II. Giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
1. Xây dựng lại qui trình theo dõi, đánh giá
Trong qui trình theo dõi, đánh giá của công ty còn thiếu các bước để lập kế hoạch theo dõi, đánh giá; và bước rút kinh nghiệm, chuẩn bị lập kế hoạch cho kỳ tiếp theo- đây là bước rất quan trọng để duy trì và đảm bảo tính bền vững của hệ thống. Các bước khác vẫn còn có một số hạn chế cần phải tiếp tục hoàn thiện.
Một qui trình theo dõi, đánh giá có thể thực hiện theo các bước như sau:
Sơ đồ 3-2: Qui trình theo dõi, đánh giá.
1.1. Lập kế hoạch theo dõi, đánh giá
Lập kế hoạch theo dõi, đánh giá được coi là bước cuối cùng trong qui trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và là bước đầu tiên trong qui trình theo dõi, đánh giá của doanh nghiệp. Nghĩa là ngay khi lập kế hoạch SXKD công ty đã phải xác định được những hoạt động theo dõi, đánh giá dự kiến để đảm
Lập kế hoạch TD- ĐG Thực hiện TD- ĐG Xác định mục tiêu, đầu ra, hoạt động
Xác định các chỉ số, chỉ tiêu tương ứng với
từng cấp mục tiêu
Xác định phương pháp thu thập số liệu, cơ chế
báo cáo Xác định thời gian đạt được các chỉ tiêu Xác định tình trạng ban đầu về các chỉ số Theo dõi, tổng hợp dữ liệu Phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh
doanh, báo cáo
Kết luận, rút kinh nghiệm và chuẩn bị
kế hoạch tiếp theo Phân bổ ngân sách hoạt
bảo kế hoạch theo dõi, đánh giá được sử dụng với tư cách là công cụ triển khai các hoạt động và hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
Mục tiêu của kế hoạch theo dõi, đánh giá phải thống nhất với mục tiêu của kế hoạch SXKD. Trong bản kế hoạch theo dõi, đánh giá, mục tiêu cuối cùng sẽ được phân cấp thành cấp đầu ra và hoạt động. Mục đích của việc phân cấp mục tiêu hay chính là chia nhỏ mục tiêu cuối cùng thành các mục tiêu thấp hơn tương ứng với những mốc thời gian và ngân sách cụ thể giúp cho việc theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch được thuận tiện và hiệu quả. Khi cấp đầu ra và hoạt động càng được xác định chi tiết thì càng dễ dàng đánh giá. Tuy nhiên cần chú ý xác định đầu ra và hoạt động phải mang tính độc lập tương đối để công tác theo dõi không bị chồng chéo và lãng phí nguồn lực.
Tất cả các cấp mục tiêu được lượng hóa bằng hệ thống chỉ số, chỉ tiêu. Phải đảm bảo rằng khi tất cả các chỉ tiêu được hoàn thành thì mục tiêu lúc đó cơ bản được thực hiện. Để có thể đo lường được chỉ tiêu cần phải dựa vào hệ thống chỉ số, với vai trò là thước đo. Để đo một chỉ tiêu có thể cần nhiều chỉ số khác nhau. Tuy nhiên cần lựa chọn các chỉ tiêu và chỉ số sao cho đặc trưng nhất, dễ đo lường và tiết kiệm chi phí, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần xác định tình trạng ban đầu của các chỉ số. Điều này có hai tác dụng: Một là làm cơ sở để xác định chỉ số; Hai là để biết doanh nghiệp ở thời điểm xác định với những hoạt động cụ thể đã đạt được kết quả như thế nào. Để xác định tình trạng ban đầu của các chỉ số, doanh nghiệp có thể dựa vào những dữ liệu thống kê của các năm trước đó, tham vấn thêm ý kiến từ các cán bộ quản lý có kinh nghiệm, các lao động giỏi, các chuyên gia đã từng làm việc với doanh nghiệp hoặc có quan tâm tới tình hình phát triển
của doanh nghiệp, ý kiến từ khách hàng… Từ đó để có được những cái nhìn mang tính chủ quan và khách quan về tình hình phát triển của doanh nghiệp.
Xác định thời gian dự kiến để đạt được các mục tiêu để biết được khi nào thì các hoạt động được bắt đầu và kết thúc, khi nào thì đầu ra, mục tiêu xuất hiện. Đó là cơ sở để chủ động khi nào thì tiến hành theo dõi, đánh giá, biết rõ như thế nào là thành công. Ngoài ra còn phải xác định việc phân bổ ngân sách cho từng hoạt động. Bởi hoạt động vừa cần đảm bảo tiến độ về thời gian vừa phải đảm bảo nằm trong giới hạn ngân sách.
Xác định phương pháp theo dõi, đánh giá là bước quan trọng nhằm đảm bảo việc thu thập số liệu mang tính thống nhất, có được nguồn số liệu đáng tin cậy. Từ đó nguồn số liệu mới thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quá trình ra quyết định của người quản lý. Việc xác định rõ ràng khi nào thì thu thập số liệu, thu thập như thế nào, ai sẽ là người phải báo cáo, báo cáo cho ai, số liệu sẽ được phân tích và lưu giữ như thế nào… sẽ giúp các bên liên quan chủ động và có trách nhiệm trong những hoạt động của mình.
1.2. Thực hiện theo dõi, đánh giá
Trước hết cần phải khẳng định rằng: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá có thể coi như một vòng tròn không khép kín, điều đó thể hiện tính kế thừa trong công tác theo dõi, đánh giá. Quá trình thực hiện theo dõi, đánh giá chính là quá trình thu thập, xử lý thông tin, đánh giá và ra quyết định. Đó là qui trình mang tính liên tục chứ không nhất thiết là bắt đầu và kết thúc trong năm kế hoạch hoặc sau một lần đánh giá. Bởi những thông tin và những nhận định có được vẫn tiếp tục là cơ sở cho các quá trình ra quyết định tiếp theo của người quản lý.
Sơ đồ 3-3: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá.
Do đó công ty có thể thêm một bước trong qui trình theo dõi, đánh giá là: Rút kinh nghiệm và chuẩn bị cho hoạt động thực hiện (kế hoạch) tiếp theo. Đây là bước đảm bảo tính kế thừa và bền vững của hệ thống. Khi đã nắm bắt được thực trạng của doanh nghiệp mình một cách tổng thể, có những nhận định, những kinh nghiệm trong quản lý sẽ giúp người quản lý có hướng phát triển mới cho doanh nghiệp. Cứ như vậy hệ thống với nguồn thông tin vô giá luôn được mở rộng và phát triển không ngừng.