5. Nội dung đề tài
1.5. Hệ thống sổ kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh
Kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại sử dụng cỏc loại sổ chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết bỏn hàng, Sổ chi tiết giỏ vốn, Sổ chi tiết chi phớ bỏn hàng và QL DN, Bảng tổng hợp chi tiết bỏn hàng, Sổ chi tiết tài khoản...
Ngoài ra với mỗi hỡnh thức kế toỏn khỏc nhau thỡ hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp cũng khỏc nhau. Cụ thể như sau:
* Đối với doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung: - Nhật ký chung
- Sổ Cỏi cỏc TK theo hỡnh thức Nhật ký chung: TK 511, 512, 521. 531, 532, 641, 642, 515, 635, 711, 811, 911
- Sổ Nhật ký bỏn hàng...
* Đối với doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký sổ cỏi: Sổ Nhật ký sổ cỏi
* Đối với doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ: - Sổ chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cỏi TK 511, 512, 521. 531, 532, 641, 642, 515, 635, 711, 811, 911 * Đối với doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chứng từ:
- Nhật ký chứng từ số 8, 10... - Bảng kờ số 5, 8, 10, 11...
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CễNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH 2.1. Tổng quan về Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh
2.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển
Tờn cụng ty: Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh Tờn giao dịch: NgheTinh Petrolimex
Địa chỉ: Số 04 - Đường Nguyễn Sỹ Sỏch - TP Vinh - Tỉnh Nghệ An Điện thoại: 038 3844 701 Fax: 038 3845 801
Website: http://www.nghetinh-petrolimex.com.vn/ Mó số thuế: 2900326304
Tài khoản: 010 100 000 0028 tại Ngõn hàng Ngoại Thương Vinh Người đại diện trước phỏp luật: ễng Ngụ Xuõn Bỡnh - Giỏm đốc Cụng ty
Nguồn vốn của cụng ty: Tổng số vốn điều lệ là: 16.030.000.000 đồng Tổng số tài sản hiện cú là: 230.868.682.810 đồng, trong đú
+ Tài sản ngắn hạn là: 116.094.695.909 đồng + Tài sản dài hạn là: 114.773.986.901 đồng
Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh là thành viờn của Tổng Cụng ty Xăng dầu Việt Nam, tiền thõn là Cụng ty Xăng dầu mỡ kiờm Tổng kho Vinh được thành lập ngày 29 thỏng 12 năm 1956, theo quyết định QĐ 446/ BTN-TC của Bộ thương nghiệp. Quỏ trỡnh phỏt triển của cụng ty cú thể chia thành cỏc giai đoạn sau:
* Giai đoạn 1956 - 1964: Đõy là giai đoạn cụng ty hỡnh thành và xõy dựng, trang bị bước đầu về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như về con người với 37 cỏn bộ cụng nhõn viờn, 2 xe vận tải và 1 kho chứa. Theo quyết định QĐ 446/BTN - TCCB của Bộ Thương Nghiệp quy định nhiệm vụ của cụng ty là
trực tiếp kinh doanh xăng dầu mỡ tại Vinh, cung cấp nguồn hàng cho Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bỡnh, Vĩnh Linh (Quảng Trị), bảo quản kho và đảm bảo kế hoạch vận tải được thực hiện.
Đầu năm 1961, cụng ty đổi tờn thành Cụng ty Xăng dầu Nghệ An.
* Giai đoạn 1964 - 1975: Nhiệm vụ của cụng ty trong giai đoạn này là vừa phải bảo vệ khối lượng xăng dầu lớn trước kẻ thự vừa đảm nhiệm việc cung ứng nguồn hàng cho toàn tuyến.
Năm 1975, đất nước thoỏt khỏi chiến tranh, Cụng ty Xăng dầu Nghệ An đổi tờn thành Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh, cụng ty tiến hành trang bị thờm cơ sở vật chất kỹ thuật với sự giỳp đỡ của Liờn Xụ và Trung Quốc.
*Giai đoạn 1975-1985: Khắc phục hậu quả chiến tranh, Cụng ty đó kiờn trỡ phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ, về tổ chức,quy mụ, địa bàn hoạt động cú nhiều biến động, Cụng ty là Doanh nghiệp độc quyền của Nhà nước, kinh doanh theo chỉ tiờu, hạn mức
* Giai đoạn 1986 đến nay: Cụng ty đó mở rộng quy mụ hoạt động và chớnh thức trở thành thành viờn trực thuộc Tổng cụng ty Xăng dầu Việt Nam.
Năm 1991, Chi nhỏnh Xăng dầu Hà Tĩnh được thành lập, hoạt động trờn địa bàn Hà Tĩnh dưới sự chỉ đạo của Ban Giỏm Đốc Cụng ty.
Đến năm 1993 Doanh nghiệp Nhà nước Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh được thành lập theo quyết định QĐ 358 TM/ TCCB ngày 31/3/1993 Bộ Thương mại. Cụng ty đó mở rộng quy mụ hoạt động ở Tỉnh Quảng Bỡnh, vựng Hạ Lào, Xiờng Khoảng của nước Lào.
Cho đến nay uy tớn của Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh được nõng cao trờn thị trường xăng dầu, quy mụ kho chứa, mạng lưới bỏn hàng ngày càng được mở rộng
Sau 53 năm xõy dựng và phỏt triển, Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh luụn xứng đỏng là đơn vị giữ vai trũ chủ đạo bỡnh ổn giỏ xăng dầu và là bạn hàng tin cậy tại thị trường Nghệ An và Hà Tĩnh.
Ghi nhận sự đúng gúp tớch cực và trưởng thành của Cụng ty, Đảng và Chớnh phủ đó tặng thưởng Huõn chương lao động, Huõn chương chiến cụng cỏc hạng, Danh hiệu Anh hựng lực lượng vũ trang nhõn dõn và Huõn chương độc lập hạng ba, cờ thi đua cho tập thể và nhiều cỏ nhõn trong Cụng ty.
Hiện nay ngành kinh doanh xăng dầu đang vận hành theo cơ chế thị trường cú sự quản lý của nhà nước nờn sự cạnh tranh càng trở nờn khốc liệt. Trước tỡnh hỡnh kinh doanh mới Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh luụn nỗ lực phấn đẫu giữ vững thị phần, mở rộng quy mụ, nhất là mạng lưới bỏn lẻ nhằm phục vụ một cỏch chất lượng nhất đến người tiờu dựng.
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh cú chức năng đỏp ứng nhu cầu về xăng dầu và cỏc sản phẩm hoỏ dầu trờn địa bàn 2 tỉnh Nghệ An - Hà Tĩnh với nhiệm vụ chớnh:
- Xõy dựng kế hoạch nguồn hàng trờn cơ sở dự bỏo khả năng tiờu thụ xăng dầu gửi Tổng Cụng ty Xăng dầu Việt Nam phờ duyệt.
- Tổ chức tiếp nhận xăng dầu Diesel, dầu hoả, mazỳt bằng đường thuỷ, bộ. - Tổ chức bỏn xăng dầu và cỏc sản phẩm hoỏ dầu cho cỏc đơn vị thuộc cỏc thành phần kinh tế khỏc nhau và cho nhu cầu dõn cư trờn địa bàn.
- Xõy dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, phỏt triển mạng lưới xăng dầu để đỏp ứng nhu cầu ngày càng tăng và nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Ngoài kinh doanh cụng ty cũn cú nhiệm vụ vụ cựng quan trọng về chớnh trị, đú là cung ứng xăng dầu cho quốc phũng, quõn đội, dự trữ quốc gia về xăng dầu.
Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh đa dạng hoỏ kinh doanh về xăng dầu và cỏc sản phẩm hoỏ dầu, kinh doanh sản phẩm giấy, kinh doanh dịch vụ nhằm phỏt huy tối đa lợi thế về thương hiệu, uy tớn, mạng lưới kinh doanh, nguồn vốn, con người nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động. Trong đú kinh doanh xăng dầu và cỏc sản phẩm hoỏ dầu là chủ yếu. Kinh doanh xăng dầu và cỏc sản phẩm hoỏ dầu cỏc mặt hàng:
- Xăng dầu sỏng: Xăng Mogas 95, Xăng Mosgas 92, Diesel0,25 %S, Diesel 0,05 %S, Dầu hoả, Mazỳt.
- Dầu mỡ nhờn: Dầu nhờn rời (phi), Dầu nhờn hộp, cỏc loại mỡ. - Gas, phụ kiện gas: Bếp gas, Gas lỏng, cỏc phụ kiện gas
2.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh xăng dầu tại Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh được khộp kớn từ khõu nhập đến khõu xuất bỏn
* Nhập hàng:
Hàng kỳ trờn cơ sở lượng hàng xuất bỏn và mức tồn kho từng mặt hàng, Cụng ty lập kế hoạch nhập hàng theo quy định. Việc nhập hàng được thực hiện tại 2 kho:
- Kho xăng dầu Nghi Hương (với dung tớch 14.000 m3): Nhập hàng bằng đường thuỷ tại cảng Nghi Hương - Cửa Lũ, sau đú đẩy hàng bằng đường ống (chiều dài trờn 14,2 km) về Kho xăng dầu Bến Thuỷ.
- Kho xăng dầu Bến Thuỷ (dung tớch 18.800 m3): Nhập hàng bằng đường thuỷ tại cảng Bến Thuỷ, nhập bằng đường ống từ Kho xăng dầu Nghi Hương.
* Xuất hàng:
- Tại Kho xăng dầu Bến Thuỷ và Kho xăng dầu Nghi Hương:
Cụng ty xuất hàng bằng xe ụ tụ sitec tại cỏc kho theo cỏc phương thức xuất bỏn buụn, bỏn đại lý, bỏn lẻ, xuất bỏn tỏi xuất, xuất điều động nội bộ ngành và xuất di chuyển nội bộ cụng ty
- Tại cỏc cửa hàng bỏn lẻ:
Cụng ty cú mạng lưới bỏn lẻ hơn 82 cửa hàng phõn bố trờn địa bàn 2tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh phục vụ cho cỏc nhu cầu lẻ (ụ tụ, xe mỏy) trờn địa bàn.
- Tại cỏc đại lý, Tổng đại lý: Cụng ty cú hệ thống gồm 3 Tổng đại lý và hơn 160 đại lý bỏn lẻ, bỏn theo giỏ của Cụng ty quy định trờn địa bàn 2 tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh.
Sơ đồ 2.1: Quy trỡnh kinh doanh tại Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh
(Nguồn: Phũng kinh doanh tổng hợp)
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý
Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Cụng ty xăng dầu Việt Nam, Bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng qua đú phỏt huy được ưu điểm & hạn chế nhược điểm trong việc tổ chức điều hành hoạt động của Cụng ty.
Bộ mỏy tổ chức quản lý tại cụng ty được thể hiện theo sơ đồ sau:
Bỏn buụn Bỏn đại lý
Bỏn lẻ
Xuất di chuyển nội bộ Xuất bỏn tỏi xuất Xăng dầu và cỏc sản phẩm hoỏ dầu Nhập kho Cỏc nghiệp vụ tỏc nghiệp kinh doanh
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ mỏy quản lý Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh
(Nguồn: Phũng tổ chức lao động tiền lương)
Chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận như sau:
* Ban giỏm đốc : gồm 05 người.
- Giỏm đốc Cụng ty: Là người lónh đạo cao nhất của cụng ty, là người đại diện của cụng ty trước phỏp luật cũng như truớc Tổng cụng ty Xăng dầu Việt Nam, chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh, về bảo toàn vốn và sử dụng vốn của Cụng ty, cú quyền quyết định bộ mỏy của Cụng ty đảm bảo nhanh gọn.
- Cỏc Phú giỏm đốc Cụng ty: Tham mưu giỳp việc cho giỏm đốc Cụng ty về cỏc lĩnh vực được phõn cụng. Cú 4 phú giỏm đốc Cụng ty: Phú giỏm đốc phụ trỏch cụng tỏc kinh doanh xăng dầu sỏng, Phú Giỏm đốc phụ trỏch kinh doanh tổng hợp kiờm nội chớnh, Phú giỏm đốc phụ trỏch cụng tỏc quản lý kỹ thuật, Phú giỏm đốc trực tiếp phụ trỏch và điều hành mọi hoạt động tại Chi nhỏnh xăng dầu Hà Tĩnh. Ban Giỏm đốc Phũng kinh doanh tổng hợp Phũng kế toỏn Phũng tổ chức lao động tiền lương Phũng kinh doanh xăng dầu Phũng quản lý kỹ thuật Phũng hành chớnh quản trị Phũng thanh tra bảo vệ
Chi nhỏnh xăng dầu Hà Tĩnh
Kho xăng dầu Kho dầu mỡ nhờn Cỏc cửa hàng bỏn lẻ
* Cỏc phũng ban chuyờn mụn: Được lập ra để giỳp việc cho Ban Giỏm đốc cụng ty. Cú nhiệm vụ tham mưu trong lĩnh vực chuyờn mụn của mỡnh đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao và thực hiện đỳng chế độ chớnh sỏch quy định đối với Nhà nước và người lao động
- Phũng kinh doanh xăng dầu, Phũng kinh doanh tổng hợp: Tham mưu trong cụng tỏc kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, dự thảo hợp đồng kinh tế, ỏp dụng về chiến lược, sỏch lược kinh doanh, chớnh sỏch mặt hàng và cỏc chớnh sỏch khỏc như: tiếp thị, quảng cỏo, cỏc hoạt động bỏn hàng, cỏc dịch vụ sau bỏn hàng... Điều tra nghiờn cứu thị trường, xõy dựng kế hoạch kinh doanh, đảm bảo nguồn hàng cho cụng việc kinh doanh. Trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh tại cỏc đơn vị trực thuộc.
- Phũng Kế toỏn: Tham mưu trong cụng tỏc quản lý kinh tế tài chớnh, cụng tỏc hạch toỏn kinh tế trong Cụng ty và nội bộ Cụng ty, lập cỏc kế hoạch về nhu cầu vốn và sử dụng cỏc nguồn vốn đảm bảo đỳng chế độ và cú hiệu quả, dự thảo cỏc khoản phải thu, xõy dựng kế hoạch tài chớnh, mở tiền gửi tại Ngõn hàng, lờn bảng cõn đối số phỏt sinh, lập bỏo cỏo định kỳ...
- Phũng quản lý kỹ thuật: Tham mưu trong cụng nghệ sản xuất kinh doanh, ỏp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào quỏ trỡnh kinh doanh của Cụng ty, tham mưu trong cụng tỏc quản lý thiết bị. Đảm bảo về số lượng, chất lượng hàng hoỏ theo tiờu chuẩn qui định. Xõy dựng và hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật của Cụng ty. Đảm bảo cụng tỏc an toàn phũng chỏy, chữa chỏy, phũng chống bóo lụt ...
- Phũng Tổ chức lao động - Tiền lương: Tham mưu trong lĩnh vực sắp xếp bộ mỏy quản lý của Cụng ty, lĩnh vực tổ chức lao động, hướng dẫn chấp hành cỏc chế độ tiền lương, tiền thưởng, tham mưu giải quyết cỏc quyền lợi bảo hiểm, cỏc chớnh sỏch bảo hộ cho người lao động, thực hiện đầy đủ cỏc chế độ, chớnh sỏch đối với người lao động ...
- Phũng Hành chớnh quản trị: Tổ chức thực hiện cụng tỏc hành chớnh quản trị, cỏc trang thiết bị văn phũng phẩm. Cú kế hoạch xõy dựng và tu sửa nhỏ tại văn phũng Cụng ty, giỳp Giỏm đốc tiếp đún khỏch, cú nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản của Cụng ty, của cỏn bộ cụng nhõn viờn đang làm việc tại Cụng ty, cú kế hoạch phũng ngừa cỏc hiện tượng tiờu cực trong phạm vi trật tự an ninh nội bộ...
- Phũng thanh tra - bảo vệ: Tổ chức thanh tra, kiểm tra cỏc cửa hàng xăng dầu về mặt an toàn tài chớnh, hàng húa, lập phương ỏn bảo vệ tài sản...
* Chi nhỏnh xăng dầu Hà Tĩnh: Trực tiếp kinh doanh cỏc mặt hàng mà Cụng ty đó đăng ký. Chịu trỏch nhiệm về toàn bộ cụng tỏc tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh xăng dầu trờn địa bàn tỉnh Hà Tĩnh dưới sự chỉ đạo của Giỏm đốc Cụng ty.
* Kho dầu mỡ nhờn, gas, nhựa đường: Đõy là trung tõm phõn phối bỏn buụn, bỏn lẻ cỏc loại dầu nhờn, nhựa đường, gas lỏng, bếp gas...
* Hệ thống cỏc cửa hàng bỏn lẻ xăng dầu: Đõy là cỏc điểm bỏn trực tiếp cho cỏc khỏch hàng cú nhu cầu về xăng dầu, cỏc loại cú khối lượng hàng dưới một xe ụtụ vận tải. Hệ thống này rất quan trọng và là nơi thay mặt Cụng ty tiếp xỳc với khỏch hàng, Cụng ty cú hơn 82 cửa hàng phõn bố trờn địa bàn Nghệ An và Hà Tĩnh.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty
2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Cụng ty cú tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo hỡnh thức vừa tập trung vừa phõn tỏn, việc tổ chức cụng tỏc tại Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh dựa trờn sự phõn cấp quản lý đối với đơn vị phụ thuộc. Theo hỡnh thức này Cụng ty cú một đơn vị phụ thuộc hạch toỏn độc lập, đú là Chi nhỏnh xăng dầu Hà Tĩnh. Hai kho xăng dầu và cỏc cửa hàng bỏn lẻ trực thuộc Cụng ty chỉ tiến hành hoạch toỏn bỏo sổ.
- Mụ hỡnh tổ chức:
Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh là một đơn vị hạch toỏn kế toỏn độc lập, bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty tương đối hoàn thiện, phự hợp với tổ chức bộ mỏy hoạt động kinh doanh của Cụng ty. Tổ chức bộ mỏy Kế toỏn của Cụng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh
(Nguồn: Phũng kế toỏn)
Chức năng nhiệm vụ của cỏc phần hành kế toỏn:
- Kế toỏn trưởng: chịu trỏch nhiệm chung về hoạt động của phũng; chỉ đạo, hướng dẫn cỏc kế toỏn viờn thực hiện đỳng luật kế toỏn và cỏc cụng văn hướng dẫn của Tổng cụng ty.
- Phú phũng kế toỏn kiờm kế toỏn tài sản cố định, đầu tư xõy dựng cơ bản: Ghi chộp, phản ỏnh số lượng, giỏ trị hiện cú và tỡnh hỡnh tăng, giảm tài sản, tớnh và phõn bổ khấu hao tài sản cố định, lập kế hoạch cõn đối vốn đầu