5. Nội dung đề tài
2.2.1.1. Đặc điểm hàng hoỏ
Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh tổ chức hoạt động kinh doanh đa dạng với cỏc lĩnh vực kinh doanh xăng dầu và cỏc sản phẩm hoỏ dầu, sản xuất và bỏn thành phẩm giấy, cung cấp dịch vụ vận tải bộ, dự trữ quốc gia, dịch vụ hàng gửi của Tổng Cụng ty và một số dịch vụ khỏc, trong đú kinh doanh xăng dầu là chủ yếu. Xăng dầu và cỏc sản phẩm húa dầu là mặt hàng đặc biệt quan
trọng đối với sự tồn tại và phỏt triển kinh tế của mọi quốc gia, nú là đầu vào quan trọng của nhiều ngành kinh tế. Tuy nhiờn đõy là một mặt hàng đặc thự cú những điểm khỏc biệt so với cỏc mặt hàng khỏc.
Thứ nhất, Xăng dầu là mặt hàng dễ chỏy nổ, dễ gõy ụ nhiễm mụi trường nờn khi tiờu thụ xăng dầu người tiờu dựng phải trả thờm một khoản phớ là lệ phớ xăng dầu. Cũng chớnh vỡ đặc tớnh này mà việc kinh doanh xăng dầu phải tuõn thủ đầy đủ cỏc điều kiện, đặc biệt là điều kiện về an toàn phũng chống chỏy nổ và điều kiện an toàn mụi trường. Làm tốt cụng tỏc đảm bảo an toàn phũng chống chỏy nổ khụng chỉ là trỏch nhiệm với chớnh Cụng ty mà cũn là trỏch nhiệm của Cụng ty đối với cộng đồng và xó hội
Thứ hai, Bởi xăng là mặt hàng dễ bay hơi nờn từ năm 1986, Bộ Vật tư đó ban hành Quyết định 758/VT-QĐ cho phộp cỏc doanh nghiệp xăng dầu được đưa khoản chi phớ hao hụt vào kết cấu giỏ thành. Năm 2001, Tổng Cụng ty Xăng dầu VN (Petrolimex VN) cú điều chỉnh cỏch tớnh nhưng cơ bản vẫn tuõn thủ theo Quyết định 758/VT-QĐ. Theo đú, cứ mỗi lần sang chiết xăng (hoặc dầu), một tỉ lệ hao hụt nhất định sẽ được khấu trừ. Sang chiết bao nhiờu lần được khấu trừ bấy nhiờu.
Thứ ba, Xăng dầu là một mặt hàng chịu ảnh hưởng của nhiệt độ mụi trường xung quanh và nú cú thể dón nở khi nhiệt độ mụi trường tăng lờn.Ở nhiệt độ 15oC thể tớch của xang dầu khụng thay đổi nờn đõy được quy ước là nhiệt độ chuẩn khi tớnh thể tớch xăng dầu, cho nờn lượng xăng dầu được theo dừi vào sổ giỏ vốn theo đơn vị tớnh là lớt 15 (L15).Người ta cú thể quy bất kỳ lớt ở điều kiện thực tế nào về L15 dựa theo bảng nhiệt độ VCF.
Ta cú V15oC = V thực tế x VCF.
Xăng dầu là mặt hàng chiến lược của nền kinh tế vỡ vậy tổ chức quản lý chặt chẽ việc tiếp nhận, bảo quản cũng như tiờu thụ cú hiệu quả là điều rất cần thiết và cú ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
2.2.1.2. Cỏc phương thức bỏn hàng
Để hoạt động kinh doanh cú hiệu quả, Cụng ty đó xõy dựng mạng lưới tiờu thụ hợp lý, sử dụng cỏc phương thức bỏn hàng cú hiệu quả, thỳc đẩy được quỏ trỡnh bỏn hàng diễn ra nhanh chúng.
Hiện nay ở Cụng ty xăng dầu Nghệ Tĩnh sử dụng cỏc phương thức bỏn hàng chủ yếu bao gồm: Bỏn buụn trực tiếp, Bỏn tổng đại lý, đại lý bỏn lẻ, Bỏn lẻ tại cỏc cửa hàng xăng dầu, Xuất bỏn tỏi xuất. Trừ phương thức xuất bỏn ngoại tệ, về cơ bản cỏc phương thức bỏn hàng sử dụng mẫu hoỏ đơn khỏ giống nhau, và trỡnh tự hạch toỏn kế toỏn đối với từng phương thức là tương tự nhau. Điểm khỏc biệt lớn nhất khi cụng ty xõy dựng cỏc phương thức bỏn hàng là việc xỏc định giỏ bỏn của từng phương thức.
- Bỏn buụn trực tiếp cho khỏch hàng:
Là phương thức bỏn hàng cho cỏc khỏch hàng cú nhu cầu mua với khối lượng lớn chủ yếu là cỏc hộ cụng nghiệp được thực hiện trờn cơ sở hợp đồng kinh tế ký kết giữa Cụng ty và khỏch hàng.
Đơn giỏ bỏn buụn được xỏc định dựa trờn cơ sở bự đắp được chi phớ và sinh lợi nhuận, nú cũn phụ thuộc vào số lượng hàng hoỏ mà khỏch hàng đề nghị cung ứng cũng như sự biến động về giỏ trong từng thời kỳ. Đơn giỏ này do Phũng kinh doanh xõy dựng và được quy định trong hợp đồng mua bỏn xăng dầu ký kết giữa Cụng ty và khỏch hàng.
Căn cứ vào hợp đồng đó ký kết và nhu cầu mua hàng của khỏch, kế toỏn lập hoỏ đơn bỏn hàng cú 3 liờn: 1 liờn lưu tại Cụng ty, 1 liờn gửi cho khỏch hàng, 1 liờn gửi cho vận tải.
- Bỏn Tổng đại lý, đại lý bỏn lẻ:
Cụng ty thực hiện phương thức bỏn hàng này từ đầu năm 2004 theo quy chế Đại lý kinh doanh xăng dầu tại quyết định số 1505/2003/CT-BTM của Bộ thương mại, theo đú Cụng ty ký hợp đồng với cỏc Tổng đại lý, đại lý trờn cơ
sở mức thự lao hợp lý theo vựng, miền đảm bảo cú hiệu quả kinh doanh. Đến nay, hệ thống bỏn hàng theo phương thức này gồm 03 Tổng đại lý và trờn 160 đại lý bỏn lẻ. Cụng ty phõn cấp quản lý hệ thống đại lý bỏn lẻ cho cỏc cửa hàng xăng dầu (Theo vựng).
Đơn giỏ bỏn đại lý = Đơn giỏ bỏn lẻ - Thự lao đại lý
Đơn giỏ bỏn lẻ do Tổng Cụng ty quy định và được niờm yết một cỏch rộng rói.
Mức thự lao đại lý được hưởng được ghi rừ trong hợp đồng bỏn đại lý, căn cứ vào căn cứ vào vị trớ từ vị trớ nhận hàng đến trụ sở của đại lý đú. (Ngoài ra căn cứ vào sản lượng hàng mà đại lý tiờu thụ hàng thỏng, cụng ty trả thự lao đại lý vũng 2 để khuyến khớch những đại lý vượt sản lượng so với hợp đồng đó ký với Cụng ty)
Căn cứ vào hợp đồng đại lý và nhu cầu hàng hoỏ của cỏc đại lý cỏc cửa hàng đăng ký nhu cầu hàng hoỏ tại kho trung tõm (Kho Bến thuỷ), kế toỏn kho lập hoỏ đơn xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ , trờn cơ sở phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ lỏi xe chuyển đến, Kế toỏn cửa hàng xăng dầu lập hoỏ đơn GTGT 03 liờn, 1 liờn giao cho khỏch hàng đại lý, 01 liờn sao kờ gửi về Cụng ty hạch toỏn, 01 liờn lưu tại cỏc cửa hàng.
- Bỏn lẻ tại cỏc cửa hàng xăng dầu:
Đõy là phương thức bỏn hàng phỏt sinh chủ yếu tại cỏc cửa hàng bỏn lẻ (hơn 82 cửa hàng xăng dầu khu vực Nghệ An và Hà Tĩnh), giỏ bỏn lẻ do Cụng ty quy định song nằm trong mức quy định của Tổng cụng ty và giỏ sàn Nhà nước định hướng. Hàng ngày căn cứ vào lượng hàng bỏn lẻ qua cột bơm kế toỏn phỏt hành hoỏ đơn GTGT bỏn lẻ cho khỏch, lượng hàng bỏn khỏch khụng cú nhu cầu lấy hoỏ đơn kế toỏn lập hoỏ đơn GTGT bỏn lẻ cuối ca bỏn hàng. Hoỏ đơn GTGT liờn 3 kế toỏn CHXD sao kờ và gửi về phũng kế toỏn Cụng ty phục vụ hạch toỏn. Đối với phương thức bỏn lẻ cỏc kho, cửa hàng
của Cụng ty sử dụng mẫu hoỏ đơn nhỏ dành riờng cho phương thức bỏn lẻ. - Xuất bỏn tỏi xuất sang Lào:
Theo phương thức này Cụng ty nhập hàng từ nước ngoài về (từ Singapo) sau đú xuất bỏn sang Lào, hàng hoỏ khụng trải qua quỏ trỡnh sang chiết hay chế biến nào khỏc. Phương thức này cũn cú tờn là phương thức tạm nhập tỏi xuất.
Hàng tạm nhập tỏi xuất của Cụng ty phải làm thủ tục hải quan khi nhập khẩu vào qua cảng Cửa Lũ và chịu sự giỏm sỏt của hải quan cho tới khi thực xuất khẩu sang Lào. Cụng ty làm thủ tục cho lụ hàng tỏi xuất tại Chi cục Hải quan Vinh.
Để thực hiện phương thức bỏn hàng này Cụng ty căn cứ vào cỏc thủ tục sau: + Hợp đồng mua bỏn giữa Tổng cụng ty và Lào, Order nhận hàng của Lào. + Tờ khai nhập khẩu đầu vào của Cụng ty tuyến trước gửi cho Cụng ty (Bản gốc) kốm kiểm định chất lượng hàng hoỏ.
+ Tờ khai tỏi xuất tại Chi cục Hải quan Vinh và thủ tục kiểm hoỏ của Hải quan. Giỏ bỏn tỏi xuất do Tổng Cụng ty giao dựa trờn giỏ bỏn trong hợp đồng ký kết giữa Tổng Cụng ty và đối tỏc tại Lào.
Trờn cơ sở từng xe vận chuyển, kế toỏn phỏt hành hoỏ đơn GTGT 03 liờn : 01 liờn giao cho Khỏch hàng, 01 liờn lưu tại Kho Xuất và 01 liờn gửi về Cụng ty phục vụ hạch toỏn.