5. Nội dung đề tài
2.2.2.4. Kế toỏn chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp
* Nội dung chi phớ
Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh tập hợp cỏc chi phớ phỏt sinh tại cỏc kho, cỏc cửa hàng bỏn lẻ là chi phớ bỏn hàng, tập hợp cỏc chi phớ tại văn phũng Cụng ty (Chi nhỏnh) phục vụ cụng tỏc quản lý hành chớnh là chi phớ quản lý.
Căn cứ vào đặc điểm về mụ hỡnh tổ chức kinh doanh, tớnh chất của mặt hàng kinh doanh xăng dầu và yờu cầu quản trị kinh doanh của ngành, chi phớ bỏn hàng và quản lý tại Cụng ty được xỏc định bằng 17 khoản mục chi phớ bao gồm: Chi phớ tiền lương; Chi phớ cỏc khoản trớch theo lương; Chi phớ cụng cụ, đồ dựng, bao bỡ; Chi phớ khấu hao TSCĐ; Chi phớ sửa chữa TSCĐ; Chi phớ nhiờn nguyờn vật liệu; Chi phớ bảo quản; Chi phớ vận chuyển; Chi phớ thuế, phớ, lệ phớ; Chi phớ bảo hiểm; Chi phớ hỗ trợ bỏn hàng; Chi phớ theo chế độ cho người lao động; Chi phớ quảng cỏo, tiếp thị, chi phớ tiếp khỏch, hội nghị; Chi phớ đào tạo và tuyển dụng; Chi phớ dịch vụ mua ngoài khỏc; Chi phớ văn phũng và cụng tỏc phớ; Chi phớ dự phũng
* Chứng từ sử dụng
- Hoỏ đơn tiền nước, điện, điện thoại - Phiếu chi, Giấy bỏo Nợ ngõn hàng
- Bảng phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương - Bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ....
* Tài khoản sử dụng:
Tại Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh chi phớ quản lý doanh nghiệp khụng mở tài khoản 642 để theo dừi riờng. Hàng kỳ để hạch toỏn chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp kế toỏn sử dụng TK 641 “Chi phớ kinh doanh”. TK này được chi tiết thành:
+ TK 6411 “Chi phớ kinh doanh - hàng hoỏ” TK 64111 “Chi phớ kinh doanh xăng dầu sỏng”
TK 64112 “Chi phớ kinh doanh dầu mỡ nhờn”
TK 64115 “Chi phớ kinh doanh Gas, bếp ga phụ kiện” TK 64118 “Chi phớ kinh doanh khỏc”
+ TK 6413 “ Chi phớ kinh doanh - sản phẩm” + TK 6419 “Chi phớ kinh doanh chung”
Chi phớ bỏn hàng chung là những khoản chi phớ phỏt sinh chung khụng thể tập hợp trực tiếp cho cỏc đối tượng trong kỳ.Cuối quý, kế toỏn tổng hợp và phõn bổ cho từng nhúm mặt hàng theo cụng thức sau:
Chi phớ bỏn hàng chung phõn bổ cho từng nhúm hàng
= Doanh thu từng nhúm hàng Tổng doanh thu * Sổ kế toỏn sử dụng:
- Sổ chi tiết tuỳ chọn kế toỏn TK 64111, 64112,...
- Bảng tổng hợp chi phớ bỏn hàng và QLDN theo từng loại hỡnh kinh doanh - Bảng kờ số 8
- Nhật ký chứng từ số 8 - Sổ cỏi TK 641
* Trỡnh tự luõn chuyển:
Vớ dụ 2.4: Ngày 08/10 phỏt sinh nghiệp vụ chi tiền mặt cho Trần Thị Thương thanh toỏn chi phớ tiếp thị theo Phiếu chi tiền mặt số 3697, kế toỏn tiền mặt đó nhập dữ liệu chứng từ tiền mặt vào phần mềm PBM như sau:
Biểu 2.19: Giao diện nhập chứng từ Tiền mặt - Thanh toỏn CP tiếp thị
Vớ dụ 2.5:Ngày 05/11 phỏt sinh nghiệp vụ chi tiền mặt mua văn phũng phẩm theo Phiếu chi tiền mặt số 3750, kế toỏn tiền mặt đó nhập dữ liệu chứng từ tiền mặt vào phần mềm PBM như sau:
Biểu 2.20: Giao diện nhập chứng từ Tiền mặt - Chi mua văn phũng phẩm
* Kế toỏn chi tiết và tổng hợp chi phớ bỏn hàng và quản lý DN
Phần mềm kế toỏn tự động kết chuyển số liệu từ cỏc phõn hệ cú liờn quan như phõn hệ Kế toỏn vốn bằng tiền, Kế toỏn TSCĐ, Kế toỏn tiền lương...(Cụ thể ở hai vớ dụ trờn lấy số liệu từ phõn hệ Kế toỏn vốn bằng tiền) cập nhật số liệu vào Sổ chi tiết tuỳ chọn kế toỏn TK 641111 (Biểu 2.21),
Bảng tổng hợp chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp theo từng loại hỡnh kinh doanh (Biểu 2.22)
Cuối quý, phần mềm kế toỏn mỏy tự động kết chuyển số liệu vào Bảng kờ số 8 (Biểu 2.8), Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu 2.9), Sổ cỏi TK 641 (Biểu 2.23)
Biểu 2.21: Trớch Sổ chi tiết tuỳ chọn kế toỏn TK 641111 SỔ CHI TIẾT TUỲ CHỌN KẾ TOÁN
Từ ngày: 01/110/2009 Đến ngày: 31/12/2009 TK Nợ: 64111 Hoặc TK Cú: 64111 Nợ Cú Tổng phỏt sinh: 20.455.098.564 20.455.098.564
Chứng từ Diễn giải Số tiền TK Nợ TK Cú
Mó Số Ngày
NL2 432 01/10/2009 Xuất niờm nhựa, dõy thộp-kho Nghi Hương 2.250.000 64111 1521 TM2 3697 08/10/2009 TT chi phớ tiếp thị KH kho 1 2.107.272 64111 1111
... ... ... ... ... ... ...
TM2 3750 05/11/2009 TT tiền mua văn phũng phẩm 4.120.900 64111 1111
... ... ... ... ... ... ...
ZZ ZZZZ12 31/12/2009 Phõn bổ chi phớ KD chung 7.927.358.935 64111 64119
ZZ ZZZZ12 31/12/2009 Kết chuyển xỏc định KQKD 20.455.098.564 9111 64111
Biểu 2.22: Trớch Bảng tổng hợp chi phớ bỏn hàng và QLDN theo từng loại hỡnh kinh doanh
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ QLDN THEO TỪNG LOẠI HèNH KINH DOANH
Từ ngày 01/10/2009 Đến ngày 31/12/2009 K
M Khoản mục phớ CP KD chung(TK 6419) Xăng dầu sỏng(TK 64111) (TK 64112)DMN (TK 64115)Gas &PK 01 Chi phớ tiền lương 7.430.424.280 963.019.360 521.871.829
Tiền lương 3.688.837.138 963.019.360 521.871.829 Tiền lương -318.650.178 Tiền lương 4.060.237.320 ... ... ... ... ... ... 04 Chi phớ KH TSCĐ 1.291.930.694 -1.915.990.989 9.936.782 17.231.808 ... ... ... ... ... ... Cộng 8.082.171.565 12.527.739.629 1.190.598.391 897.701.432
Biểu 2.23: Trớch Sổ cỏi TK 641 SỔ CÁI TK: 641 "Chi phớ bỏn hàng và quản lý" Từ ngày 01/10/2009 Đến ngày 31/12/2009 Nợ Cú Đầu kỳ:
PHÁT SINH PHÁT SINH NỢ PHÁT SINH Cể TK ĐỐI ỨNG
1.459.689.494 23.370.000 111 1.602.838.643 131 185.374.959 133 128.629.073 136 190.637.209 139 550.874.683 152 6.364.055.392 154 229.223.905 156 3.092.707.224 214 9.320.249.134 331 451.523.741 333 5.645.758.653 334 88.000.000 335 8.250.000 336 745.618.977 338 377.271.951 351 620.307.690 511 8.082.171.565 8.082.171.565 641 22.698.211.017 911 Tổng phỏt sinh 30.932.381.655 30.932.381.655 Cuối kỳ