Là một phần mềm được thiết kế phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong chu trình bán hàng, phần mềm có những hỗ trợ sau:
+ Ghi nhận đơn đặt hàng của khách. Kết hợp với module bán hàng trong việc theo dõi đơn hàng đã xuất.
+ Hỗ trợ in phiếu giao hàng, in hóa đơn bán hàng, ghi nhận các nghiệp vụ bán thu tiền mặt, bán ghi công nợ theo từng chứng từ, quy định thời gian và mức nợ cho phép.
+ Ghi nhận nhập, xuất hóa đơn VAT đầu vào, đầu ra. Tổng hợp nhập xuất tồn hóa đơn. + Thu tiền của khách hàng và các khoản thu khác.
+ Có thể thêm các chứng từ cần thiết.
+ Các báo cáo theo từng thời điểm, chi tiết hay tổng hợp tùy theo nhu cầu của người sử dụng:
- Báo cáo bán hàng theo ngày - Báo cáo hàng bán ra
- Báo cáo hàng tồn kho tổng hợp - Báo cáo công nợ khách hàng - Báo cáo thu, chi tiền mặt
- Doanh số và lãi của khách hàng theo từng thời gian. - Báo cáo nhập xuất tồn hóa đơn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
---***---
ĐƠN XIN DUYỆT CHI
Kính gửi: Công ty TNHH TM Hoàng Cương
Tôi tên là: ...Bộ phận:……….. Xin đề nghị duyệt chi số tiền:……….. Bằng chữ:………. Lý do:……… ………..
Người nhận Kế toán Thủ quỹ Tp.HCM, Ngày…tháng…năm 200…
3.4 – Luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ trong chu trình bán hàng tại công ty Hoàng Cương Hoàng Cương
3.4.1– Bán hàng thu tiền ngay
+ Bộ phận tham gia: - Nhân viên bán hàng - Thu ngân - Kho - Bộ phận giao nhận - Phòng kế toán - Thủ quỹ + Chứng từ sử dụng: - Phiếu giao hàng - Hóa đơn - Phiếu bán hàng - Phiếu thu
- Bảng kê các loại tiền + Quy trình:
Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên phụ trách quầy hàng sẽ tư vấn, giúp khách hàng chọn lựa và quyết định mua, sau đó viết “phiếu bán hàng” ghi tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã hàng, số lượng mua, giá thanh toán đã có thuế, mã hoặc tên nhân viên bán hàng. Hướng dẫn khách hàng đến quầy thu ngân thanh toán. Nhân viên thu ngân căn cứ vào “phiếu bán hàng” nhập liệu vào máy tính, in ra Phiếu giao hàng làm 4 liên sau đó thu tiền của khách.
Nếu khách thanh toán toàn bộ số tiền thì nhân viên thu ngân sau khi kiểm tra tiền sẽ đóng dấu “Đã nhận đủ” lên 4 liên Phiếu giao hàng, còn nếu chỉ đặt cọc một khoản thì sẽ đóng dấu “Đã nhận cọc”. Sau đó giao 1 liên (hồng) cho khách hàng, 1 liên (xanh) để lại tại quầy.
Nếu khách nhận hàng ngay tại cửa hàng: Nhân viên bán hàng sẽ cầm 2 liên phiếu giao hàng còn lại (trắng + vàng có bấm kèm “phiếu bán hàng”) xuống kho. Thủ kho kiểm tra, đối chiếu giữa phiếu bán hàng và 2 liên phiếu giao hàng, làm thủ tục xuất kho. Sau đó giữ lại liên vàng có kèm “phiếu bán hàng” ghi thẻ kho. Nhân viên bán hàng đem hàng cùng liên trắng ra cổng. Bảo vệ sẽ căn cứ vào phiếu giao hàng kiểm tra số lượng, chủng loại, model của mặt hàng, sau đó ký tên lên phiếu giao hàng và cho đem ra khỏi cổng giao khách hàng. Hoàn tất việc giao hàng cho khách nhân viên bán hàng sẽ nộp lại liên trắng cho thu ngân.
Còn nếu phải vận chuyển hàng giao cho khách: 2 liên phiếu giao hàng sẽ được chuyển xuống kho. Thủ kho kiểm tra, đối chiếu giữa “phiếu bán hàng” và 2 liên, xuất hàng, giữ lại liên vàng kèm “phiếu bán hàng” để ghi thẻ kho. Sau khi trưởng bộ phận giao nhận đã ghi tên nhân viên giao nhận lên liên trắng và bảng điều phối giao nhận, nhân viên giao nhận đem hàng và liên trắng ra cổng. Bảo vệ đối chiếu giữa liên trắng và hàng xem có đúng model, số lượng và chủng loại hay không rồi ký tên lên liên trắng và cho xuất hàng ra khỏi cổng.
Trường hợp khi giao hàng, khách trả nốt phần tiền còn lại. Nhân viên giao hàng sẽ đem liên trắng cùng tiền về nộp cho thu ngân, thu ngân kiểm tiền và đóng dấu “Đã nhận đủ” lên phiếu giao hàng, ký tên, đóng dấu vào sổ của nhân viên giao nhận về số tiền đã nhận.
Sáng hôm sau, phòng kế toán sẽ nhận được phiếu giao hàng: 2 liên (xanh + trắng) từ thu ngân, liên vàng và “phiếu bán hàng” từ kho. Kế toán sẽ sắp xếp theo thứ tự, kiểm tra, đối chiếu giữa “phiếu bán hàng” và 3 liên phiếu giao hàng xem có chính xác và trùng khớp với nhau không. Sau đó sẽ đối chiếu lại trên phần mềm xem thu ngân nhập có chính xác không.
Cuối mỗi ngày, hoặc sáng hôm sau, nhân viên thu ngân sẽ kiểm tra tiền đem lên nộp thủ quỹ. Sau khi 2 bên đã kiểm đếm tiền đầy đủ sẽ ghi và cùng ký tên vào “ Bảng kê các loại tiền” số lượng, giá trị của từng loại tiền và tổng số tiền đã nộp. Thủ quỹ cũng sẽ căn cứ vào số tiền nhận được ghi trên phiếu giao hàng của ngày hôm đó, trừ cho số tiền chi ra, tính ra tổng số tiền thu được, đối chiếu với tổng số tiền mà thu ngân nộp. Nếu thiếu sẽ tính phạt thu ngân, nếu thừa thì thu ngân giữ. Đồng thời thủ quỹ ghi sổ quỹ.
Về việc lập hóa đơn bán hàng, nếu khi mua hàng khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn ngay thì nhân viên quầy sẽ đem thông tin về sản phẩm và khách hàng lên phòng kế toán. Kế toán sau khi gọi điện tham khảo ý kiến khách hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng 3 liên, giao liên 2 cho khách hàng. Còn nếu khách không cần lấy gấp thì mấy ngày sau, kế toán sẽ lập, liên lạc và chuyển giao hóa đơn cho khách hàng bằng đường bưu điện, nhân viên giao nhận đưa tới cho khách hoặc hẹn khách tới lấy. Nhân viên kế toán căn cứ vào tờ hóa đơn vừa lập sẽ nhập liệu vào phần mềm ở phần hành xuất hóa đơn.
Hình 3.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng thu tiền ngay tại công ty Hoàng Cương 3.4.2 – Bán hàng trả chậm và thu tiền hàng + Bộ phận tham gia: - Nhân viên bán hàng - Thu ngân - Kho - Bộ phận giao nhận - Phòng kế toán - Thủ quỹ + Chứng từ sử dụng:
- Phiếu giao hàng - Hóa đơn - Phiếu thu
- Bảng kê các loại tiền - Phiếu bán hàng + Quy trình:
Tương tự như chu trình bán hàng thu tiền ngay, nhưng vì khách hàng chưa thanh toán đủ (chủ yếu đối với các món hàng có giá trị lớn như ti vi, LCD, tủ lạnh, máy giặt,…), nên sau khi in phiếu giao hàng làm 4 liên. Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu “Nợ” lên 4 liên đó, giao 1 liên (hồng) cho khách hàng, liên xanh để lại quầy, 2 liên còn lại sẽ được chuyển cho kho.
Thủ kho kiểm tra, đối chiếu giữa “phiếu bán hàng” và 2 liên phiếu giao hàng, xuất hàng cho nhân viên giao nhận, đồng thời giữ lại liên vàng kèm “phiếu bán hàng” để lại ghi thẻ kho.
Sau khi trưởng bộ phận giao nhận đã ghi tên nhân viên giao nhận lên liên trắng phiếu giao hàng và bảng điều phối giao nhận, nhân viên giao nhận đem hàng cùng liên trắng ra cổng. Bảo vệ đối chiếu giữa liên trắng và hàng xem có đúng model, số lượng và chủng loại hay không rồi ký tên lên liên trắng và cho xuất hàng ra khỏi cổng. Sau khi giao hàng, nhân viên giao nhận sẽ nộp lại liên trắng cho thu ngân.
Sáng hôm sau, phòng kế toán sẽ nhận được phiếu giao hàng: 2 liên từ thu ngân, 1 liên từ kho. Kế toán sẽ sắp xếp theo thứ tự, kiểm tra, đối chiếu giữa “phiếu bán hàng” và 3 liên phiếu giao hàng xem có chính xác và trùng khớp với nhau không. Sau đó sẽ đối chiếu lại trên phần mềm xem thu ngân nhập có chính xác không và lưu. Ngoài ra phải lấy liên trắng đem lưu vào hồ sơ khách hàng đối với những khách hàng nợ.
Về việc lập hóa đơn thì cũng tương tự như bán hàng thu tiền ngay.
Khi khách hàng đem tiền đến trả (có thể đem theo phiếu giao hàng hoặc không, nếu không thì nói tên cho thu ngân biết), thu ngân sẽ báo cho phòng kế toán. Kế toán sẽ đem liên trắng phiếu giao hàng đã lưu trước kia xuống, thu ngân sẽ lập phiếu thu nội bộ (2 liên), thu tiền, cùng khách ký tên lên phiếu thu. Sau đó, nộp lên phòng kế toán 1 liên phiếu thu cùng với liên trắng phiếu giao hàng. Kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm và in ra phiếu thu.
Đối với các khách hàng nợ không tự đến công ty trả tiền, phòng kế toán luôn phải theo dõi thường xuyên, nhắc nợ và hẹn ngày giờ đến thu tiền. Nhân viên giao nhận sẽ cầm liên trắng phiếu giao hàng có đóng dấu “Nợ” mà kế toán đã lưu trước kia đi thu tiền khách hàng. Sau đó, nhân viên giao nhận đem tiền về nộp cho thu ngân, thu ngân sẽ lập phiếu thu nội bộ, cùng nhân viên giao nhận kí tên lên phiếu thu và sổ của nhân viên giao nhận về số tiền đã nộp. Căn cứ vào phiếu thu và liên trắng phiếu giao hàng mà thu ngân nộp lên, kế toán nhập liệu vào phần mềm in ra phiếu thu.
Cuối mỗi ngày, hoặc sáng hôm sau, nhân viên thu ngân sẽ kiểm tra tiền đem lên nộp thủ quỹ. Sau khi 2 bên đã kiểm đếm tiền đầy đủ sẽ ghi và cùng ký tên vào “ Bảng kê các loại tiền” số lượng, giá trị của từng loại tiền và tổng số tiền đã nộp. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào số tiền nhận được trên phiếu thu và phiếu giao hàng, tính ra tổng số tiền thu được và đối chiếu với số tiền thu ngân nộp. Nếu thiếu thì tính phạt cho thu ngân, nếu thừa thì thu ngân giữ. Đồng thời ghi sổ quỹ.
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng trả chậm:
Hình 3.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng trả chậm tại công ty Hoàng Cương
Hình 3.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu tiền bán hàng trả chậm bằng tiền mặt tại công ty Hoàng Cương
+ Bộ phận tham gia:
- Nhân viên bán hàng + trưởng ngành - Kho
- Phòng kế toán - Thủ quỹ + Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng ký gửi hàng trưng bày - Biên nhận
- Biên bản xác nhận hàng tiêu thụ - Đề xuất duyệt chi
- Phiếu chi - Phiếu thu
- Các chứng từ như trong chu trình bán hàng trả chậm và thu tiền ngay + Quy trình:
Căn cứ vào “ Hợp đồng ký gửi hàng trưng bày” đã ký, nhà cung cấp đem hàng đến cùng với hóa đơn và phiếu giao hàng. Thủ kho làm thủ tục nhập hàng, lập biên nhận làm 2 liên (ghi rõ hàng ký gửi), đưa liên trắng cho nhà cung cấp cầm về. Liên còn lại để tại kho ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển về phòng kế toán cùng với hóa đơn và phiếu giao hàng. Kế toán kiểm tra, đối chiếu lại sau đó nhập liệu vào phần mềm.
Khi bán hàng thì cũng thực hiện tương tự chu trình bán hàng thu tiền ngay hoặc là bán hàng trả chậm.
Khi nhà cung cấp cần thanh toán thì họ sẽ gọi điện hẹn trước và khi đến sẽ mang theo liên trắng biên nhận đã nhận trước kia. Các trưởng ngành thuộc ngành hàng đó sẽ kiểm tra xem mình đã bán được bao nhiêu hàng, lập biên bản xác nhận hàng tiêu thụ và đề xuất duyệt chi chuyển cho giám đốc xét duyệt. Kế toán kiểm tra lại, nhập vào phần mềm, in ra phiếu chi. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi và đề xuất duyệt chi, chi trả tiền cho nhà cung cấp và cùng nhà cung cấp ghi nhận, ký tên vào phiếu chi hoặc liên trắng biên nhận mà nhà cung cấp mang đến và thu lại biên nhận đó, sau đó ghi sổ quỹ. Kế toán lưu lại biên nhận, phiếu đề xuất duyệt chi và phiếu chi.
Trong trường hợp đối với những mặt hàng bán không được, phải xuất hàng trả cho nhà cung cấp, thì trưởng ngành sẽ xác định những mặt hàng nào mình đã nhận mà chưa tiêu thụ. Sau đó, thu ngân cũng nhập vào phần mềm và in ra phiếu giao hàng, đóng dấu “Nợ” như trong trường hợp bán hàng trả chậm. Khi nhà cung cấp đến thu tiền và nhận lại hàng, đem theo biên nhận (liên trắng) đã nhận trước kia, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu giao hàng “Nợ” đối với những mặt hàng chưa tiêu thụ, nhập liệu vào phần mềm in ra phiếu thu. Đồng thời căn cứ vào đề xuất duyệt chi đã được phê chuẩn cho toàn bộ lô hàng đã nhập kho trước đó, kế toán nhập liệu vào phần mềm in ra phiếu chi. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu và phiếu chi, cấn trừ số tiền cho nhau, chi trả, phần tiền chênh lệch cho nhà cung cấp, cùng nhà cung cấp ký tên lên phiếu thu, chi sau đó ghi sổ quỹ. Kế toán lấy lại liên trắng biên nhận, lưu cùng với phiếu thu, chi và đề xuất duyệt chi.Sau đó, liên vàng phiếu giao hàng sẽ chuyển xuống kho làm thủ tục xuất hàng trả cho nhà cung cấp. Thủ kho sau khi ghi thẻ kho sẽ chuyển trả về cho kế toán lưu.
+ Bộ phận tham gia: - Thu ngân - Kho - Phòng kế toán + Chứng từ sử dụng: - Biên nhận
- Các chứng từ khác giống chu trình bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm.
+ Quy trình:
Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với hàng vừa mua và yêu cầu trả lại hàng, thì khi khách mang hàng đến trả cùng với hóa đơn bán hàng hoặc phiếu giao hàng, thủ kho sẽ kiểm nhận và cho nhập hàng, đồng thời lập biên nhận làm 2 liên (ghi rõ thu mua khách), đưa liên trắng cho khách hàng, liên còn lại để tại kho ghi vào thẻ kho.
Khách hàng cầm biên nhận liên trắng qua cửa hàng chọn mua mặt hàng khác. Quy trình bán hàng cũng như bình thường. Nhưng khi thanh toán thì thu ngân sẽ thu lại liên trắng biên nhận của khách hàng, cấn trừ với số tiền trên phiếu giao hàng của mặt hàng mới mua, và thu tiền khoản chênh lệch còn lại.
Sáng hôm sau, thu ngân đem tiền làm thủ tục nhập quỹ như bình thường. Phòng kế toán cũng sẽ nhận được 2 liên biên nhận, 3 liên phiếu giao hàng và phiếu bán hàng từ thu ngân, kho. Căn cứ vào biên nhận, kế toán nhập liệu vào phần mềm ghi nhận nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. Ngoài ra, cũng thực hiện quy trình giống như bán hàng trả tiền ngay và bán hàng trả chậm.
3.5 – Kiểm soát trong chu trình bán hàng tại công ty TNHH TM Hoàng Cương
3.5.1 – Rủi ro trong chu trình bán hàng tại công ty TNHH TM Hoàng Cương
Hoạt động lập phiếu giao hàng và giao hàng:
+ Thông tin trên phiếu giao hàng bị sai, do 2 nguyên nhân:
- Nhân viên bán hàng ghi sai tên hàng, số lượng, đơn giá trên phiếu bán hàng. - Nhân viên thu ngân nhập sai thông tin về tên hàng, số lượng, đơn giá. + Thủ kho xuất hàng không đúng chủng loại, số lượng.
+ Giao hàng sai mặt hàng, số lượng, địa chỉ hoặc là trễ hẹn.
+ Hàng giao bị trầy xước, hư hỏng dẫn đến việc khách phàn nàn, không nhận hàng. + Nhân viên giao nhận lợi dụng thời gian đi giao hàng để làm việc riêng.
+ Hàng hóa trong kho bị mất mát, hư hỏng, không trùng khớp với số liệu trên sổ sách.
Hoạt động lập hóa đơn và thu tiền:
+ Kế toán lập hóa đơn sai dẫn đến việc hủy hóa đơn hoặc là cập nhật thông tin sai vào phần mềm.
+ Quên không lập hóa đơn cho khách hàng.
+ Nhân viên thu ngân bảo quản tiền không kỹ dẫn đến mất tiền.