Hoạt động lập phiếu giao hàng và giao hàng:
+ Thông tin trên phiếu giao hàng bị sai, do 2 nguyên nhân:
- Nhân viên bán hàng ghi sai tên hàng, số lượng, đơn giá trên phiếu bán hàng. - Nhân viên thu ngân nhập sai thông tin về tên hàng, số lượng, đơn giá. + Thủ kho xuất hàng không đúng chủng loại, số lượng.
+ Giao hàng sai mặt hàng, số lượng, địa chỉ hoặc là trễ hẹn.
+ Hàng giao bị trầy xước, hư hỏng dẫn đến việc khách phàn nàn, không nhận hàng. + Nhân viên giao nhận lợi dụng thời gian đi giao hàng để làm việc riêng.
+ Hàng hóa trong kho bị mất mát, hư hỏng, không trùng khớp với số liệu trên sổ sách.
Hoạt động lập hóa đơn và thu tiền:
+ Kế toán lập hóa đơn sai dẫn đến việc hủy hóa đơn hoặc là cập nhật thông tin sai vào phần mềm.
+ Quên không lập hóa đơn cho khách hàng.
+ Nhân viên thu ngân bảo quản tiền không kỹ dẫn đến mất tiền. + Tiền khách trả nợ bị chiếm dụng.
+ Tiền mặt trong quỹ bị mất mát.
+ Có sự chênh lệch giữa tiền mặt thực tế và tiền trên số sách, chứng từ. + Khoản phải thu khó đòi, quá hạn lâu ngày dẫn đến không thu hồi được. + Quên cập nhật thông tin khách hàng trả nợ vào phần mềm.
+ Cập nhật thông tin về nợ phải thu không chính xác về số tiền, khách hàng.
Hoạt động nhận hàng ký gửi và thanh toán tiền hàng:
+ Nhập kho hàng không đúng chủng loại, số lượng như trong hợp đồng. + Hàng nhập bị hư hỏng, không đảm bảo chất lượng.
+ Thủ kho ghi nhận sai thông tin về hàng nhập trên biên nhận làm cho kế toán cập nhật và theo dõi tình hình tồn kho hàng hóa không chính xác.
+ Hóa đơn nhà cung cấp lập bị sai về số lượng, chủng loại hàng, đơn giá bán dẫn đến cập nhật thông tin về nợ phải trả sai.
+ Quên không cập nhật hoặc là cập nhật sai thông tin về nợ phải trả.
+ Chi trả tiền hàng cho nhà cung cấp mà chưa có sự xét duyệt của giám đốc hoặc người có thẩm quyền.
Nguồn dữ liệu và hoạt động:
+ Thông tin kế toán bị rò rõ, mất mát. + Hoạt động không hiệu quả.