Để quản lý tốt các khoản chi, bản thân mỗi ĐVSN cần thực hiện tốt các thủ tục, quy trình kiểm soát nội bộ theo nhiều cấp. Quy trình kiểm soát phổ biến nên áp dụng là kiểm soát qua 3 cấp: Kiểm soát từ cấp phòng, bộ phận thực hiện, kiểm soát của bộ phận kế toán tài chính và cuối cùng mới là sự kiểm soát và phê duyệt của lãnh đạo đơn vị. Để thực hiện được quy trình này, bộ phận trực tiếp thực hiện chi phí nhất thiết phải tập hợp chứng từ và chuyển cho kế toán đơn vị kiểm soát trước khi trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi đã qua 3 cấp kiểm soát đầy đủ, kế toán mới được phản ánh nghiệp vụ đó vào chi phí. Cần kiên quyết xóa bỏ tình trạng chứng từ được bộ phận thực hiện chuyển thẳng lên thủ trưởng đơn vị phê duyệt trước khi có sự kiểm soát của bộ phận kế toán tài chính.
Trong các khoản mục chi phí, các ĐVSN thuộc TTXVN cần quan tâm chấn chỉnh việc tính toán chi phí khấu hao TSCĐ cho đầy đủ, đúng quy định của Nhà nước, để đảm bảo đúng đắn diễn biến, kết quả hoạt động của đơn vị.
- Theo quy định tại Thông tư 25/TT-BTC ngày 21/3/2002 của Bộ Tài chính thì: Trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật và chế độ chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nước, đơn vị chủ động xây dựng tiêu chuẩn, định mức và chế độ chi tiêu nội bộ, để bảo đảm hoạt động thường xuyên cho phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị và tăng cường công tác quản lý, sử dụng kinh phí tiết kiệm có hiệu quả.
TTXVN cũng đã thường xuyên yêu cầu các đơn vị phải tự xây dựng hệ thống định mức chi phí hoạt động dịch vụ, trình lên TTXVN phê duyệt trước khi thực hiện, nhưng đến thời điểm này chỉ có một số ĐVSN là thực hiện được. Sắp tới, các ĐVSN chưa xây dựng thì khẩn trương xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cho đơn vị mình, trình lên TTXVN duyệt để làm căn cứ chi. Chấm dứt tình trạng chi phí tự phát như hiện nay. Đặc biệt, cần chú ý các khoản mục chí phí sau:
- Làm rõ căn cứ để trích lập quỹ lương. Tổng quỹ lương của ĐVSN không được vượt quá quy định của Nhà nước tại Thông tư 25/2002/TT-BTC.
- Các khoản chi phí như khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ, chi phí khác,...phải xác định rõ để phân bổ vào chi phí để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí, đảm bảo phản ánh đúng kết quả hoạt động của đơn vị.
- Các khoản chi thuê khoán chuyên môn như thuê chuyên gia đọc dò, dịch bài,... phải có đầy đủ hợp đồng thuê khoán do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp ký với từng đối tượng. Khi thanh toán các khoản chi này phải do các đối tượng được thuê trực tiếp đề nghị thanh toán, hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người trong đơn vị thanh toán hộ.
- Các khoản trả tiền nhuận bút thì nhất thiết phải có giấy biên nhận ghi rõ người được hưởng và trả tiền cho bài viết nào, nếu vượt trên 500.000đ/lần thì phải nộp thuế vãng lai.
- Các khoản tiền hoa hồng quảng cáo cũng phải có giấy biên nhận ghi rõ người được hưởng và nếu vượt trên 500.000đ/lần thì phải nộp thuế vãng lai.