Hoạt động xử lý đơn đặt hàng
+ Người hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi người hoặc phòng chịu trách nhiệm bán hàng. Hơn nữa, công ty nên xác định rõ ràng những chính sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thông tin về khách hàng. Trong điều kiện lý tưởng, công ty nên có một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng. Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Vì các công ty có thể có khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng nước ngoài, nên luôn luôn dùng L/C đối với khách hàng nước ngoài và ngân hàng phát hành L/C phải lớn và có uy tín.
+ Lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng. Trong môi trường kinh doanh có rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay kí quỹ.
+ Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng. + Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng.
Giao hàng
+ Nên thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa kho và người nhận hàng.
+ Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt, đối chiếu với lệnh bán hàng, phiếu xuất kho. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài có thể tiền hành giao hàng. Nếu có thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển. Ngoài ra, nếu Công ty sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó. Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó.
+ Áp dụng các thủ tục kiểm soát ứng dụng.
Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu
+ Tách biệt chức năng giao hàng, xuất kho, lập hóa đơn.
+ Hóa đơn thường được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận này có trách nhiệm:
- Kiểm tra số hiệu các chứng từ chuyển hàng.
- So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh (nếu có).
- Ghi tất cả những dữ kiện này vào hóa đơn.
- Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị. - Tính ra số tiền từng loại cho cả hóa đơn.
+ Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt + Đánh số trước các chứng từ và đối chiếu lẫn nhau.
+ Tạo trước các danh mục giá, khách hàng, hàng tồn kho. + Quy định rõ ràng chặt chẽ về chính sách chiết khấu.
+ Trước khi gửi đi, hóa đơn cần được kiểm tra lại bởi một người độc lập với người lập hóa đơn.
+ Kiểm soát nhập liệu.
Thu tiền
+ Phân công cho 2 nhân viên khác nhau phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp và đối chiếu với nhau.
+ Liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để lập chương trình và phân công đòi nợ.
+ Gửi thông báo nợ và đối chiếu nợ định kỳ với khách hàng. + Tách biệt chức năng thủ quỹ, xét duyệt và theo dõi phải thu. + Thanh toán qua ngân hàng, hạn chế giao dịch bằng tiền mặt. + Thường xuyên đối chiếu số dư với ngân hàng
+ Đối chiếu độc lập tiền thực tế và trên sổ sách. + Áp dụng chính sách thu tiền tập trung.
+ Đánh số trước các chứng từ thu tiền như phiếu thu, biên lai.
+ Đối với trường hợp bán lẻ hàng hóa có thể áp dụng hệ thống máy tính tiền tự động để khách hàng có thể nhìn thấy, kiểm tra trong quá trình mua hàng. Phiếu tính tiền phải được in ra cùng với thông tin về hàng hóa mà khách hàng mua đồng thời khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn. Cuối ngày nên tính tổng số tiền thu được trên cơ sở đối chiếu với kết quả kiểm kê hàng hóa. Nếu đơn vị không có hệ thống tính tiền tự động thì nên lập báo cáo thu trong ngày kết hợp với ghi chép từng nghiệp vụ bán hàng.
Hàng bán bị trả lại và giảm giá
+ Cần thành lập một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng như khấu trừ các khoản nợ phải thu có liên quan đến những hàng hóa bị trả lại và giảm giá.
+ Có thể thiết kế chứng từ riêng để phản ánh sự xét duyệt đối với những hàng hóa này, đồng thời làm căn cứ ghi sổ.
Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được
+ Cần phải có cấp quản lý xét duyệt, cho phép xóa số các khoản nợ này, sau đó kế toán mới được ghi chép vào sổ sách.
+ Quy định chặt chẽ các thủ tục xét duyệt.
Ngoài ra để ngăn chặn tình trạng mất mát dữ liệu và hoạt động không hiệu quả thì có thể áp dụng các thủ tục kiểm soát sau:
+ Sao lưu dữ liệu dự phòng, lập kế hoạch khắc phục.
+ Giới hạn quyền truy cập về mặt vật lý, phân chia quyền sử dụng hệ thống. + Thiết kế và cung cấp đầy đủ các báo cáo cần thiết theo yêu cầu.
(Nguồn internet) (Kiểm toán, 2007, NXB Lao Động-Xã Hội, trang 342-345)
3.1 – Sản phẩm, dịch vụ và yêu cầu thông tin trong chu trình bán hàng tại công ty Hoàng Cương