+ Bộ phận tham gia: - Phòng bán hàng - Phòng kế toán - Bộ phận lập hóa đơn - Phòng tín dụng - Bộ phận kho - Bộ phận giao nhận + Chứng từ sử dụng: - Lệnh bán hàng - Phiếu chấp nhận bán hàng (PCNBH) - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn
- Phiếu giao hàng + Quy trình:
Căn cứ vào đơn đặt hàng do khách hàng gửi đến, trưởng phòng bán hàng sẽ xét duyệt bán hàng, lập lệnh bán hàng (2 liên) và PCNBH (2 liên). Đơn đặt hàng được lưu tại phòng bán hàng.
Lệnh bán hàng và PCNBH được chuyển cho trưởng phòng tín dụng xét duyệt bán chịu. Những chứng từ này sau khi xét duyệt được chuyển trả về cho phòng bán hàng. Tại đây, liên 2 PCNBH được chuyển cho khách hàng và lưu những chứng từ còn lại.
Đến ngày giao hàng, nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ đã lưu trước kia và lập phiếu xuất kho (3 liên).
Bộ chứng từ gồm: phiếu xuất kho (3 liên), lệnh bán hàng đã duyệt (liên 2) và đơn đặt hàng được chuyển xuống kho. Thủ kho sẽ kiểm tra, đối chiếu, xuất hàng giao cho bộ phận giao nhận. Sau đó giữ lại liên 3 phiếu xuất kho ghi thẻ kho và lưu, chuyển liên 1 phiếu xuất kho về lưu tại phòng bán hàng.
Bộ phận giao nhận nhận hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho (liên 2), lệnh bán hàng (liên 2) và đơn đặt hàng sẽ lập phiếu giao hàng (3 liên) và chuyển hàng đến cho khách hàng.
Nhân viên giao nhận sau khi giao hàng, cùng với người nhận ký tên lên 3 liên phiếu giao hàng, giao liên 2 cho người nhận. Đem liên 1 về lưu tại bộ phận giao nhận, còn liên 3 chuyển về cho bộ phận lập hóa đơn cùng với lệnh bán hàng và đơn đặt hàng.
Bộ phận lập hóa đơn sẽ kiểm tra đối chiếu lập hóa đơn 3 liên. Liên 1 lưu, liên 2 chuyển cho khách hàng, hóa đơn liên 3 cùng những chứng từ còn lại chuyển cho phòng kế toán.
Phòng kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho (liên 2), đơn đặt hàng, lệnh bán hàng (liên 2), phiếu giao hàng (liên 3) và hóa đơn (liên 3) sẽ kiểm tra, đối chiếu lại, nhập liệu và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng trả chậm. Sau đó, chuyển đơn đặt hàng về lưu tại phòng bán hàng, và lưu tất cả những chứng từ còn lại.
Hình 2.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng trả chậm