Kiểm toán nợ phải trả người bán

II. THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ

5. Thực hiê ̣n Kiểm toán các khoản nợ phải trả

5.1. Kiểm toán nợ phải trả người bán

* Khách hàng X:

Kiểm toán viên tổng hợp số liệu trên tài khoản nợ phải trả người bán - TK 331:

Bảng 13: Bảng tổng hợp tài khoản nợ phải trả người bán tại khách hàng X

Chỉ tiêu Dư nơ ̣ Dư có

Số dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư cuối kì

998.131.000 56.094.616.000 1.151.356.000 1.312.683.000 55.537.911.000 909.203.000

Sau đó tiến hành đối chiếu với số liê ̣u trên Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái TK 331. Sau khi đối chiếu kiểm toán viên đưa ra nhâ ̣n xét số liê ̣u hoàn toàn khớp đúng giữa các sổ sách có liên quan.

Kiểm toán viên tiến hành tổng hợp số dư TK 331 năm 2005 chi tiết theo đối tươ ̣ng để kiểm tra việc theo dõi hạch toán theo từng đối tượng công nợ của khách hàng, qua đó đánh giá về công tác kế toán.

Bảng 14: Bảng tổng hợp tài khoản 331 theo đối tượng tại khách hàng X

BẢNG TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 331 THEO ĐỐI TƯỢNG Năm 2005 Đơn vi ̣: 1000 đồng Stt Mã số Tên đơn vi ̣ Đầu kỳ 01/01/05 Phát sinh

trong kỳ 31/12/05Cuối kỳ

N C N C N C 1 2 3 4 5 PH NTV SHB RQ NL

Cty Phú Hưng Nguyễn Thi ̣ Vân Cty Shinbox Cty Rau quả Cty NLVN …… 47.154 678.789 24.475 278.474 378.647 24.475 156.475 247.657 647.574 80.476 17.546 880.470 147.576 171.351 97.576 33.322 17.546 45.206 178.393 Tổng cô ̣ng 998.131 1.312.683 56.094.616 55.537.911 1.151.356 909.203

Sau khi đã lâ ̣p bảng tổng hợp chi tiết số dư TK 331 theo đối tượng, kiểm toán viên sẽ tiến hành cho ̣n mẫu ra mô ̣t vài nhà cung cấp đại diện theo phương pháp tiếp cận kiểm toán của CPA VIET NAM nhằm đảm bảo hợp lý rằng số dư phải trả tại ngày 31/12/2005 là hợp lý để tiến hành kiểm tra chi tiết.

Công viê ̣c cho ̣n mẫu đươ ̣c tiến hành theo phương pháp sau:

Chọn mẫu các phần tử trong tổng thể có khoảng cách đều nhau (gọi là khoảng cách mẫu). Khoảng cách mẫu được xác định như sau:

k = Nn

Trong đó:

k : khoảng cách mẫu N: tổng số đơn vị tổng thể

n: kích cỡ mẫu (số mẫu cần chọn)

Từ đó, chọn một đơn vị mẫu đầu tiên (m1) sao cho: x1 ≤ m1 ≤ x1+k Sau đó, xác định các đơn vị mẫu kế tiếp theo công thức:

mi = m1 + (i-1)*k

Kiểm toán viên xem xét các hợp đồng mua hàng hóa, các phiếu chi thể hiê ̣n viê ̣c thanh toán tiền hàng, kiểm tra các nghiê ̣p vu ̣ thanh toán tiền sau

ngày kết thúc kỳ kế toán. Trong bước công viê ̣c này, kiểm toán viên phải xem xét kĩ lưỡng các điều khoản ghi trong hợp đồng, số tiền hàng đã thỏa thuâ ̣n và thời ha ̣n thanh toán tiền hàng để khẳng đi ̣nh tính hiê ̣n hữu của các khoản phải trả:

Bảng 15: Kiểm tra chi tiết số dư TK 331

TT Hơ ̣p đồng Hóa đơn

Tên nhà c2 SD theo sổ 31/12

Nơ ̣ phải trả theo HĐ, PC

Chênh

lê ̣ch <a><b> Số Ngày Số Ngày

1 05 2/4 Cty rau quả 178.393.000 178.393.000 0 2 27 19/6 Nguyễn Thi ̣ Vân 17.546.000 17.546.000 0

……

Trong đó: <a> Đã kiểm tra hợp đồng bán hàng và hợp đồng hợp lê ̣ <b> Đã kiểm tra phiếu chi, chứng từ tiền gửi, trả tiền hợp lê ̣

Tiếp theo, kiểm toán viên tiến hành thu thâ ̣p các biên bản đối chiếu công nơ ̣ và đối chiếu giữa số trên sổ chi tiết với biên bản đối chiếu:

Bảng 16: Biên bản đối chiếu công nợ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Đô ̣c lâ ̣p - Tự do - Ha ̣nh phúc BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

Hôm nay, ngày 31 tháng 12 năm 2005, ta ̣i Hà Nô ̣i. Chúng tôi gồm:

- Bên A (bên mua): Công ty X

Đi ̣a chỉ: ….

- Bên B (bên bán): Công ty rau quả Hà Nội

Đi ̣a chỉ: …..

Sau khi đối chiếu công nơ ̣ tính đến ngày 31/12/2005, Công ty X chưa chuyển trả Công ty rau quả tri ̣ giá lô hàng với số tiền là: 178.393.000 đồng (Bằng chữ: Mô ̣t trăm bảy mươi tám triê ̣u ba trăm chín mươi ba nghìn đồng chẵn) thuô ̣c hợp đồng số 05/KD1-RQ1 ngày 2/4/2005.

Công ty X có trách nhiê ̣m chuyển trả số tiền trên cho Công ty Rau quả Hà Nội khi khách hàng nước ngoài nhâ ̣n được hàng và không có khiếu na ̣i gì về lô hàng đã xuất.

Biên bản này được lâ ̣p thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá tri ̣ như nhau làm cơ sở để thực hiê ̣n.

Đa ̣i diê ̣n bên A Đa ̣i diê ̣n bên B

Nhâ ̣n thấy rằng số liê ̣u trên biên bản đối chiếu công nợ hoàn toàn khớp đúng với số liê ̣u trên sổ chi tiết và trên các sổ sách khác.

Đối với các khoản công nợ không có biên bản đối chiếu, kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhâ ̣n đối với các nhà cung cấp này:

Bảng 17: Thư xác nhận phải trả

THƯ XÁC NHẬN PHẢI TRẢ

Hà nội, ngày 12 tháng 02 năm 2006 Kính gửi: Ông (Bà) Giám đốc

Công ty Phú Hưng

Liên quan tới viê ̣c kiểm toán báo cáo tài chính của công ty chúng tôi, đề nghi ̣ Quý công ty xác nhâ ̣n trực tiếp cho kiểm toán viên của chúng tôi - Công ty Hợp danh Kiểm toán Viê ̣t Nam về số tiền mà chúng tôi còn phải trả cho Quý công ty tính đến ngày 31/12/2005.

Thư xác nhâ ̣n này chỉ dùng cho mu ̣c đích xác nhâ ̣n số dư mà không dùng cho bất kì mu ̣c đích nào khác và mo ̣i thông tin đều được đảm bảo bí mâ ̣t.

Chúng tôi rất mong nhâ ̣n được sự hợp tác của Quý công ty.

Trân tro ̣ng

Giám đốc

__________________________________________________________________ Xin gửi tới: Công ty Hợp danh Kiểm toán Viê ̣t Nam

Người nhâ ̣n: Nguyễn Thi ̣ Hằng - Kiểm toán viên

Đi ̣a chỉ: Tầng 10, Toà nhà 18T2, Trung Hoà - Nhân Chính, Hà Nội

__________________________________________________________________ Phần dành cho người xác nhâ ̣n:

Chúng tôi, Công ty Phú Hưng, xác nhâ ̣n số tiền chúng tôi còn phải thu của Công ty X ta ̣i ngày 31/12/2005 là: 33.322.000 đồng.

Công ty Phú Hưng

Chữ ký Chức danh

Dựa trên các thư xác nhận được phúc đáp lại, kiểm toán viên tiến hành lâ ̣p bảng tổng hợp thư xác nhâ ̣n nợ phải trả người bán:

Bảng 18: Bảng tổng hợp thư xác nhận nợ phải trả người bán tại khách hàng X

Tt Tên nhà cung cấp

Số dư theo sổ kế toán

Số dư theo thư xác nhâ ̣n

Chênh lê ̣ch 1 Cty Phú Hưng

…..

Dựa trên bảng tổng hợp thư xác nhận trên, kiểm toán viên nhận thấy số liệu trên sổ sách kế toán của khách hàng X hoàn toàn khớp với số liệu trên thư xác nhận.

Riêng đối với mô ̣t số nhà cung cấp nước ngoài như là Công ty Shinbox - là mô ̣t nhà cung cấp nguyên liê ̣u ở Đức thì kiểm toán viên phải đánh giá số dư phải trả các nhà cung cấp này ta ̣i ngày 31/12/2005 bằng ngoa ̣i tê ̣:

Bảng 19: Đánh giá số dư phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ

Diễn giải USD Tỷ giá VNĐ

A- Theo kiểm toán 1. Công ty Shinbox 2. Công ty..

Cô ̣ng

B- Theo ha ̣ch toán của công ty C- Chênh lê ̣ch (A-B)

2.853 …… 6.424 6.424 15.845 …. 15.845 15.845 101.788.000 45.206.000 …… 101.788.000 101.788.000 0

Kiểm toán viên đưa ra kết luâ ̣n về các khoản phải trả người bán bằng ngoa ̣i tê ̣ như sau: đơn vi ̣ đã đánh giá số dư phải trả người bán bằng ngoa ̣i tê ̣ phù hợp theo tỷ giá liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước công bố.

Sau khi đã tiến hành tất cả các thủ tu ̣c trên, nhóm trưởng sẽ tiến hành tổng hơ ̣p số liê ̣u trên giấy tờ tổng hợp và kiểm toán viên sẽ đưa ra ý kiến của mình về sự trình bày trung thực, hợp lý của các khoản phải trả nhà cung cấp.

Ý kiến đươ ̣c đưa ra đối với khoản phải trả nhà cung cấp của Khách hàng X như sau:

- Đơn vi ̣ đã ha ̣ch toán chi tiết theo từng đối tượng công nợ, điều này là phù hợp với chế đô ̣ kế toán hiê ̣n hành và thuâ ̣n lợi trong công tác theo dõi công nơ ̣.

- Trong năm, đơn vi ̣ đã tiến hành ha ̣ch toán nợ phải trả nhà cung cấp bằng ngoa ̣i tê ̣ theo tỷ giá do ngân hàng nhà nước công bố.

- Hầu hết các khoản thanh toán được thực hiê ̣n bằng tiền gửi ngân hàng. Kiểm toán viên đã tiến hành xem xét mô ̣t số phiếu ủy nhiê ̣m chi của ngân hàng và đối chiếu số liê ̣u khớp đúng với sổ sách.

- Tuy nhiên, đơn vi ̣ vẫn chưa tiến hành xác nhâ ̣n hết các khoản phải trả ta ̣i thời điểm cuối năm, điều này gây khó khăn trong công tác kiểm toán. Tuy nhiên, tổng các khoản phải trả chưa có xác nhận được đánh giá là không trọng yếu.

Tóm la ̣i, TK 331 phản ánh trung thực, hợp lý.

* Khách hàng Y:

CPA VIETNAM cũng thực hiê ̣n những bước công viê ̣c tương tự như khi kiểm toán khách hàng X. Tuy nhiên, do khách hàng này có quy mô nhỏ hơn khách hàng X, các nghiê ̣p vu ̣ mua hàng phát sinh không nhiều nên CPA VIETNAM tiến hành kiểm tra phần lớn các khoản nợ phải trả nhà cung cấp.

Kiểm toán viên tổng hợp số liê ̣u trên Wps:

Bảng 20: Tổng hợp số liệu trên tài khoản nợ phải trả người bán tại khách hàng Y

Chỉ tiêu Dư Nơ ̣ Dư Có

1. Số dư đầu kỳ 2. Phát sinh Nợ 3. Phát sinh Có 4. Số dư cuối kỳ

347.254.00 0

289.424.000 257.674.000 199.844.000

Số liê ̣u trên đươ ̣c đối chiếu với số liê ̣u trên sổ cái TK 331, bảng cân đối kế toán. Kiểm toán viên khẳng đi ̣nh số liê ̣u hoàn toàn khớp đúng giữa các sổ sách có liên quan.

Khách hàng Y có 6 nhà cung cấp chính, kiểm toán viên tiến hành tổng hơ ̣p số liê ̣u chi tiết theo từng đối tượng như sau:

Bảng 21: Tổng hợp số liệu chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp tại khách hàng Y

Đơn vi ̣: 1000 đồng

TT Tên nhà cung cấp Số dư đầu năm

Phát sinh

trong năm Số dư cuối năm

N C N C N C 1 2 3 4 5 6

Cty vpp Hồng Hà Cty Hòa Phát Cty Đức Giang Cty Tân Phong Cty máy tính Cty vâ ̣t liê ̣u

…. 57.457 76.577 26.472 15.427 56.342 5.149 67.254 87.245 45.457 27.475 75.246 2.577 24.347 38.472 57.472 48.243 34.247 1.893 14.550 27.804 38.487 36.195 15.343 4.465 Tổng cô ̣ng 289.424 347.254 257.674 199.844

Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu số liê ̣u trên sổ chi tiết với biên bản đối chiếu công nơ ̣ thấy số liê ̣u khớp đúng.

Đối với các nhà cung cấp không có biên bản đối chiếu, kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhâ ̣n tới các nhà cung cấp đó vào thời điểm cuối kỳ:

Tổng hơ ̣p thư xác nhâ ̣n nợ phải trả người bán:

Bảng 22: Tổng hợp thư xác nhận nợ phải trả người bán tại khách hàng Y

TT Tên nhà c2 SD theo sổ kế toán

SD theo

thư xác nhâ ̣n Chênh lê ̣ch 1

2 3

Cty Đức Giang Cty Tân Phong Cty Hoà Phát …… 38.487.000 36.195.000 27.804.000 27.278.000 47.404.000 27.804.000 (11.209.000) 11.209.000 0

Có sự chênh lê ̣ch trên là do trong kỳ khách hàng Y đã tiến hành thanh toán nợ cho nhà cung cấp là Công ty Tân Phong số tiền tri ̣ giá 11.209.000 đồng. Tuy nhiên, do hai công ty Tân Phong và Đức Giang có cùng chung mô ̣t chủ sở hữu nên viê ̣c thanh toán nợ đã bi ̣ nhầm lẫn. Nợ được thanh toán cho Công ty Tân Phong nhưng la ̣i thanh toán nhầm cho Công ty Đức

Giang. Điều này là do lỗi của nhân viên phòng kế toán khi tiến hành thanh toán.

Kiểm toán viên đưa ra bút toán điều chỉnh như sau:

Nơ ̣ TK331- Đức Giang : 11.209.000

Có TK 331- Tân Phong : 11.209.000

Kiểm toán viên yêu cầu khách hàng phải điều chỉnh la ̣i số liê ̣u cho chính xác các khoản phải trả và thanh toán giữa các nhà cung cấp.

Trong kỳ, ta ̣i khách hàng Y không phát sinh các khoản phải trả nhà cung cấp có gốc ngoa ̣i tê ̣ nào. Do đó, kiểm toán viên bỏ qua thủ tu ̣c kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoa ̣i tê ̣.

Ý kiến kiểm toán viên đưa ra đối với khoản phải trả nhà cung cấp của khách hàng Y như sau:

- Đơn vi ̣ đã thực hiê ̣n ha ̣ch toán khoản phải trả theo đúng chế đô ̣ kế toán hiê ̣n hành và được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng công nợ.

- Trong kỳ, có sự chênh lê ̣ch giữa số liê ̣u trên sổ sách với số liê ̣u trên thư xác nhâ ̣n nhưng đây chỉ là sai sót nên không được đánh giá là mang tính tro ̣ng yếu.

- Cuối kỳ, đơn vi ̣ chưa tiến hành đối chiếu công nợ với mô ̣t số nhà cung cấp. Đây là mô ̣t điểm yếu trong công tác kế toán khoản phải trả nhà cung cấp của đơn vi ̣.

Tuy nhiên, các sai sót trên được đánh giá là không tro ̣ng yếu nên kiểm toán viên đưa ra kết luâ ̣n đối với khoản mu ̣c này là trình bày trung thực, hợp lý.