III. Quy trình nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu theo phơng thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Công thơng Đống Đa
1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Khi tiếp nhậnhồ sơ xin mở L/C của khách hàng, cán bộ L/C phải kiểm tra những nội dung sau:
- Đảm bảo hồ sơ đầy đủ về mặt số lợng theo quy định của NHCT Việt Nam, bao gồm:
+ Quyết định thành lập ( Đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu) + Đăng ký kinh doanh ( Đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu) + Đăng ký mã số xuất nhập khẩu - nếu có ( Đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu)
+ Hợp đồng ngoại thơng gốc (trờng hợp ký hợp đồng qua FAX thì doanh nghiệp phải ký và đóng dấu trên bản photo để xác nhận việc ký hợp đồng và doanh nghiệp hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của hợp đồng ).
+ Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác (nếu có)
+ Giấy phép nhập khẩu của Bộ thơng mại (Nếu mặt hàng nhập khẩu thuộc danh mục quản lý quy định tại quyết định điều hành xuất nhập khẩu hangf năm của Thủ tớng Chính phủ).
+ Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng(Trờng hợp vay vốn), công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của NHCTVN (Trờng hợp mở L/C trả chậm)
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ ( nếu có) + Đơn xin mở L/C
Tất cả các chứng từ trên đều phải xuất trình bản gốc và lu lại Chi nhánh bản photo có đóng dấu treo của đơn vị. Riêng các chứng từ sau phải lu lại bản gốc: Cam kết thanh toán, hợp đồng vay vốn hợp đồng mua bán ngoại tệ, đơn xin mở L/C của khách hàng.
- Cán bộ thanh toán quốc tế khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của khách hàng phải kiểm tra và phải đảm bảo hồ sơ có đủ các điều kiện sau:
+ Bảo đảm tính pháp lý của các chứng từ mà khách hàng xuất trình. Việc thanh toán phải phù hợp với chế độ quản lý ngoại hối và chính sách quản lý xuất nhập khẩu hiện hành của nhà nớc
+ Có đơn xin mở L/C phù hợp với yêu cầu và quy định của Chi nhánh, nội dung L/C không chứa đựng rủi ro cho Chi nhánh và phải phù hợp với hợp đồng ngoại thơng. Khi kiểm tra nếu phát hiện có những diều khoản, diều kiện bất lợi, cán bộ L/C t vấn cho khách hàng sửa đổi đơn xin mở hoặc hợp đồng. Đối với những điều khoản gây bất lợi cho Ngân hàng nếu khách hàng không sửa đổi, Ngân hàng có quyền từ chối phát hành L/C.
+ Có cơ sở bảo đảm thanh toán L/C phù hợp với quy định hiện hành của NHCTVN (mức ký quỹ, vốn vay, cam kết thanh toán, hạn mức cho vay và bảo lãnh cha thực hiện,...)
+ Nội dung của các tài liệu trong hồ sơ không mâu thuẫn nhau.
+ Nếu hồ sơ đã đáp ứng đủ điều kiện, trong trờng hợp L/C ký quỹ dới 100% cán bộ L/C ký vào cam kết thanh toán và chuyển phòng kinh doanh tiếp tục giải quyết.