh hưởng đến việc sử dụng thông tin ra quyết định.
- Ảnh hưởng đến bị mất thông tin, kinh doanh. Hoạt động không hiệu quả. - Ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của doanh
nghiệp.
2.2.5.2 – Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng
Hoạt động xử lý đơn đặt hàng
+ Người hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi người hoặc phòng chịu trách nhiệm bán hàng. Hơn nữa, công ty nên xác định rõ ràng những chính sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thông tin về khách hàng. Trong điều kiện lý tưởng, công ty nên có một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng. Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Vì các công ty có thể có khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng nước ngoài, nên luôn luôn dùng L/C đối với khách hàng nước ngoài và ngân hàng phát hành L/C phải lớn và có uy tín.
+ Lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng. Trong môi trường kinh doanh có rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay kí quỹ.
+ Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng. + Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng.
Giao hàng
+ Nên thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa kho và người nhận hàng.
+ Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt, đối chiếu với lệnh bán hàng, phiếu xuất kho. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài có thể tiền hành giao hàng. Nếu có thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển. Ngoài ra, nếu Công ty sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó. Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó.
+ Áp dụng các thủ tục kiểm soát ứng dụng.
Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu
+ Tách biệt chức năng giao hàng, xuất kho, lập hóa đơn.
+ Hóa đơn thường được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận này có trách nhiệm:
- Kiểm tra số hiệu các chứng từ chuyển hàng.
- So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh (nếu có).
- Ghi tất cả những dữ kiện này vào hóa đơn.
- Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị. - Tính ra số tiền từng loại cho cả hóa đơn.
+ Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt + Đánh số trước các chứng từ và đối chiếu lẫn nhau.
+ Tạo trước các danh mục giá, khách hàng, hàng tồn kho. + Quy định rõ ràng chặt chẽ về chính sách chiết khấu.
+ Trước khi gửi đi, hóa đơn cần được kiểm tra lại bởi một người độc lập với người lập hóa đơn.
+ Kiểm soát nhập liệu.
Thu tiền
+ Phân công cho 2 nhân viên khác nhau phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp và đối chiếu với nhau.
+ Liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để lập chương trình và phân công đòi nợ.
+ Gửi thông báo nợ và đối chiếu nợ định kỳ với khách hàng. + Tách biệt chức năng thủ quỹ, xét duyệt và theo dõi phải thu. + Thanh toán qua ngân hàng, hạn chế giao dịch bằng tiền mặt. + Thường xuyên đối chiếu số dư với ngân hàng
+ Đối chiếu độc lập tiền thực tế và trên sổ sách. + Áp dụng chính sách thu tiền tập trung.
+ Đánh số trước các chứng từ thu tiền như phiếu thu, biên lai.
+ Đối với trường hợp bán lẻ hàng hóa có thể áp dụng hệ thống máy tính tiền tự động để khách hàng có thể nhìn thấy, kiểm tra trong quá trình mua hàng. Phiếu tính tiền phải được in ra cùng với thông tin về hàng hóa mà khách hàng mua đồng thời khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn. Cuối ngày nên tính tổng số tiền thu được trên cơ sở đối chiếu với kết quả kiểm kê hàng hóa. Nếu đơn vị không có hệ thống tính tiền tự động thì nên lập báo cáo thu trong ngày kết hợp với ghi chép từng nghiệp vụ bán hàng.
Hàng bán bị trả lại và giảm giá
+ Cần thành lập một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng như khấu trừ các khoản nợ phải thu có liên quan đến những hàng hóa bị trả lại và giảm giá.
+ Có thể thiết kế chứng từ riêng để phản ánh sự xét duyệt đối với những hàng hóa này, đồng thời làm căn cứ ghi sổ.
Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được
+ Cần phải có cấp quản lý xét duyệt, cho phép xóa số các khoản nợ này, sau đó kế toán mới được ghi chép vào sổ sách.
+ Quy định chặt chẽ các thủ tục xét duyệt.
Ngoài ra để ngăn chặn tình trạng mất mát dữ liệu và hoạt động không hiệu quả thì có thể áp dụng các thủ tục kiểm soát sau:
+ Sao lưu dữ liệu dự phòng, lập kế hoạch khắc phục.
+ Giới hạn quyền truy cập về mặt vật lý, phân chia quyền sử dụng hệ thống. + Thiết kế và cung cấp đầy đủ các báo cáo cần thiết theo yêu cầu.
(Nguồn internet) (Kiểm toán, 2007, NXB Lao Động-Xã Hội, trang 342-345)
3.1 – Sản phẩm, dịch vụ và yêu cầu thông tin trong chu trình bán hàng tại công ty Hoàng Cương
3.1.1 – Sản phẩm và dịch vụ
3.1.1.1 – Sản phẩm
Nhìn chung, sản phẩm của công ty chủ yếu là các chủng loại sản phẩm điện tử, điện lạnh, điện gia dụng đa dạng được cung cấp bởi các nhà sản xuất có tiếng trên thị trường. Hiện nay, công ty đang là đại lý của nhãn hiệu Darling chuyên cung ứng các sản phẩm tủ đông, tivi,…Đối với các nhãn hiệu khác như LG, Tiến Đạt, Gali, Samsung,…công ty chúng ta chỉ là trung gian.
Các sản phẩm của công ty chia làm 3 loại sau đây:
Điện lạnh:
+ Tủ lạnh: đây là mặt hàng có số lượng tiêu thụ nhiều nhất của công ty với chủng loại màu sắc, dung tích đa dạng từ 150-220 lít của các nhãn hiệu LG, Funiki, Samsung,… + Máy lạnh: các loại máy lạnh của công ty có kiểu dáng gọn gàng, thanh lịch, có những tính năng ưu việt, có thể trang bị cho nhiều diện tích khác nhau được cung cấp bởi LG, Toshiba, Sharp,…
+ Nóng tắm trực tiếp và gián tiếp: với nhiều chủng loại, kiểu dáng nhỏ gọn, hình dáng đẹp, phù hợp với mọi kích cỡ phòng tắm, độ bền cao của các nhãn hiệu như Ariston, Panasonic,..
+ Máy giặt: với nhiều loại có tính năng đa dạng, dung tích khác nhau từ 6,2-12 kg với các nhãn hiệu Samsung, Toshiba,…
+ Tủ đông: với nhãn hiệu chủ yếu là Alaska, Nagakawa, Sanaky,…
Điện tử:
+ Tivi, LCD: với nhiều kiểu dáng và kích cỡ đa dạng 17’, 21’, 25’, 29’, …được cung cấp bởi Darling, LG, …
+ Đầu DVD, micro, loa vi tính, amply,…của Sony, California, Tiến Đạt,…
Gia dụng
Các sản phẩm như nồi cơm, máy hút bụi, máy xay sinh tố, bình thủy,…của Philip, Sanyo, …với kiểu dáng, màu sắc, tính năng đa dạng đáp ứng đựơc nhu cầu tiêu dùng của mọi khách hàng.
Hiện nay, công ty đang xây dựng hệ thống dịch vụ toàn diện từ khâu bán hàng đến khâu bảo trì nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Khi mua bất kỳ sản phẩm nào, khách hàng sẽ được nhân viên bán hàng của công ty hướng dẫn kỹ càng cách sử dụng cũng như tính năng của sản phẩm với thái độ nhiệt tình, niềm nở tạo được sự hài lòng nơi khách hàng. Phương châm của công ty là “không chỉ bán hàng mà còn phải tư vấn cho khách hàng”. Do đó, mọi nhân viên của công ty đều nỗ lực phục vụ khách hàng với thái độ chân thành.
Đội ngũ nhân viên giao nhận luôn sẵn sàng giao hàng đến bất cứ nơi đâu, tại bất cứ thời điểm nào nếu khách hàng yêu cầu. Đặc biệt, dịch vụ bảo hành, bảo trì của công ty đang nhận được nhiều lời khen ngợi và đánh giá cao từ khách hàng. Khi khách hàng có yêu cầu về việc sửa chữa sản phẩm, nhân viên bảo trì của công ty luôn sẵn sàng có mặt bất kể thời gian nào để kiểm tra và sửa chữa.
3.1.2 – Yêu cầu thông tin về chu trình bán hàng trong công ty
STT Người sử dụng Mục tiêu Nội dung thông tin Bộ phận cung cấp
1 Ban giám đốc
- Đề ra chiến lược kinh doanh dài hạn, đưa ra các quyết định quan trọng.
- Xây dựng, phê duyệt các chính sách, kế hoạch về lãi, giá bán, chi phí, khen thưởng nhân viên…
- Lên kế hoạch đẩy mạnh mức tiêu thụ ở từng khu vực trong các chương trình khuyến mãi.
- Thông tin về doanh số, lãi, lỗ bán hàng của từng ngành hàng theo từng nhân viên, từng tháng. - Tổng hợp dự toán chi phí và doanh số đạt được trong từng tháng, từng chương trình khuyến mãi.
- Báo cáo hàng hóa bán ra theo khách hàng