I. Giải pháp hoàn thiện công tác phân tích tài chính
3. Sử dụng đầy đủ, chính xác thông tin
3.1. Với nguồn thông tin bên trong
Với nguồn thông tin nội bộ của công ty, phòng Kế toán Tài chính nên lập đủ các báo cáo tài chính – nguồn thông tin chủ yếu cho việc phân tích . Điều đó có nghĩa là cần phải lập Báo cáo lu chuyển tiền tệ, báo cáo tài chính còn lại duy nhất mà công ty cha lập. Khi đó, các cán bộ phân tích sẽ không gặp khó khăn trong việc phân tích , đánh giá khả năng tạo ra luồng tiền trong tơng lai, khả năng tài trợ, đầu t ngắn hạn của công ty. Việc lập đủ các Báo cáo tài chính sẽ tạo ấn tợng tốt về sự quy củ trong quản lý tài chính của công ty đối với các đối tợng bên ngoài, tạo thuận lợi cho công ty trong thời gian tới – khi mà các quan hệ tơng tác với các nớc trong khu vực đợc mở rộng.
Sử dụng đầy đủ các thông tin phải kết hợp với yêu cầu thông tin sử dụng phải có tính chính xác. Vì vậy, Trởng phòng Kế toán tài chính nên chỉ đạo công tác kiểm tra kế toán trong công ty để đảm bảo thông tin đợc sử dụng là thông tin “sạch”. Bên cạnh đó, công ty còn khuyến khích sự phân tích , kiến nghị của CBCNV về tình hình sản xuất, kinh doanh bởi đây cũng là nguồn bổ sung thông tin cần thiết. Và khi đó, lãnh đạo Phòng Kế toán tài chính, Ban giám đốc công ty cũng phải chú ý đến những thông tin này. Việc này vừa đảm bảo tính dân chủ vừa góp phần làm tăng thông tin cho công tác phân tích.
Sử dụng đầy đủ thông tin nhng là các thông tin cập nhật, sự cập nhật cũng là một khía cạnh của sự chính xác. Hiện tại các phòng ban công ty đều có máy vi tính nhng cha tiến hành nối mạng trong toàn công ty và các chi nhánh, chỉ có các máy trong phòng Kế toán tài chính là kết nối với nhau. Kế toán ở các chi nhánh và xí nghiệp vận tải vẫn phải ghi số liệu vào đĩa mềm và đem về phòng Kế toán tài chính của công ty vào cuối tháng. Công ty cần nghiên cứu vi tính hoá hơn các hoạt động của mình, nên có nối mạng giữa máy tính của Ban giám đốc, trởng phòng Kế toán tài chính và các phòng ban công ty, nếu có thể với cả các chi nhánh, xí nghiệp; Số l- ợng chứng từ của công ty rất lớn, khâu tập hợp, hạch toán, kiểm tra đều thuộc Phòng Kế toán Tài chính công ty làm chậm tiến độ công việc lập báo cáo, công ty cũng nên xem xét phơng án có kế toán tổng hợp tại các trung tâm tiêu thụ và các chi nhánh và ở những nơi đó có nối mạng với phòng Kế toán tài chính của công ty. Để làm đợc nh vậy, mạng lới bán của công ty cần tập trung hơn, phải làm tốt công tác bảo mật, chế độ kiểm tra kiểm soát chặt chẽ, ý thức trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ kế toán phải cao.
3.2. Với nguồn thông tin bên ngoài:
Nguồn thông tin bên ngoài bao gồm những thông tin về tình hình kinh tế trong nớc có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, cán bộ phân tích tài chính công ty cần thực hiện theo các biện pháp sau:
- Theo dõi sự biến động của lãi suất ngân hàng thờng xuyên vì nó ảnh hởng tới các khoản tiền gửi, đến chi phí các khoản phải thu (cho nợ thì không thu đợc lãi so với đem khoản đó đi gửi ngân hàng), đến các khoản đầu t tài chính của công ty.
- Thu thập các thông tin về sự thay đổi chỉ số giá các loại hàng hoá sử dụng trong hoạt động kinh doanh để kết hợp trong phân tích các giải pháp hợp lý trong tr- ờng hợp khan hiếm hàng hoá hoặc trong trờng hợp chỉ số giá biến động thất thờng… Ngoài ra, phải nắm bắt các chủ trơng, chính sách của Nhà nớc liên quan đến ngành xi măng, vật liệu xây dựng, xây dựng công trình: các khu đô thị, các tuyến đờng giao thông…
Để có đợc nguồn thông tin này, các cán bộ phân tích tài chính phải theo dõi trên các phơng tiện thông tin đại chúng một cách thờng xuyên. Công ty nên đặt mua dài hạn các loại báo: Nhân dân, Lao động, Thời báo Kinh tế Việt Nam, Tạp chí Xây dựng, Báo Đầu t…, đặt mua hoặc đề nghị cơ quan quản lý cấp trên cung cấp các văn bản pháp luật mới ban hành liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Đấy là việc nên làm bởi chi phí không lớn và nó thực sự cần thiết cho công tác phân tích tài chính của công ty. Ngoài ra cần phối hợp với các Phòng Điều độ và quản lý kho, Phòng Quản lý thị trờng, Phòng Tiêu thụ, các chi nhánh để nắm bắt các thông tin về cầu và cung thị trờng, từng địa bàn tiêu thụ xi măng của công ty.
Cán bộ phân tích sử dụng nguồn thông tin này chủ yếu trong việc dự đoán nhu cầu tài chính doanh nghiệp và xây dựng phơng án kinh doanh năm tới.
Đối với phơng pháp phân tích tỷ lệ, hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành là thông tin quan trọng bởi đây là hệ thống chỉ tiêu phù hợp nhất cho việc lựa chọn hệ thống chỉ tiêu tham chiếu – cơ sở cho việc đánh giá kết quả phân tích theo không gian và theo thời gian. Hệ thống chỉ tiêu này là cơ sở để chúng ta đánh giá đợc điểm yếu và điểm mạnh của công ty theo một mức độ nào đó, xác định đợc vị trí của công ty trong toàn ngành để từ đó đa ra phơng hớng và giải pháp cụ thể. Hiện tại các công ty trong ngành vẫn biết đợc tình hình kinh doanh của nhau nhng ở mức độ khái quát chứ không cụ thể. Hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành cha có. Theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính, hàng năm các doanh nghiệp nhà nớc phải gửi Báo cáo tài chính cho Cục quản lý tài chính doanh nghiệp , cơ quan thuế, cơ quan thống kê. Doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài còn phải nộp cho Bộ Kế hoạch và Đầu t. Doanh nghiệp khác phải nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế và cơ quan thống
kê. Công ty có thể tìm các thông tin về ngành và các doanh nghiệp trong ngành, các doanh nghiệp cùng tính chất ở đây với một số đảm bảo về nguồn tin này. ở nớc ta, hoạt động phân tích tài chính cha trở thành việc làm thờng xuyên và hệ thống thông tin cha đợc hoàn hảo nên các chỉ tiêu ngành dù quan trọng nhng hiện tại chỉ nên xem là tiêu chuẩn để tham khảo, ngay cả trong trờng hợp sự tính toán thực sự khách quan. Chỉ có cán bộ phân tích giỏi về chuyên môn, am hiểu thị trờng thì mới có thể đa ra những nhận xét xác đáng.
Nói chung, vì các thông tin trong các báo cáo tài chính là các thông tin “tĩnh” do đó cần gắn chúng hơn với các thông tin động kể cả trong và ngoài công ty.