a) Báo cáo trong chu trình bán hàng:
Để đáp ứng nhu cầu thông tin trong việc đánh giá và ra quyết định về các hoạt động trong chu trình bán hàng thì các báo cáo sau được cung cấp:
Báo cáo doanh số bán hàng, lãi lỗ: cung cấp thông tin về số lượng, giá bán và giá vốn từng mặt hàng theo dõi chi tiết từng ngày, từng chứng từ và theo nhân viên bán hàng.
Nhật ký nhân viên kinh doanh (thông tin về doanh thu bán hàng theo từng nhân viên bán hàng)
Báo cáo hàng bán ra theo khách hàng
Báo cáo doanh số bán ra theo khách hàng
Báo cáo tiền mặt thu (thông tin về tổng số tiền thu được theo từng chứng từ, từng ngày, từng khách hàng)
+ Mục đích: thông báo, thống kê cho nhân viên bán hàng và các trưởng ngành biết về doanh số đã bán được theo từng nhân viên và từng ngành hàng mỗi ngày. Căn cứ vào đây để xếp hạng nhân viên bán hàng, tính lương, thưởng….cuối tháng, đồng thời giúp trưởng ngành biết được doanh số đạt được để lên kế hoạch, đốc thúc nhân viên bán hàng tích cực bán hàng nhằm đạt được mục tiêu doanh số đã đề ra.
+ Mẫu báo cáo:
BÁO CÁO DOANH SỐ NGÀY 18/8/2007
STT TÊN NHÂN VIÊN THÁNG 08
SỐ LƯỢNG DOANH SỐ ĐIỆN LẠNH + GIA DỤNG 1 NGOC MAI 2 10,500,000 2 BAO DOANH 5 1,920,000 …. …….. …. …. TỔNG CỘNG 50 100,200,000 ĐIỆN TỬ 16 THIEN QUOC 3 5,380,000 17 VAN MINH 8 18,480,000 … …….. …. …. TỔNG CỘNG 30 80,900,000 TỔNG KẾT TRONG NGÀY 80 181,100,000
Báo cáo theo dõi hàng điểm và số lượng bán hàng trong tháng
+ Mục đích: thông báo, thống kê số lượng bán, doanh số, lãi của từng nhân viên, từng ngành hàng đạt được trong một tháng, đồng thời xếp hạng nhân viên theo từng khoản mục doanh số và lãi,…để từ đó đưa ra chính sách bậc lương, tiền lương, thưởng tương ứng cho từng nhân viên. Ngoài ra trên cơ sở so sánh với doanh số, lãi đạt được các tháng trước, ban quản lý sẽ xác định, điều chỉnh mức lãi, giá bán hàng ở các tháng sau cho phù hợp không để cho tình trạng bán hàng số lượng ít nhưng lãi nhiều, giá bán cao sẽ làm ảnh hưởng đến công ty và mất khách, hoặc là đưa ra chiến lược đẩy mạnh doanh số.
+ Mẫu báo cáo:
BÁO CÁO THEO DÕI HÀNG ĐIỂM + SỐ LƯỢNG BÁN HÀNG THÁNG 08/2007
NGÀNH ĐIỆN LẠNH + ĐIỆN TỬ (01/08/07 ĐẾN 31/08/07)
(Tương tự bảng trên)
Ngành điện tử Ngành điện lạnh Ngành gia dụng Doanh số 1.500.000.000 2.100.000.000 900.000.000
Lãi 150.000.000 315.000.000 135.000.000
b) Thủ tục kiểm soát:
+ Các báo cáo được thiết kế phù hợp nhu cầu thông tin của các cấp có liên quan.
+ Kiểm tra, đối chiếu tổng số tiền thu được được trên phần mềm với tổng số tiền tính trên phiếu thu và phiếu giao hàng.
+ Chỉ có báo cáo doanh số hàng ngày là được thông báo cho mọi nhân viên bán hàng biết để họ kiểm tra lại xem có sai sót so với doanh số mà mình đã bán hay không. Còn lại các báo cáo khác chỉ cung cấp cho những người có thẩm quyền. Đặc biệt đối với các thông tin quan trọng phải được bảo mật tuyệt đối.
+ Các báo cáo, chứng từ quan trọng có chữ ký thật của giám đốc sau khi đã được sử dụng đều được hủy hoặc xé bỏ, không để lọt ra cho những người không có thẩm quyền biết.
+ Con dấu công ty và con dấu chữ ký của giám đốc được quản lý chặt chẽ, hạn chế tiếp cận nhằm ngăn chặn tình trạng sử dụng để đóng dấu những chứng từ, báo cáo chưa được duyệt.
BẬC
LƯƠNG A ….. THỬ VIỆC B D C NHÂN VIÊN NGOC MAI ….. BAO DOANH HOANG NAM N. HOA H.DAO
SỐ LƯỢNG 100 ….. 271 102 269 107 XẾP HẠNG 8 ….. 2 7 3 6 DOANH SỐ 260,691,000 ….. 55,811,000 170,856,000 70,790,500 175,816,000 XẾP HẠNG 2 …... 8 5 6 4 LÃI 36,442,000 …… 10,948,000 30,664,000 14,868,500 22,693,000 XẾP HẠNG 2 …… 8 4 6 5 LÃI THỰC
4.1 – Nhận xét
4.1.1 – Thuận lợi
Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội, đặc biệt là trong giai đoạn mở cửa hội nhập với các nước trên thế giới, mặt bằng cuộc sống của người dân dần được cải thiện. Nhu cầu vật chất thỏa mãn cuộc sống của người tiêu dùng cũng ngày càng nâng cao. Do nắm bắt được điều này nên hàng loạt sản phẩm có kiểu dáng thu hút, tính năng, chất lượng tốt lần lượt ra đời, đem đến cho khách hàng nhiều cơ hội so sánh, lựa chọn sản phẩm phù hợp với mình. Chính điều này đã làm cho thị trường hàng kim khí điện máy đã năng động, nay lại càng sôi nổi và nhộn nhịp hơn khi mức cung và mức cầu ngày càng gia tăng. Cho nên có thể nói đây là một lĩnh vực kinh doanh có tiềm năng và nhiều cơ hội phát triển nhất hiện nay và trong tương lai.
Hiện nay, công ty hoạt động chủ yếu tại cửa hàng trưng bày nằm tại vị trí bắt mắt thu hút sự chú ý của người tiêu dùng. Mặt bằng rộng lớn với diện tích 249,84m2 hoàn toàn được tận dụng để trưng bày các sản phẩm của công ty. Toàn bộ cửa hàng được chia làm 2 khu vực, 1 để trưng bày các mặt hàng điện lạnh và điện gia dụng chiếm 60% diện tích, 40% còn lại dùng để trưng bày hàng điện tử.
Ngoài ra, công ty còn có 3 nhà kho dùng để chứa hàng điện tử và điện lạnh. Mỗi kho có diện tích tương đối rộng rãi có khả năng chứa được số lượng hàng lớn. Tuy nhiên, trong tương lai công ty đang dự định mở rộng quy mô của những nhà kho này để chứa thêm nhiều hàng hơn. Bên cạnh đó, công ty đang sở hữu 2 xe với trọng tải trên 1 tấn dùng để giao những mặt hàng lớn hay số lượng nhiều. Đối với những sản phẩm tương đối nhỏ, công ty cũng có phương tiện để giao hàng đến tận nhà cho khách.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động, luôn tận tụy phục vụ khách hàng cũng là một thế mạnh giúp công ty không ngừng phát triển. Ngoài ra, sự quan tâm của ban lãnh đạo đối với nhân viên, luôn tạo điều kiện để họ phát huy khả năng của mình đã tạo nên không khí làm việc vui vẻ, đoàn kết giữa mọi người trong công ty.
Với những thế mạnh như vậy, công ty đang từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường khu vực. Ngày càng có nhiều khách hàng tín nhiệm và chọn các sản phẩm của công ty để phục vụ cho nhu cầu của bản thân và gia đình.
4.1.2 – Khó khăn
Trước hết, do còn bỡ ngỡ khi xâm nhập thị trường mới, công ty phải đối phó với những thách thức của các đối thủ cạnh tranh đã có tiềng trên thị trường. Bên cạnh đó, công ty còn gặp nhiều trở ngại từ các công ty thành lập sau nhưng có nguồn lực mạnh hơn rất nhiều. Các đối thủ trong khu vực luôn đưa ra những chiến lược marketing hiệu quả nhằm thu hút khách hàng của công ty.
Ngoài ra, tuy tập hợp được một đội ngũ nhân viên đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu thiết yếu trong công tác bán hàng và quản lý kinh doanh. Nhưng do thường xuyên có sự xáo trộn về nhân sự nên mục tiêu tổ chức công tác huấn luyện, đào tạo, nâng cao kỹ năng và trình độ nhân viên của công ty vẫn chưa thật sự hoàn thiện.
4.1.3 – Các thủ tục kiểm soát
Nhìn chung, do ý thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm soát hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong chu trình bán hàng, nhằm ngăn chặn, hạn chế các nguy cơ, rủi ro có khả năng xảy ra gây mất mát, thiệt hại về tài sản, ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin cũng như mục tiêu của công ty, nên ban quản lý đã đưa ra các thủ tục, quy định kiểm soát chặt chẽ áp dụng trong từng hoạt động của chu trình. Và về cơ bản thì công ty đã thực hiện và kiểm soát tốt các vấn đề sau:
+ Có sự phân chia, xác định nhiệm vụ, quy định trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, phòng ban và có sự hợp tác đồng bộ với nhau.
+ Luôn có sự kiểm tra, giám sát của những người có thẩm quyền đối với hoạt động của nhân viên cấp dưới đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy định và làm việc trong quyền hạn cho phép của mình.
+ Có sự kiểm tra, xét duyệt của giám đốc hoặc kế toán trưởng đối với các trường hợp chi trả tiền, đề xuất thanh toán nhằm ngăn chặn tình trạng chi tiền không hợp lý. + Hạn chế tối đa các sai sót xảy ra trên phiếu giao hàng.
+ Kiểm soát tốt trong việc xuất đúng mặt hàng và số lượng hàng giao cho khách do có sự kiểm tra, đối chiếu lại của thủ kho và bảo vệ.
+ Có chế độ theo dõi, kiểm tra, đảm bảo hàng giao đúng hẹn, cũng như thời gian giao hàng.
+ Tiền trong quỹ được bảo quản chặt chẽ, kiểm tra, đối chiếu hàng ngày nên hạn chế mất mát tài sản.
+ Kiểm soát tốt tình trạng, lượng hàng tồn kho do kiểm kê kho và đối chiếu định kỳ, hàng ngày.
+ Có kế hoạch theo dõi chặc chẽ các khoản nợ phải thu, tiền hành đòi nợ, hạn chế tối đa tình trạng để nợ quá hạn lâu ngày.
+ Luôn có sự kiểm tra lại thông tin liên quan với khách hàng nên đảm bảo tốt việc lập hóa đơn chính xác.
+ Cung cấp đầy đủ các báo cáo cần thiết theo nhu cầu cho những người có liên quan và đảm bảo trong việc bảo quản lưu trữ và phục hồi dữ liệu.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một vài thiếu sót, mà những điều này nếu không để ý đến sẽ làm suy giảm tính chặt chẽ và hiệu quả của các thủ tục kiểm soát:
+ Chưa thực hiện tốt việc cung cấp đầy đủ thông tin yêu cầu trên chứng từ.
Tuy trên phiếu giao hàng, phiếu lắp đặt, đều có yêu cầu ghi nhận chữ ký khách hàng, nhưng trong một số trường hợp nhân viên giao hàng sau khi giao hàng hoặc thu tiền của khách quên không đưa cho khách ký tên và ghi nhận về số tiền đã trả, nên có thể không cung cấp đầy đủ bằng chứng chắc chắn rằng khách đã nhận hàng và hoàn toàn hài lòng về tình trạng và chất lượng của hàng hóa tại thời điểm chuyển giao:
- Nếu sau đó khách hàng nói là vẫn chưa nhận được hàng và do trên phiếu không có chữ ký của người nhận vì vậy không có cơ sở chứng minh hàng đã được chuyển giao nên sau đó công ty phải xuất tiếp hàng chuyển cho khách, điều này sẽ làm cho doanh thu, lợi nhuận cũng như uy tín của công ty bị ảnh hưởng.
- Hoặc cũng có thể nhân viên giao hàng thu tiền của khách nhưng chiếm dụng không nộp lại cho thu ngân, do phiếu không có chữ ký xác nhận của khách hàng nên vẫn ghi nợ cho khách và đòi tiền trong khi khách đã thanh toán. Do không có bằng chứng xác đáng chứng minh nhân viên giao hàng hay khách hàng đúng nên trước khi tìm ra sự thật và xử lý nhân viên giao hàng thì phần nào cũng đã làm cho khách hàng không hài lòng và làm suy giảm uy tín của công ty.
+ Thiếu yêu cầu thông tin về xác nhận của người giao hàng trên biên nhận.
Việc chỉ yêu cầu người lập phiếu (thủ kho) ký tên trên biên nhận, mà không có sự kiểm tra, đối chiếu, ký xác nhận lại của những người có liên quan (người giao hàng) tại thời điểm đó sẽ phần nào làm giảm bớt tính chặt chẽ cũng như tính chính xác của chứng từ trong trường hợp thủ kho ghi sai mã hàng hoặc số lượng hàng nhập.
+ Công tác quản lý chi tiết hàng tồn kho chưa thật tốt. Công ty có 3 kho nhưng không có sự theo dõi chi tiết riêng biệt hàng tồn ở từng kho. Đồng thời, hàng tồn ở quầy cũng không được giám sát chặt chẽ do chỉ kiểm tra vào cuối tháng nên tình hình biến động trong kỳ không được theo sát. Thông tin chi tiết hàng tồn ở từng nơi không được cập nhật thường xuyên và chính xác sẽ gây ra khó khăn trong việc quản lý và tốn kém thời gian trong khâu điều động cũng như quy trách nhiệm cho những người có liên quan.
+ Chưa kiểm soát tốt việc lập hóa đơn cho khách hàng. Đối với những khách hàng không lấy hóa đơn ngay thì rất dễ xảy ra tình trạng quên lập hóa đơn.
Có thể nói, phần mềm đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh tại công ty. Bởi nó không chỉ giúp ích cho kế toán trong công tác ghi sổ, xử lý dữ liệu mà còn cung cấp các báo cáo một cách nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu ra quyết định quản lý trong công tác bán hàng tại doanh nghiệp. Một số ưu điểm của phần mềm có thể đề cập đến như:
+ Giao diện thân thiện, tương đối dễ sử dụng.
+ Phân quyền, xác lập mật khẩu, kiểm soát truy cập tốt cho từng người dùng đối với từng phần hành. Quy định chỉ có người ghi nghiệp vụ mới có quyền sửa đổi thông tin của nghiệp vụ đó.
+ Có sự kiểm tra, báo cáo giới hạn về lượng hàng tồn kho (báo cáo (-) khi mặt hàng xuất đã hết hoặc không có trong kho).
+ Kiểm soát không cho cập nhật, sửa đổi đối với các chứng từ đã khóa sổ. Chỉ người có thẩm quyền, biết mật khẩu mới có khả năng mở sổ và chỉnh sữa dữ liệu cần thiết.
+ Có thể thiết kế thêm các phần hành hoặc nghiệp vụ cần thiết. Tùy biến màn hình và tùy biến nhập liệu.
+ Tự động lưu trữ dữ liệu, có chế độ sao lưu dự phòng nên không sợ mất mát dữ liệu khi máy chủ gặp vấn đề.
+ Có hỗ trợ việc thiết kế các chứng từ cần thiết cho nhu cầu công ty. + Cung cấp báo cáo phù hợp nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặt khác, do phần mềm còn đang trong giai đoạn hoàn thiện nên không khỏi có những thiếu sót:
+ Tốc độ xử lý còn chậm.
+ Không kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ trong trường hợp nhập thông tin về hóa đơn nhập và xuất. Cũng như không kiểm tra kiểu dữ liệu khi nhập số hóa đơn. + Thiếu kiểm tra dấu đối với số tiền khi nhập liệu và in ra phiếu thu.
+ Không cung cấp thông tin về dấu vết kiểm toán.
+ Khi thu nợ khách hàng, kế toán nhập liệu và in ra phiếu thu. Để giúp ích cho kế toán trong việc ghi nhận số chứng từ bán hàng còn nợ của khách hàng, phần mềm cũng đã cung cấp danh sách các chứng từ tương ứng và kế toán chỉ việc lựa chọn số chứng từ thích hợp. Tuy nhiên hệ thống chỉ cung cấp danh sách chứng từ chứ không cung cấp các thông tin khác có liên quan như số tiền còn nợ của chứng từ đó. Và để đối chiếu xem tiền nợ đã được cấn trừ chưa thì kế toán phải vào phần hành báo cáo công nợ khách hàng và báo cáo tiền mặt thu để kiểm tra. Vì vậy đối với các chứng từ đã ghi nhận rồi nhưng do kế toán chưa kiểm tra nên ghi nhận cấn trừ thêm một
lần nữa, rồi sau đó lại xem lại và xóa. Điều này gây tốn kém nhiều thời gian và nếu quên kiểm tra lại có thể gây ra sai sót trong thông tin.
+ Không có sự quản lý chi tiết hàng tồn trong từng kho và ở quầy.
4.1.5 – Chứng từ và trình tự luân chuyển
Bên cạnh việc thiết kế các chứng từ đang đơn giản, dễ hiểu, có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau, chu trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng cũng được tổ chức