5. Nội dung đề tài
2.2.2. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng tại Cụng ty Xăng dầu Nghệ
2.2.2.1. Kế toỏn doanh thu bỏn hàng* Chứng từ sử dụng: * Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng mua bỏn xăng dầu - Hoỏ đơn GTGT
- Cỏc chứng từ thanh toỏn như: Phiếu thu, Giấy bỏo Cú Ngõn hàng... * Tài khoản sử dụng:
Cụng ty sử dụng Tài khoản 511 “Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ” phản ỏnh cỏc khoản doanh thu bỏn hàng theo cỏc phương thức bỏn buụn, bỏn lẻ, bỏn đại lý, bỏn tổng đại lý và bỏn tỏi xuất
Tài khoản này được chi tiết thành:
+Tài khoản 5111 “Doanh thu bỏn hàng hoỏ” TK 51111 “Doanh thu bỏn xăng dầu”
TK 51112 “Doanh thu bỏn dầu mỡ nhờn” TK 51115 “Doanh thu bỏn Gas và phụ kiện” TK 51118 “Doanh thu bỏn hàng hoỏ khỏc” + Tài khoản 51123 “Doanh thu sản phẩm giấy” + Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” TK 51131 “Doanh thu vận tải bộ”
TK 51135 “Doanh thu dịch vụ hàng dự trữ” TK 51138 “Doanh thu dịch vụ khỏc”
Kế toỏn cụng ty sử dụng Tài khoản 512 “Doanh thu bỏn hàng nội bộ”, chi tiết TK 512136 “Doanh thu phớ hàng gửi” để theo dừi khoản doanh thu phớ hàng gửi của Tổng Cụng ty
Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng cỏc tài khoản liờn quan như TK 131 “Phải thu khỏch hàng”, TK 33392 “Lệ phớ xăng dầu”, TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”
* Sổ kế toỏn sử dụng - Bảng kờ hàng hoỏ xuất
- Bảng kờ tổng hợp xuất giỏ vốn - giỏ bỏn
- Sổ chi tiết tuỳ chọn kế toỏn TK51111, 51112, 51115, 51115, ... - Bảng kờ số 8
- Nhật ký chứng từ số 8
- Sổ cỏi TK 511
* Tổ chức luõn chuyển chứng từ:
Đối với phương thức bỏn buụn, bỏn đại lý, tổng đại lý
- Bước 1: Khỏch hàng đề nghị cung cấp hàng thụng qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua bỏn xăng dầu.
- Bước 2: Khỏch hàng đưa hợp đồng tới kho đó đăng ký làm thủ tục giao nhận hàng hoỏ. Căn cứ vào hợp đồng mua bỏn ký kết giữa cụng ty với khỏch
hàng kế toỏn tại kho viết hoỏ đơn GTGT đồng thời là phiếu xuất kho hàng hoỏ chuyển cho nhõn viờn bỏn hàng để giao cho khỏch, chuyển hoỏ đơn GTGT cho khỏch và cửa hàng trưởng ký.
- Bước 3: Hàng ngày kế toỏn tại cỏc cửa hàng dựa vào hoỏ đơn GTGT đó lập, tiến hành nhập số liệu vào mỏy tớnh và truyền về mạng mỏy tớnh của Cụng ty phục vụ cho việc lập cỏc bỏo cỏo nhanh theo yờu cầu quản lý. Đồng thời kế toỏn cửa hàng lập bảng kờ hàng hoỏ xuất theo cỏc phương thức trong từng ngày tại cửa hàng.
- Bước 4: Định kỳ theo thỏng kế toỏn tại cỏc kho , cửa hàng tiến hành nộp bảng kờ hàng hoỏ xuất theo cỏc phương thức của cỏc mặt hàng về phũng kế toỏn cụng ty kốm theo cỏc hoỏ đơn GTGT và cỏc chứng từ liờn quan.
- Bước 5: Kế toỏn tại cụng ty nhận cỏc chứng từ mà kế toỏn cửa hàng chuyển đến, đối chiếu số liệu giữa hoỏ đơn GTGT và cỏc bảng kờ. Kế toỏn kiểm tra số liệu giữa cỏc bảng kờ với số liệu mà kế toỏn cửa hàng, kho hàng đó truyền về trong thỏng, tiến hành cập nhật số liệu ghi nhận doanh thu, giỏ vốn, cỏc khoản phải thu...
- Bước 6: Kế toỏn tại cụng ty bảo quản và lưu trữ chứng từ.
Đối với phương thức bỏn lẻ tại cột bơm
Đối với phương thức này khỏch hàng thường khụng lấy hoỏ đơn nờn vào cuối mỗi ca bỏn hàng kế toỏn tiến hành kiểm tra số lượng xăng dầu bỏn ra từng ca, ghi số liệu vào bảng kờ bỏn lẻ xăng dầu. Cuối ngày, kế toỏn tổng hợp số lượng xăng dầu bỏn ra trong ngày, căn cứ số liệu cửa bảng kờ bỏn lẻ để tiến hành lập một Hoỏ đơn GTGT cho số hàng bỏn lẻ trong ngày. Đồng thời kế toỏn lập bảng kờ chi tiết hàng hoỏ xuất cho phương thức bỏn lẻ.
Cuối thỏng kế toỏn cửa hàng tiến hành nộp bảng kờ hàng hoỏ xuất theo phương thức bỏn lẻ, kốm theo hoỏ đơn GTGT tại phũng kế toỏn cụng ty.
Vớ dụ 2.1. Ngày 02/11/2009 Cụng ty ký kết hợp đồng mua bỏn xăng dầu với Cụng ty Xõy dựng Sụng Hồng
Biểu 2.1: Trớch Hợp đồng mua bỏn xăng dầu
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc---
HỢP ĐỒNG MUA BÁN XĂNG DẦU
SỐ: 0986/ HĐMB
- Căn cứ Bộ Luật Dõn sự nước Cộng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc hội khoỏ XI thụng qua tại kỳ họp thứ 7 ngày 16/6/2005, cú hiệu lực từ ngày 01/01/2006; - Căn cứ Luật Thương mại nước Cộng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc hội khoỏ XI thụng qua tại kỳ họp thứ 7 ngày 16/6/2005, cú hiệu lực từ ngày 01/01/2006; - Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bờn;
Hụm nay, ngày 02 thỏng 11 năm 2009 tại Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh, chỳng tụi gồm:
Bờn mua: CễNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SễNG HỒNG (Gọi tắt là Bờn A) Địa chỉ: Tầng 4 - Toà nhà văn phũng Trung Anh Km2 Đại Lộ Lờ Nin - Vinh - NA Điện thoại: 0383210585; Fax: 0383832298
Mó số thuế:2900540097
Đại diện:ễng Nguyễn Lõm Huấn - Giỏm đốc
Bờn bỏn: CễNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH (Gọi tắt là Bờn B) Địa chỉ: Số 04 - Nguyễn Sỹ Sỏch - TP. Vinh - Nghệ An
Điện thoại:0383.844701; 3845803; Fax: 0383.845801 Mó số thuế:2900326304
Tài khoản:010 100 000 0028 Ngõn hàng TMCP Ngoại thương Vinh NA Đại diện: ễng Nguyễn Sỹ Văn - Phú Giỏm đốc Cụng ty
(Uỷ quyền số 3040/XDNT do Giỏm đốc Cụng ty ký, cú hiệu lực từ 01/01/2009)
Cựng nhau thoả thuận ký kết hợp đồng mua bỏn xăng dầu với cỏc điều khoản sau:
ĐIỀU 1: ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG, SẢN LƯỢNG, GIÁ CẢ HÀNG HOÁ
1.1. Địa điểm giao hàng: Hàng giao tại cụng trường thi cụng của bờn A: Cụng trỡnh thuỷ điện Hương Sơn - Hà Tĩnh; và cỏc điểm khỏc khi cú yờu cầu của bờn A.
Sản lượng: Bờn B đồng ý bỏn, bờn A đồng ý mua xăng dầu với số lượng:
- Xăng Mogas 92: 20.000 lớt/ thỏng - Diezel 0.25%S: 15.000 lớt/ thỏng - Dầu nhờn: Tuỳ theo nhu cầu
1.2. Giỏ bỏn buụn: Giỏ bỏn là sự thoả thuận giữa hai bờn và được thực hiện theo từng thời kỳ tuỳ thuộc vào cơ chế giỏ của Chớnh phủ, Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam và Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh. Khi cú sự thay đổi về giỏ bờn B sẽ thụng bỏo cho bờn A bằng văn bản và xem như là phụ lục của hợp đồng này. Tại thời điểm ký kết hợp đồng giỏ hàng hoỏ (đó bao gồm VAT&LPXD) tại kho xăng dầu Bến Thuỷ:
+ Xăng Mogas 92: 15.730 đồng / lớt ở nhiệt độ thực tế + Dầu Diezel 0.25%S: 14.190 đồng/ lớt ở nhiệt độ thực tế + Dầu nhờn: tuỳ theo chủng loại
Cước vận chuyển (bao gồm thuế GTGT): 180 đ/lớt tt
ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN VÀ CễNG NỢ
2.1. Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản hoặc tiền mặt 2.2. Đồng thanh toỏn: Việt Nam đồng
2.3. Phương thức thanh toỏn:
Bờn B đồng ý cho bờn A thanh toỏn trả chậm tiền mua hàng trong thỏng với mức dư nợ tối đa khụng quỏ 300.000.000 đồng ( Ba trăm triệu đồng).
Đến ngày 10 thỏng sau bờn A thanh toỏn hết nợ tiền mua hàng của thỏng liền kề trước đú cho bờn B.
Đến 25/12/2009 và 25/12/2010 bờn A thanh toỏn hết nợ cho bờn B, từ 28/12 đến 31/12 hàng năm bờn A phải thanh toỏn tiền cho bờn B trước khi nhận hàng, khụng cú dư nợ. Trường hợp bờn B kinh doanh trong điều kiện bất thường và sản lượng mua của bờn A chỉ đỏp ứng được 30% trở xuống so với sản lượng đăng ký tại khoản 1.1.2 của Hợp đồng này thỡ bờn A phải thanh toỏn tiền trước nhận hàng sau, khụng cú dư nợ. 2.4. Thời hạn đối chiếu và thanh toỏn:
- Bờn A đối chiếu cụng nợ, hàng hoỏ với bờn B mỗi thỏng 01 lần vào ngày 30 hàng thỏng và phải thanh toỏn cho bờn B theo quy định tại khoản 2.3
- Đến thời hạn thanh toỏn mà bờn A chưa thanh toỏn cho bờn B thỡ bờn A phải chịu lói vay ngõn hàng theo lói suất đi vay của Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam quy định tại thời điểm đú. Đồng thời bờn B sẽ ngừng cung cấp hàng cho bờn A và bờn A phải thanh toỏn hết số tiền nợ bờn B chậm nhất sau 10 ngày kể từ ngày nhận lụ hàng cuối cựng.
ĐIỀU 3: CHẤT LƯỢNG VÀ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ
3.1. Chất lượng hàng hoỏ: Bờn B bỏn hàng cho bờn A đảm bỏo đỳng tiờu chuẩn chất lượng Việt Nam.
3.2. Đơn hàng: Bờn A phải bỏo kế hoạch nhận hàng cho bờn B trước ớt nhất 01 đến 02 ngày để bờn B bố trớ nguồn hàng.
3.3. Giao nhận:
- Hàng hoỏ mua bỏn được tớnh bằng lớt thực tế (Vtt) đối với Xăng KC M92 và bao bỡ của nhà sản xuất đối với dầu mỡ nhờn.
- Bờn A cú trỏch nhiệm kiểm tra chất lượng, số lượng hàng theo hoỏ đơn và thực tế trước khi nhận hàng. Bờn B khụng chịu rủi ro khi đó hoàn tất thủ tục giao hàng.
3.4. Uỷ quyền thực hiện
- Bờn B uỷ quyền cho Phũng kinh doanh xăng dầu thực hiện hợp đồng và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc cụng ty về việc thực hiện cỏc điều khoản của hợp đồng này. - Bờn A uỷ quyền cho cỏc ễng (Bà) bằng văn bản uỷ quyền thực hiện cỏc điều khoản của hợp đồng này.
ĐIỀU 4: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ
Bờn B cú quyền: Từ chối giao hàng nếu bờn A khụng thực hiện đỳng cỏc điều khoản trong hợp đồng hoặc cú đề nghị của quản lý NN như PCCC, Bảo vệ mụi trường...
Nghĩa vụ của bờn B: Giao đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, đỳng thời gian, chủng loại hàng hoỏ cho bờn A khi bờn A thực hiện đỳng cỏc điều khoản đó ký kết trong hợp đồng.
Bờn A cú quyền: Từ chối khụng nhận hàng nếu hàng thiếu số lượng, chất lượng khụng đảm bảo theo quy định của tiờu chuẩn Việt Nam.
Nghĩa vụ của bờn A:
- Chịu trỏch nhiệm về số lượng, chất lượng hàng hoỏ sau khi bờn B đó giao;
- Chuẩn bị đầy đủ kho bể, điểm giao hàng, đảm bảo an toàn PCCC, vệ sinh mụi trường, dụng cụ đo tớnh và giao nhận;
- Đảm bảo về cụng tỏc an toàn PCCC và an toàn lao động;
- Thanh toỏn đầy đủ tiền mua hàng cho bờn B theo quy định tại điều 2.
ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
5.1. Hai bờn cam kết thực hiện đỳng mọi điều khoản đó ghi trong hợp đồng. Mọi bờn nào tự ý sửa đổi, mọi sửa đổi bổ sung phải bàn bạc thống nhất và ghi bằng phụ lục hợp đồng mới cú giỏ trị thực hiện.
5.2. Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng nếu cú sự thay đổi về số lượng, phương thức thanh toỏn, giỏ bỏn thỡ bờn A bỏo cho bờn B và bàn bạc cụ thể để ký phụ lục hợp đồng. 5.3. Nếu cú gỡ vướng mắc hai bờn tự thương lượng giải quyết. Nếu khụng thoả thuận được sẽ đưa ra toà ỏn cú thẩm quyền giải quyết.Mọi phỏn quyết của Toà ỏn là phỏp lý buộc hai bờn thực hiện.
Hợp đồng cú hiệu lực kể từ ngày ký đến hết ngày 31/12/2011 và được lập thành 06 bản, mỗi bờn giữ 03 bản và cú giỏ trị phỏp lý như nhau.
Biểu 2.2: Trớch mẫu Hoỏ đơn GTGT
CễNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH
Đơn vị: Kho Xăng dầu Bến Thuỷ
Tài khoản: 010 100 000 0028 Mó số thuế: 2900326304 HOÁ ĐƠN GTGT Liờn 3: Nội bộ Ngày 02 thỏng 11năm 2009 Mẫu số 01-GTGT-3LL- 01 Sử dụng theo CV số 4095TC/AC Ngày 10/8/1999 của TCT Ký hiệu: AA/2008-T Số hoỏ đơn: 031725 Tờn khỏch hàng: Cụng ty Cổ phần xõy dựng Sụng Hồng Mó số thuế: 2900540097
Địa chỉ :Tầng 4-Toà VP Trung Anh-ĐL LờNin - Vinh - NA Tài khoản :... Số giấy giới thiệu: Ngày: ... Phương thức xuất: xuất bỏn buụn Kho xuất: Kho Ben Thuy
Nguồn nhập: Nguồn cụng ty
Phương tiện vận chuyển: 37S6295 Người vận chuyển: HO DIEN HUU Hỡnh thức thanh toỏn :
1. Cộng tiền hàng : 145.893.964 2. Thuế GTGT (Thuế suất: 10%) : 14.589.396 3. Lệ phớ xăng dầu 1000 : 10.895.000 4. Tổng tiền thanh toỏn : 171.378.360
Tổng tiền thanh toỏn bằng chữ: Một trăm bảy mươi mốt triệu ba trăm bảy mươi tỏm nghỡn ba trăm sỏu mươi hai đồng chẵn
STT Tờn hàng hoỏ Mó số ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C D 1 2 3 = 1x2 Xăng Mogas 92 020200 LTT 10.895 13.390,91 145.893.964 L15 10.797 Kg 9.116 Tỷ trọng bq: 0,8454 Nhiệt độ bq: 25,75 Ngăn: 1 Lớt tt: 5.455 Lớt 15: 5.406 Kg: 4.564 Hạng: 1 Tỷ trọng: 0,8454 Nđộ: 27,75 VCF: 0,991 WCF: 0,8443 Cỏch tầm mức: Ngăn: 2 Lớt tt: 5.440 Lớt 15: 5.391 Kg: 4.552 Hạng: 1 Tỷ trọng:0,8454 Nđộ: 27,75 VCF: 0,991 WCF: 0,8443 Cỏch tầm mức: Ký chuyển: ………..
Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam
Cụng ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh
TT Mó Hàng hoỏ Khỏch hàng Phương
tiện Người vận chuyển
Số lượng Giỏ bỏn Số tiền
L_TT L_15 KG
020200 Xăng KC M92 23.070 22.909 19.350 362.854.454
1 031656 Cụng ty CP Tổng cụng ty XD NA 37S 5890 Cao Xuõn Truyền 12.175 12.112 10.234 13.387,5 191.467.094
2 031725 Cụng ty Xõy dựng Sụng Hồng 37S6295 Hồ Diờn Hữu 10.895 10.797 9.116 13.390,91 171.378.360
Biểu 2.4: Giao diện nhập Hoỏ đơn GTGT
BẢNG Kấ CHI TIẾT HÀNG HOÁ XUẤT Từ ngày 02/11/2009 Đến ngày02/11/2009
Kho: Kho Bến Thuỷ Hàng hoỏ: Xăng KC M92 Phương thức: Xuất bỏn buụn
* Kế toỏn chi tiết và tổng hợp doanh thu bỏn hàng
Định kỳ theo thỏng, kế toỏn tại cỏc kho, cỏc cửa hàng xăng dầu nộp bảng kờ chi tiết hàng hoỏ xuất kốm theo cỏc hoỏ đơn chứng từ gốc cho kế toỏn tại cụng ty. Sau khi kiểm tra số liệu giữa bảng kờ và chứng từ gốc, kế toỏn tiến hành cập nhật lại dữ liệu chứng từ do kế toỏn cỏc cửa hàng đó truyền về vào chương trỡnh phần mềm kế toỏn mỏy. Dựa theo cỏc thụng tin mà kế toỏn nhập, phần mềm kế toỏn mỏy tự động cập nhật số liệu vào cỏc loại sổ cú liờn quan theo cỏc định khoản được cài đặt như sau:
- Đối với nghiệp vụ bỏn buụn, bỏn tổng đại lý, bỏn đại lý, bỏn lẻ: Nợ TK 1311: Phải thu khỏch hàng
Cú TK 5111: Doanh thu bỏn xăng dầu Cú TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Cú TK 33392: Lệ phớ xăng dầu
- Đối với nghiệp vụ bỏn tỏi xuất
Nợ TK 1362: Phải thu Tổng cụng ty
Cú TK 5111: Doanh thu bỏn xăng dầu
Căn cứ vào cỏc thụng tin kế toỏn nhập, chương trỡnh kế toỏn mỏy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào Bảng kờ hàng hoỏ xuất hay cũn gọi là Sổ chi tiết xuất giỏ vốn - giỏ bỏn (Biểu 2.6), Bảng kờ tổng hợp xuất giỏ vốn - giỏ bỏn (Biểu 2.7), Sổ chi tiết tuỳ chọn kế toỏn (Biểu 2.8). Ngoài ra chương trỡnh kế toỏn mỏy cũn cập nhật số liệu vào Bảng kờ tổng hợp theo phương thức xuất - giỏ bỏn (Phụ lục 1) và Thống kờ theo phương thức xuất - giỏ vốn (Phụ lục 2) để theo dừi giỏ vốn - giỏ bỏn theo từng phương thức xuất bỏn cụ thể.
Cuối quý, căn cứ vào cỏc thụng tin được cập nhật chương trỡnh kế toỏn mỏy sẽ tự động kết chuyển số liệu, cập nhật Bảng kờ số 8 (Biểu 2.9), Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu 2.9), Sổ cỏi TK 511 (Biểu 2.10).
Biểu 2.5: Trớch Bảng kờ hàng hoỏ xuất
Số HĐ Ngày HĐ Nđộ Tỷ trọng
Kho
HT Tờn hàng hoỏ Số lượng Giỏ bỏn Số tiền Lớt tt Lớt15 Tổng thanh
toỏn Tiền hàng VAT
020232 01/10/2009 30,7 0,74 110148 Xăng KC M92 328 322 13.780 5.254.350 4.478.500 447.850 12.303 3.961.566 020692 01/10/2009 30,4 0,74 110148 Xăng KC M92 529 519 13.780 8.547.582 7.289.620 728.962 12.303 6.385.257