SẠN DUY TÂN – HUẾ
2.1.4.Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và các phòng ban trong khách sạn Duy Tân.
Tuy nhiên, đôi lúc việc thanh toán cũng diễn ra rất chậm chạp làm cho khách không hài lòng. Nguyên nhân là do tại quầy không đủ tiền để trả lại cho khách, hoặc không có tiền theo yêu cầu của khách, chẳng hạn khách muốn thanh toán bằng tiền Dollar nhưng tại quầy không có hoặc không đủ buộc khách phải chờ đợi, gây cho khách cảm giác khó chịu, đặc biệt là những KH khó tính. Vì vậy để đảm bảo quá trình thanh toán cho khách được diễn ra nhanh chóng và thông suốt thì bộ phận lễ tân cần chú ý đến vấn đề này.
2.1.4. Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và các phòng ban trong khách sạn Duy Tân. Tân.
Sự phối hợp thông tin giữa các bộ phận với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh tạo nên một dây chuyền phục vụ chuyên nghiệp, đảm bảo thông tin một cách thông suốt đề từ đó kịp thời cung ứng dịch vụ và kịp thời giải quyết những vấn đề bất cập xảy ra.
Vì vậy, trong kinh doanh muốn đạt hiệu quả cao thì các bộ phận trong cùng một tổ chức cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau. Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và chức năng khác nhau nhưng khi phối hợp với nhau sẽ tạo nên một sản phẩm hoàn thiện. Đặc biệt là trong kinh doanh khách sạn, sự phối hợp thông tin chặt chẽ sẽ đem lại sự hài lòng cho khách hàng trong quá trình lưu trú tại khách sạn. Và bộ phận lễ tân đóng vai trò trung gian trong quá trình trao đổi thông tin, nối các khâu phục vụ lại với nhau để phục vụ tốt cho KH. Do đó, NVLT cần phải nắm rõ thông tin từ khách để báo cho các bộ phận khác sẵn sàng phục vụ. Chẳng hạn, vào những dịp lễ, tết, sinh nhật của khách thì NVLT báo cáo với cấp trên để có sự chỉ đạo, từ đó báo cho các bộ phận khác để tiến hành công việc. Ngược lại, các bộ phận khác như tổ buồng, nhà hàng muốn phục vụ tốt thì phải liên lạc với bộ phận lễ tân để có những thông tin liên quan đến khách… Do đó, mức độ phối hợp thông tin trong khách sạn không chỉ phản ánh trình độ KHKT mà còn phản ánh được chất lượng phục vụ của khách sạn và khả năng lãnh đạo điều hành của ban quản lý khách sạn.
Sơ đồ 3: Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với Giám Đốc và các phòng ban khác trong khách sạn.
Tại khách sạn Duy Tân họp giao ban được tổ chức vào thứ hai hàng tuần. Trong buổi họp này trưởng các bộ phận có nhiệm vụ báo cáo với cấp trên những gì đã đạt được trong tuần qua và những hạn chế để Ban giám đốc chỉ đạo.
Tóm lại, việc phối hợp thông tin trong khách sạn là hết sức quan trọng. Bởi vì nó góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của khách sạn. Tuy nhiên, không chỉ phối hợp thông tin với các bộ phận trong khách sạn mà bộ phận lễ tân cần cập nhật những thông tin từ khách và bên ngoài khách sạn để từ đó góp phần phục vụ ngày một tốt hơn, thu hút ngày càng nhiều khách đến với khách sạn.