Vì đây là dự án không thuộc về lĩnh vực xây dựng nên về vấn đề chi phí xây dựng của đại lý sẽ không tính một cách chi tiết mà được xác định theo giá thị trường theo đơn vị 1m2. Theo Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Xây Dựng An Việt thì giá xây dựng tính theo đơn vị m2 hiện nay là 4 triệu/m2. Như vậy, với diện tích cần xây dựng là 204 - 12 = 192 m2 (12m2 là mặt tiền trước không cần phải xây dựng) thì tổng chi phí để xây dựng Đại lý là: 192 m2 x4triệu/m2 = 768 trđ.
b) Chi phí trang thiết bị
Trang thiết bị của đại lý được chia thành hai loại: trang thiết bị sữa chữa và trang thiết bị văn phòng mỗi loại sẽ được giới thiệu chi tiết ngay bên dưới.
Trang thiết bị sữa chữa
Dựa trên quy mô của dự án, tham khảo những trang thiết bị sữa chữa cần thiết của một đại lý 3S của SYM và đi điều tra về giá cả hiện tại trên thị trường của những trang thiết bị này có được chí phí dự kiến trang thiết bị sữa chữa của đại lý dưới bảng 4.8
Bảng 4.8. Bảng Dự Trù Chi Phí Trang Thiết Bị Sữa Chữa của Đại Lý Trang thiết bịđại lý Thời gian sử dụng (năm) Số lượng (cái) Giá (trđ/cái) Thành tiền (trđ) Bàn nâng 5 5 11 55 Kệ đựng đồ nghề + tủ đựng đồ nghề 5 5 3 15 Bộ khoá mở ốc 5 5 2,5 12,5 Bộ súng tuýp mở ốc 5 5 3 15 Súng bắn vít 5 5 0,5 2,5
Máy khoan tay 5 5 0,8 4
Máy mài tay 5 5 0,8 4
Máy mài bàn 5 1 2,1 2,1 Máy khoan bàn 5 1 7,2 7,2 Bình hơi 5 1 9 9 Máy thay vỏ 5 1 14,5 14,5 Máy rửa đồ 5 1 3,8 3,8 Máy êtô 5 1 0,8 0,8 Tổng chi phí 145,4 Nguồn: ĐTTT – TTTH Trang thiết bị sữa chữa của đại lý sẽ gồm có: 5 bàn nâng giành cho 5 nhân viên kỹ thuật, bàn nâng sẽ dùng để nâng xe máy khi cần thiết trong quá trình sữa chữa, phía sau của mỗi bàn nâng sẽ là nơi để kệ và tủ dùng để đựng đồ nghề, mỗi nhân viên kỹ thuật sẽ có một tủ và kệ đựng đồ nghề để dễ dàng sử dụng những đồ nghề cần thiết trong quá trình sữa chữa xe. Những đồ nghề được đựng trong kệ và tủ bao gồm: bộ khoá mở ốc, bộ súng tuýp mở ốc, súng bắn vít, máy khoan tay, máy mài tay. Như vậy đại lý sẽ phải chuẩn bị 5 cái kệ và tủ đựng đồ nghề, 5 bộ khoá mở ốc, 5 bộ súng tuýp mở ốc, 5 súng bắn vít, 5 máy khoan tay, 5 máy mài tay. Tiếp theo là 1 máy mài bàn, 1 máy khoan bàn, 1 bình hơi, 1 máy thay vỏ, 1 máy rửa đồ và 1 máy êtô (máy kẹp).
Hình 4.7. Một Số Hình Ảnh Trang Thiết Bị Sữa Chữa của Đại Lý
Bàn nâng Bộ súng tuýp mở ốc Bộ khoá mở ốc
Máy khoan bàn Máy mài bàn Máy êtô (máy kẹp)
Trang thiết bị văn phòng
Cũng như trang thiết bị sữa chữa, chi phí dự kiến của trang thiết bị văn phòng được dựa trên quy mô của dự án, tham khảo những trang thiết bị văn phòng cần thiết của một đại lý 3S của SYM và đi điều tra về giá cả hiện tại trên thị trường của những trang thiết bị này. Chi phí dự kiến được thể hiện ở bảng 4.9.
Bảng 4.9. Bảng Dự Trù Chi Phí Trang Thiết Bị Văn Phòng của Đại Lý Trang thiết bi văn phòng Thsửờ di gian ụng
(năm) Số lượng (cái) Giá (trđ/cái) Thành ti (trđ) ền Máy in 5 1 8,5 8,5 Máy fax 5 1 6,2 6,2 Máy tính bàn 5 2 7 14 Laptop 5 1 16,7 16,7 Máy đếm tiền 5 1 6 6 Máy lạnh 5 1 8,9 8,9 Điên thoại bàn 3 1 0,39 0,39 Tủ lạnh 5 1 2,46 2,46 Máy làm nóng lạnh nước uống 3 1 4,1 4,1 Bàn làm việc giành cho giám đốc 5 1 3,212 3,212 Bàn làm việc giành cho quản lý 5 1 1,75 1,75 Bàn làm việc giành cho kế toán 5 1 0,8 0,8 Ghế làm việc giành cho giám đốc 5 1 0,9 0,9 Ghế làm việc giành cho quản lý 5 1 0,7 0,7 Ghế làm việc giành cho kế toán 5 1 0,343 0,343
Ghế băng chờ 4 chỗ 3 2 1,2 2,4
Tivi LG 42 inch 5 1 18 18
Tổng chi phí 95,355
Nguồn: ĐTTT – TTTH Trang thiết bị văn phòng mà đại lý cần chuẩn bị gồm: 1 máy in – hiệu Samsung – xuất xứ: Hàn Quốc, giá : 8.500.000đ/cái, dùng để in, coppy, scan những tài liệu cần thiết cho đại lý. Tiếp đến là 1 máy Fax – hiệu Panasonic – xuất xứ: Malaysia, giá: 6.200.000đ/cái dùng để nhận và chuyển fax. Bô máy tính bàn cần 2 bộ – hiệu acer – xuất xứ Trung Quốc, giá: 7.000.000đ, 1 máy dùng cho quản lý của đại lý, 1 máy dùng cho nhân viên kế toán của đại lý. Giám đốc sẽ được trang bị 1 laptop – hiệu Dell – xuất xứ: Mỹ, giá: 16.700.000đ/cái. Đại lý cần có 1 máy đếm tiền – hãng sản xuất: XinDa – xuất xứ: Trung Quốc, giá: 6.000.000đ/cái, vì mỗi lần khách hàng thanh toán tiền mua xe cho đại lý, hoặc đại lý thanh toán tiền xe và linh kiện chính hãng nhập về là một số tiền lớn nên phải sử dụng máy đếm tiền để nhanh và chính xác.
Văn phòng cần 1 máy lạnh – hiệu LG – xuất xứ: Hàn Quốc, giá: 8.900.000đ/cái. Tiếp đến cần 1 cái điện thoại bàn – hiệu Pansonic – xuất xứ: Malaysia, giá: 390.000đ/cái. Văn phòng của đại lý cũng cần 1 tủ lạnh – hiệu LG – xuất xứ: Hàn
Quốc, giá: 2.460.000đ/cái, dùng để phục vụ cho nhân viên trong văn phòng. Tiếp theo là 1 máy làm nóng lạnh nước uống – hiệu Alaska- xuất xứ: Hàn quốc, giá: 4.100.000đ/cái, dùng để phục vụ cho nhân viên của đại lý và khách hàng.
Giám đốc, quản lý và kế toán của đại lý cần 3 bộ bàn ghế để làm việc. Bộ bàn ghế làm việc giành cho giám đốc sẽ được trang bị tốt nhất, với giá: 4.121.000đ/bộ, bộ bàn ghế giành cho quản lý có giá: 2.450.000đ và bộ bàn ghế giành cho kế toán có giá: 1.143.000đ. Đại lý cũng cần trang bị 2 hàng ghế băng chờ để phục vụ cho khách hàng mỗi khi vào đại lý bảo trì - bảo hành xe hoặc mua xe, mỗi băng ghế có 4 chỗ với giá: 1.200.000đ/băng ghế.
Cuối cùng đại lý cần trang bị một tivi LG màn hình LCD 42 inch – giá: 18.000.000/cái, để phục vụ cho khách hàng mỗi khi ngồi chờ, để khách hàng sẽ cảm thấy thời gian trôi qua nhanh hơn mỗi khi phải ngồi đợi lâu. Đây cũng là một cách để đại lý tạo được hình ảnh tốt với khách hàng.
Như vậy tổng chi phí trang thiết bị sẽ là:
145.400.000 + 95.355.000 = 240.755.000 đồng c) Kế hoạch khấu hao
Để có được giá tri khấu hao khoá luận này dùng phương pháp khấu hao đều, công thức tính khấu hao được thể hiện như sau:
Giá trị khấu hao = ( Giá trị tài sản mới – Giá trị thanh lý)/ số năm sử dụng Giá trị thanh lý của tài sản được tính theo giá thanh lý của thị trường ngay thời điểm thanh lý tài sản, ước lượng giá trị thanh lý bằng 10% giá trị tài sản mới.
- Đầu tiên tính giá trị khấu hao của trang thiết bị, như đã nêu ở bảng 4.8 và bảng 4.9 trong các loại trang thiết bị của đại lý thì có 3 loại chỉ có thời gian sử dụng là 3 năm là: điện thoại bàn, máy làm nước nóng lạnh và ghế băng chờ 4 chỗ, do vậy thời gian khấu hao của 3 loại này là 3 năm, cứ hết 3 năm lại mua mới và tiếp tục khấu hao như vậy cho đến năm thứ 5 của dự án, nguyên giá của 3 loại trang tiết bị này ở năm 0 của dự án là 6,8 trđ, đầu năm thứ 4 đại lý phải mua mới 3 loại trang thiết bị này, vì tình trạng lạm phát diễn ra hàng năm trên thị trường nên nguyên giá của 3 loại trang thiết bị này ở đầu năm thứ 4 bằng với nguyên giá ở năm 0 cộng thêm phần lạm phát trung bình mỗi năm.
Chỉ số lạm phát được tính bằng cách lấy tỷ số lạm phát trung bình của 3 năm 2008, 2009, 2010 trên thị trường. Theo trang điện tử vietbao.vn, chỉ số lạm phát năm 2008 là: 8,1%, theo trang baomoi.com, chỉ số lạm phát năm 2009 là: 6,8%, và theo trang vnexpress.net thì chỉ số lạm phát năm 2010 là : 11,75%. Như vậy chỉ số lạm phát trung bình của 3 năm sẽ là 8,88%. Vậy nguyên giá ở đầu năm thứ 4 là:
6,8 ×1,0888×1,0888×1,0888= 8,89 trđ
Còn các trang thiết bị còn lại thì số năm sử dụng là 5 năm nên thời gian khấu hao là 5 năm. Nguyên giá của những trang thiết bị này là: 233,87 trđ Cách tính khấu hao giống như cách tính của 3 loại trang thiết bị có thời gian sử dụng 3 năm ở trên. Áp dụng phương pháp khấu hao đều cho từng năm ta có giá trị khấu hao và giá trị còn lại của trang thiết bị như sau:
Đối với loại thiết bị có thời gian sử dụng 3 năm: + Năm thứ nhất: Giá trị khấu hao bình quân/năm =
3 %) 10 98 , 6 ( 89 , 6 − × =2,07 trđ ..+ Cuối năm thứ 3: Giá trị thanh lý = 6,89 × 10% = 0,689 trđ
+ Năm thứ 4: Giá trị khấu hao bình quân/năm =
3 %) 10 89 , 8 ( 89 , 8 − × =2,67trđ
..+ Cuối năm thứ 5: Giá trị thanh lý = 8,89 – (2,67×2) +(8,89×10%)= 4,44 trđ Đối với loại thiết bị sử dụng 5 năm:
+ Năm thứ nhất:
Giá trị khấu hao bình quân/năm =
5 %) 10 87 , 233 ( 87 , 233 − × = 42,10 trđ ..+ Cuối năm thứ 5: Giá trị thanh lý = 233,87×10%= 23,39 trđ
- Giá trị khấu hao và giá trị thanh lý của chi phí xây dựng và thuê đất được tính như sau:
Đối với xây dựng
+ Giá trị thanh lý = 768 trđ * 10% = 76,8 trđ + Giá trị khấu hao bình quân/năm =
5 8 , 76
768− = 138,24 trđ
+ Giá trị khấu hao =
5 200 .
1 = 240 trđ
Giá trị khấu hao và giá trị thanh lý chi tiết hàng năm của đại lý sẽ được thể hiện dưới bảng 4.10.
Bảng 4.10. Bảng Kế Hoạch Khấu Hao và Giá Trị Thanh Lý Tài Sản của Đại Lý
ĐVT: trđ
Chỉ tiêu Năm
1 2 3 4 5
Giá trị khấu hao 422,41 422,41 422,41 423,01 423,01
Giá trị thanh lý 0,689 104,63
Nguồn: TTTH
d) Chi phí sinh hoạt
Tham khảo một số mô hình đại lý cùng quy mô ta dự trù các khoản chi phí sinh hoạt của đại lý như sau:
+ Nước: đinh mức nước 1 m3/người/tháng. + Nước uống: 10 bình/tháng.
+ Điện: 700kw/tháng.
+ Điện thoại: 800.000 đồng/tháng. + Internet: 300.000 đồng/tháng
Chi tiết chi phí sinh hoạt của đại lý được tính như sau: nước phục vụ cho việc sinh hoạt và kinh doanh trong đai lý được dự tính 1 m3/người/tháng nhân với đơn giá 9000đ/m3, nước uống phục vụ cho nhân viên và khách hàng khoảng 10 bình nước/tháng với giá mỗi bình là 10.000 đồng. Tiếp đến là chi phí tiền điện dự tính cho mỗi tháng là 700kw, giá của điện dùng cho kinh doanh hiện tại là 2000 đồng/kw, chi phí điện thoại để phục vụ cho công việc kinh doanh của đại lý khoảng 800.000 đồng/tháng và cuối cùng là chi phí internet, đại lý sẽ trả tiền cuớc phí cố định hàng tháng cho internet là 300.000 đồng/tháng. Ta theo dõi chi tiết chi phí sinh hoạt trong một tháng và chi phí sinh hoạt trong một năm của đại lý dưới bảng 4.11.
Bảng 4.11. Bảng Tổng Hợp Chi Tiết Chi Phí Sinh Hoạt Trong 1 Năm
ĐVT: trđ
Khoản mục Tổng tiền/Tháng Tổng tiền/Năm
Điện 1,4 16,8
Nước sinh hoạt 0,09 1,08
Nước uống 0,1 1,2 Điện thoại 0,8 9,6 Internet 0,3 3,6 Tổng cộng 2,69 32,28 Nguồn: TTTH e) Chi phí nhân sựđại lý
Việc xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho đại lý là rất quan trọng vì đại lý cần có một đội ngũ nhân viên có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có đủ khả năng để tạo cảm tình tốt với khách hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất để tạo niềm tin cho khách hàng khi sử dụng các sản phẩm của SYM và dịch vụ của đại lý đưa ra, thu hút đông đảo khách hàng đến với đại lý và trung thành với đại lý. Dựa vào cơ cấu tổ chức nhân sự để có thể dự kiến được chi phí nhân sự cho đại lý. Theo dự kiến và theo sự tham khảo về cơ cấu nhân sự của một số đại lý 3S của SYM có cùng quy mô có được cơ cấu tổ chức nhân sự của đại lý như sau:
Hình 4.8. SơĐồ Tổ Chức Nhân SựĐại Lý
Nguồn: ĐTTT - TTTH Về vấn đề nhân sự của địa lý rất đơn giản, đại lý gồm có 10 người: 1 giám đốc, 1 cửa hàng trưởng (quản lý), 5 nhân viên kỹ thuật và 2 nhân viên bán hàng.
Giám đốc Cửa hàng trưởng (quản lý) Kế toán Nhân viên bán hàng Nhân viên kỹ thuật
Chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ của các cấp quản trị trong đại lý - Nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc đại lý
+ Giám đốc của đại lý là do chủ đầu tư tuyển dụng, là người chịu trách nhiệm trước công ty về bảo toàn vốn và tài sản được giao, kinh doanh có hiệu quả, đúng pháp luật, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật trong phạm vi công việc của mình phụ trách.
+ Tổ chức quản lý điều hành đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao nhất.
+ Thiết lập mối quan hệ trên thương trường, đề xuất chiến lược tiêu thụ sản phẩm, quyết định các biện pháp, phương pháp trong phạm vi kinh doanh của đại lý. + Chịu trách nhiệm về việc quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, vật tư, vốn được giao. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, nhà nước về giao dịch kinh doanh cũng như các hoạt động kinh tế trong phạm vi do mình giải quyết.
+ Thiết lập mối quan hệ nghiệp vụ với cửa hàng trưởng của đại lý.
+ Thực hiện quản lý tài chính theo quy định về quản lý tài chính của nhà nước. - Nhiệm vụ, chức năng của cửa hàng trưởng đại lý
+ Cửa hàng trưởng của đại lý chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc đại lý. + Tham mưu giúp giám đốc của đại lý về điều hành bộ máy nhân sự. + Quản lý, điều hành công tác tổ chức nhân sự, hành chính, kỹ thuật…
+ Cập nhật hồ sơ, lý lịch nhân viên của đại lý, đề xuất các chế độ liên quan đến lao động, theo dõi chấm công lao động, tham mưu giải quyết các tranh chấp, vướng mắc liên quan đến lao động và hợp đồng lao động. Đề xuất chế độ thưởng, phạt đối với nhân viên để khuyến khích làm tốt công việc được giao.
+ Quản lý công văn, giấy tờ sổ sách hành chính, thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định, quản lý giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, công tác bảo vệ nội bộ đại lý, bảo vệ hàng hoá đại lý.
Chi phí lương nhân viên.
Mức lương của từng nhân viên trong đại lý được tham khảo ở một số đại lý cùng quy mô và tham khảo mức lương hiện tại trên thị trường của những người cùng cấp bậc với một số nhân viên trong đại lý . Vì là người giữ quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm nhiều nhất trong đại lý nên mức lương giành cho giám đốc sẽ là cao nhất,
hơn giám đốc là cửa hàng trưởng nên có mức lương ít hơn: 6.000.000 đồng/tháng. Với nhiêm vụ xác định doanh thu và chi phí mỗi tháng của đại lý, báo cáo thuế cho từng quý thì mức lương của kế toán là 4.000.000 đồng/tháng. Đội ngũ nhân viên kỹ thuật của đại lý phải là những người có tay nghề cao, có hiểu biết rõ về xe máy của SYM, có như vậy khách hàng mới tin tưởng để bảo hành và bảo trì xe tại đại lý, vì vậy mức