+ Bộ phận tham gia:
- Nhân viên bán hàng + trưởng ngành - Kho
- Phòng kế toán - Thủ quỹ + Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng ký gửi hàng trưng bày - Biên nhận
- Biên bản xác nhận hàng tiêu thụ - Đề xuất duyệt chi
- Phiếu chi - Phiếu thu
- Các chứng từ như trong chu trình bán hàng trả chậm và thu tiền ngay + Quy trình:
Căn cứ vào “ Hợp đồng ký gửi hàng trưng bày” đã ký, nhà cung cấp đem hàng đến cùng với hóa đơn và phiếu giao hàng. Thủ kho làm thủ tục nhập hàng, lập biên nhận làm 2 liên (ghi rõ hàng ký gửi), đưa liên trắng cho nhà cung cấp cầm về. Liên còn lại để tại kho ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển về phòng kế toán cùng với hóa đơn và phiếu giao hàng. Kế toán kiểm tra, đối chiếu lại sau đó nhập liệu vào phần mềm.
Khi bán hàng thì cũng thực hiện tương tự chu trình bán hàng thu tiền ngay hoặc là bán hàng trả chậm.
Khi nhà cung cấp cần thanh toán thì họ sẽ gọi điện hẹn trước và khi đến sẽ mang theo liên trắng biên nhận đã nhận trước kia. Các trưởng ngành thuộc ngành hàng đó sẽ kiểm tra xem mình đã bán được bao nhiêu hàng, lập biên bản xác nhận hàng tiêu thụ và đề xuất duyệt chi chuyển cho giám đốc xét duyệt. Kế toán kiểm tra lại, nhập vào phần mềm, in ra phiếu chi. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi và đề xuất duyệt chi, chi trả tiền cho nhà cung cấp và cùng nhà cung cấp ghi nhận, ký tên vào phiếu chi hoặc liên trắng biên nhận mà nhà cung cấp mang đến và thu lại biên nhận đó, sau đó ghi sổ quỹ. Kế toán lưu lại biên nhận, phiếu đề xuất duyệt chi và phiếu chi.
Trong trường hợp đối với những mặt hàng bán không được, phải xuất hàng trả cho nhà cung cấp, thì trưởng ngành sẽ xác định những mặt hàng nào mình đã nhận mà chưa tiêu thụ. Sau đó, thu ngân cũng nhập vào phần mềm và in ra phiếu giao hàng, đóng dấu “Nợ” như trong trường hợp bán hàng trả chậm. Khi nhà cung cấp đến thu tiền và nhận lại hàng, đem theo biên nhận (liên trắng) đã nhận trước kia, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu giao hàng “Nợ” đối với những mặt hàng chưa tiêu thụ, nhập liệu vào phần mềm in ra phiếu thu. Đồng thời căn cứ vào đề xuất duyệt chi đã được phê chuẩn cho toàn bộ lô hàng đã nhập kho trước đó, kế toán nhập liệu vào phần mềm in ra phiếu chi. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu và phiếu chi, cấn trừ số tiền cho nhau, chi trả, phần tiền chênh lệch cho nhà cung cấp, cùng nhà cung cấp ký tên lên phiếu thu, chi sau đó ghi sổ quỹ. Kế toán lấy lại liên trắng biên nhận, lưu cùng với phiếu thu, chi và đề xuất duyệt chi.Sau đó, liên vàng phiếu giao hàng sẽ chuyển xuống kho làm thủ tục xuất hàng trả cho nhà cung cấp. Thủ kho sau khi ghi thẻ kho sẽ chuyển trả về cho kế toán lưu.
+ Bộ phận tham gia: - Thu ngân - Kho - Phòng kế toán + Chứng từ sử dụng: - Biên nhận
- Các chứng từ khác giống chu trình bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm.
+ Quy trình:
Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với hàng vừa mua và yêu cầu trả lại hàng, thì khi khách mang hàng đến trả cùng với hóa đơn bán hàng hoặc phiếu giao hàng, thủ kho sẽ kiểm nhận và cho nhập hàng, đồng thời lập biên nhận làm 2 liên (ghi rõ thu mua khách), đưa liên trắng cho khách hàng, liên còn lại để tại kho ghi vào thẻ kho.
Khách hàng cầm biên nhận liên trắng qua cửa hàng chọn mua mặt hàng khác. Quy trình bán hàng cũng như bình thường. Nhưng khi thanh toán thì thu ngân sẽ thu lại liên trắng biên nhận của khách hàng, cấn trừ với số tiền trên phiếu giao hàng của mặt hàng mới mua, và thu tiền khoản chênh lệch còn lại.
Sáng hôm sau, thu ngân đem tiền làm thủ tục nhập quỹ như bình thường. Phòng kế toán cũng sẽ nhận được 2 liên biên nhận, 3 liên phiếu giao hàng và phiếu bán hàng từ thu ngân, kho. Căn cứ vào biên nhận, kế toán nhập liệu vào phần mềm ghi nhận nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. Ngoài ra, cũng thực hiện quy trình giống như bán hàng trả tiền ngay và bán hàng trả chậm.