+ Nguồn dữ liệu: phiếu thu do thu ngân lập và phiếu giao hàng (liên trắng). + Kiểm soát nguồn dữ liệu:
- Phiếu giao hàng và phiếu thu đều được đánh số trước theo thứ tự và có thông tin đối chiếu
- Các chứng từ đều được lập khi nghiệp vụ vừa xảy ra.
- Kiểm tra sự trùng khớp giữa số tiền ghi trên phiếu thu và số tiền còn nợ ghi trên phiếu giao hàng trước khi nhập giảm nợ vào phần mềm.
- Thu ngân xác nhận việc nhận tiền bằng cách đóng dấu “ Đã nhận đủ”, lên phiếu giao hàng, kí tên lên phiếu thu và sổ của nhân viên giao nhận.
+ Các bước nhập liệu:
- B1: Chọn loại chứng từ từ danh mục. Sau đó ghi diễn giải. - B2: Chọn tên đơn vị thu từ danh mục.
- B3: Chọn số chứng từ nợ từ những chứng từ bán hàng mà phần mềm liệt kê. - B4: Ghi nhận số tiền đã thu. Cuối cùng “lưu phiếu” và in ra phiếu thu:
Các thủ tục kiểm soát bổ sung:
+ Tách biệt chức năng thu tiền và theo dõi phải thu.
+ Quy định trách nhiệm của thu ngân và nhân viên giao nhận về số tiền nhận được. Thu ngân và nhân viên giao nhận không được nhận tiền khi thấy tiền có dấu hiệu nhàu nát, có thể là giả. Nếu nhận mà không kiểm tra thì người nhận sẽ phải tự bỏ tiền ra bồi thường.
+ Quy trách nhiệm thủ quỹ trong việc mất mát tiền, hạn chế tiếp xúc về mặt vật lý. Tiền được bảo quản kỹ trong két sắt, sử dụng mật khẩu.
+ Sử dụng “bảng kê các loại tiền” làm căn cứ đối chiếu giữa thu ngân và thủ quỹ về số tiền thu ngân nộp.
+ Sổ quỹ làm căn cứ đối chiếu giữa kế toán và thủ quỹ.
+ Thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu giữa tổng số tiền nhận được trên phiếu giao hàng và phiếu thu với số tiền mà thu ngân nộp, xác định thừa thiếu.
+ Kiểm kê, đối chiếu tồn quỹ giữa kế toán và thủ quỹ mỗi ngày.
+ Kế toán theo dõi các khoản nợ phải thu khách hàng theo thời hạn thanh toán và nhắc nợ thường xuyên.