Kiểm soát nhập liệu phiếu giao hàng
+ Nguồn dữ liệu: phiếu bán hàng do nhân viên bán hàng ghi.
- Quy trách nhiệm nhân viên bán hàng trong việc ghi nhận đầy đủ, chính xác tất cả các thông tin yêu cầu trên phiếu bán hàng bao gồm: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, tên hàng, số lượng, đơn giá, tên nhân viên bán hàng.
- Quy trách nhiệm thu ngân trong việc cập nhật chính xác tất cả các thông tin có liên quan vào phần mềm. Đồng thời sau khi in phiếu giao hàng ra, thu ngân phải đánh dấu ký hiệu tên mình vào phiếu giao hàng nhằm làm căn cứ quy trách nhiệm đúng người đã nhập liệu nếu có thông tin sai sót trên chứng từ.
- Kế toán kiểm tra, đối chiếu lại thông tin trên phiếu giao hàng, phiếu bán hàng và phần mềm nhằm đảm bảo thu ngân nhập liệu chính xác.
+ Các bước nhập liệu:
- B1: Chọn loại chứng từ trong danh mục xây dựng sẵn (nếu bán thu tiền ngay thì chọn “xuất bán tiền mặt”, nếu bán chưa thu đủ tiền thì chọn “ xuất bán ghi nợ”…)
- B2: Nếu là khách hàng mới và mua trả tiền ngay thì đánh thông tin vào ô tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, fax. Còn nếu là khách ghi nợ thì chọn mã khách hàng trong danh mục nếu là khách cũ, nếu là khách mới thì ấn vào biểu tượng có dấu ⊕ để cập nhật những thông tin tương tự về khách hàng vào danh mục khách lẻ ghi nợ.
- B3: Chọn nhóm hàng, sau đó là mã hàng trong danh mục, tên hàng sẽ tự cập nhật.
- B4: Đánh vào số lượng, đơn giá bán (nếu hàng đã hết thì phần mềm sẽ thông báo). Phần mềm cũng sẽ tính ra tiền hàng và tổng cộng. Nếu khách hàng thanh toán tiền thì ghi nhận số tiền vào ô “ thanh toán”. Số tiền còn lại sẽ được tự động cập nhật vào ô “Còn lại”.
- B5: Chọn “nhân viên” để cập nhật vào tên nhân viên bán hàng từ danh mục nhân viên có sẵn.
+ Kiểm soát nhập liệu: Tên chứng từ/
Dữ liệu nhập MỘT SỐ THỦ TỤC KIỂM SOÁT NHẬP LIỆU
Phiếu giao hàng Chọn DS Hợp lý Giới hạn Kiểm tra dấu Mặc định độngTự Kiểu dữ liệu Có thực Kiểm tra số học Đầy đủ Ngày xuất x x x Loại chứng từ x Mã KH x x Tên KH x Địa chỉ x ĐT/fax x Nhóm hàng x x x Mã hàng x x x Tên hàng x Số lượng x x x x Đơn giá x x x Loại tiền x Tiền hàng x x Tổng thuế x x Quy đổi x x Tổng cộng x x Thanh toán x x x Còn lại x
Quá trình xử lý:
Tại thời điểm nhân viên thu ngân cập nhật vào phần mềm và in ra phiếu giao hàng thì dữ liệu lập tức được chuyển vào các phần hành có liên quan:
+ Sổ hàng bán ra:
Nếu muốn biết thông tin về hàng bán ra theo từng chứng từ, chỉ cần click vào “phiếu có số hóa đơn” và đánh số của phiếu giao hàng tương ứng. Sau đó, nhấn “tìm kiếm”. Giao diện sẽ hiện ra thông tin về phiếu có số chứng từ mà mình muốn biết.
Còn nếu muốn biết thông tin về tất cả các giao dịch bán hàng trong 1 ngày họăc một vài ngày nào đó, thì click vào “ ngày lọc nằm giữa” và chọn từ ngày đến ngày tương ứng. Giao diện sẽ cung cấp tất cả các chứng từ bán hàng trong những ngày đó.
Trong trường hợp muốn sửa đổi thông tin của một chứng từ nào đó thì nhấn “sửa đổi”. Sau khi thông tin đã được điều chỉnh thì “ghi lại” và nhận được thông báo “cập nhật thành công”.
+ Sổ tiền mặt thu: nếu muốn biết chi tiết thông tin về một chứng từ nào đó thì thao tác cũng tương tự như Sổ hàng bán ra.
+ Sổ công nợ khách hàng: muốn biết thông tin chi tiết về khách hàng nào thì chọn mã khách hàng trong danh mục và “tính lại”. Phần mềm sẽ thông tin chi tiết về những chứng từ còn nợ và tình hình thanh toán.
+ Đồng thời cập nhật vào Báo cáo tồn kho tổng hợp: thông tin về hàng còn tồn kho mỗi ngày.
+ Ngoài ra ta có thể biết được chi tiết nhập xuất của từng mặt hàng bằng cách chọn tên mặt hàng và ấn “chi tiết”. Phần mềm sẽ cung cấp thông tin từng lần nhập xuất theo từng chứng từ.
Hoạt động giao hàng:
+ Trước khi xuất hàng, thủ kho phải kiểm tra sự trùng khớp của tên hàng và số lượng giữa phiếu bán hàng và phiếu giao hàng.
+ Bảo vệ kiểm tra, xác nhận lại sự chính xác của mặt hàng đem giao với thông tin trên phiếu giao hàng trước khi cho hàng ra khỏi cổng.
+ Trưởng bộ phận giao nhận theo dõi, ghi nhận thời gian giao hàng và trở về của nhân viên giao nhận.
+ Kiểm tra kho định kỳ, đối chiếu hàng tồn giữa thủ kho và kế toán mỗi ngày.
+ Quy trách nhiệm thủ kho trong việc đảm bảo chất lượng và số lượng hàng trong kho. Hạn chế tiếp xúc kho về mặt vật lý.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});