I. Mục tiêu hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La SXKD của Công ty cổ phần Đại La
Trong quá trình tồn tại và phát triển, doanh nghiệp luôn có sự đổi mới, cải tiến, hoàn thiện các yếu tố góp phần thúc đẩy quá trình SXKD của doanh nghiệp như cơ cấu tổ chức, công tác quản lý, công nghệ, nhân lực…Cải tiến, hoàn thiện là tất yếu nhưng với phương châm là phải làm dần dần từng bước một, không thể ngay lập tức đạt tới sự hoàn thiện. Đó cũng giống như lý thuyết của “Cách mạng không ngừng”.
Từ việc tìm hiểu thực trạng của Công ty cổ phần Đại La, nhận thấy công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch có những ưu điểm và còn tồn tại một số hạn chế. Do đó cần phải có những biện pháp hoàn thiện hơn nữa công tác theo dõi, đánh giá nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những vấn đề còn hạn chế. Chủ yếu mục tiêu hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch hướng tới những nội dung sau đây:
1. Hoàn thiện qui trình TD-ĐG thực hiện kế hoạch
Theo dõi, đánh giá thực hiện theo những bước như thế nào? Phải làm những gì để có một qui trình theo dõi, đánh giá thống nhất, hiệu quả, gọn nhẹ với mức chi phí thấp nhất? Đó là những câu hỏi mà doanh nghiệp cần đặt ra và tìm cách trả lời. Công ty cổ phần Đại La là một doanh nghiệp sản xuất đã có thương hiệu, hơn nữa cũng đã thành lập lâu năm và có đội ngũ nhân lực giàu kinh nghiệm, có chuyên môn vững vàng, do đó hoàn toàn có khả năng
kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh bằng một qui trình theo dõi, đánh giá hoàn chỉnh từ khi lập kế hoạch đến khi thực hiện.
2. Hoàn thiện về mặt nội dung TD-ĐG thực hiện kế hoạch
Nội dung chính của công tác theo dõi, đánh giá phải được hoàn thiện đó là:
2.1. Hoàn thiện khung theo dõi, đánh giá
Khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung có thể gồm các mục như sau: - Xác định các cấp mục tiêu: Mục tiêu ưu tiên, các kết quả chủ yếu được tạo thành và hoạt động cần thực hiện.
- Xác định các chỉ tiêu, chỉ số cần có ở tất cả các cấp mục tiêu.
Khung theo dõi, đánh giá dựa vào mục tiêu cuối cùng, xác định kết quả trước sau đó xác định hành động. Khung theo dõi, đánh giá định hướng cho doanh nghiệp biết đâu là mối quan tâm chính của họ. Theo dõi, đánh giá khi đó sẽ không chỉ quan tâm tới mục tiêu cuối cùng mà là tất cả các cấp mục tiêu. Khi đó trong trường hợp mục tiêu không được thực hiện hoàn toàn có thể biết rõ nguyên nhân do đâu: Do hoạt động nào không được đảm bảo, do đầu ra nào không được tạo ra đúng tiêu chuẩn hay do một yếu tố khách quan nào đó nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp…Khác với trước đây, công ty hoạt động dựa trên cơ sở: Thực hiện một chuỗi các hoạt động đã được xác định trước và không đảm bảo khi tất cả các hoạt động đó được thực hiện thì kết quả mong muốn sẽ xuất hiện. Khi đó khó biết vai trò của từng hành động trong việc tạo thành kết quả; khó kiểm soát được mục tiêu và làm công tác theo dõi, đánh giá không có nhiều ý nghĩa trong việc điều chỉnh hành động để giúp doanh nghiệp đi đúng hướng.
2.2. Hoàn thiện bảng tiến độ thời gian
Trong khung theo dõi, đánh giá chỉ nêu được các chỉ số và nội dung của các chỉ tiêu còn không thấy được tiến độ thực hiện các chỉ tiêu đó. Mà nguyên tắc của việc theo dõi, đánh giá không phải chỉ là đánh giá cuối kỳ xem kế hoạch có đạt hay không, mà phải xác định các sai lệch, phát hiện các yếu tố mới có thể tạo nên sự chệch hướng và tìm ra nguyên nhân. Bảng tiến độ về thời gian cho biết thời gian thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu. Đây là cơ sở để kiểm soát về mặt tiến độ và đánh giá khả năng hoàn thành của kế hoạch.
Các mốc về thời gian đánh giá có thể trùng với định kỳ báo cáo của các cấp trong doanh nghiệp. Tuy nhiên việc phân chia theo tiến độ thời gian cũng chỉ mang tính tương đối. Doanh nghiệp sẽ hoàn thiện theo hướng qui định các mốc thời gian mang tính linh động và dành quyền chủ động về mặt thời gian cho các cấp thực hiện theo dõi, đánh giá.
2.3. Hoàn thiện bảng phân bổ ngân sách
Phải gắn kế hoạch hành động với khung khổ chi tiêu, nếu không thì không có cách nào để xác định xem liệu việc phân bổ ngân sách có phù hợp, có hiệu quả không, thành công hay thất bại. Việc phân bổ ngân sách thể hiện việc xây dựng chỉ tiêu dựa trên khả năng về nguồn lực, đó là kế hoạch gắn với nguồn lực.
Bảng phân bổ ngân sách mang tính chất dự trù, tính toán trước các chi phí và việc sử dụng nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhất. Đặc trưng của việc sử dụng ngân sách là đôi khi không chỉ liên quan đến kỳ kế hoạch mà mang tính chất dài hạn và gắn liền với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Việc dự trù ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động được nguồn tiền và theo dõi, đánh giá được hiệu quả của việc sử dụng nguồn vốn.
Bảng ngân sách không mang tính chất gò bó thu chi mà đôi khi nó trở thành động lực trong công tác điều hành doanh nghiệp.
3. Hoàn thiện phương pháp TD-ĐG thực hiện kế hoạch
Phương pháp theo dõi, đánh giá giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi làm như thế nào. Doanh nghiệp hướng tới một phương pháp hoàn thiện hơn, khoa học hơn, có khả năng phối hợp hiệu quả hơn giữa các cơ quan, chức năng trong việc thực hiện kế hoạch. Với đặc trưng của công ty là tự theo dõi, đánh giá thì phương pháp theo dõi, đánh giá là phương pháp có sự tham gia. Tham gia để tạo nên tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả. Đó là phương pháp kết hợp nhuần nhuyễn từ trên xuống và từ dưới lên trong việc lập cũng như tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá.
Chủ yếu việc hoàn thiện phương pháp theo dõi, đánh giá của doanh nghiệp là xác định rõ ai sẽ tham gia? Tham gia như thế nào? Sự phối hợp giữa các thành viên như thế nào để có hệ thống theo dõi, đánh giá linh hoạt và phát huy hiệu quả tốt nhất.
4. Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin
Việc hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin hay là hoàn thiện cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm thu thập, báo cáo và chia sẻ thông tin giữa các cấp, các chức năng trong doanh nghiệp. Việc qui định rõ ràng trách nhiệm và có cơ chế hợp lý sẽ giúp cho hệ thống vận hành thông suốt, thông tin luôn được cập nhật là sử dụng có hiệu quả. Thông tin có ích là thông tin “nóng” nhất và chính xác nhất.
Công ty cổ phần Đại La có lợi thế là có cơ cấu tổ chức và phân cấp chức năng khá rõ ràng do đó rất thuận lợi cho công tác theo dõi, đánh giá. Việc quan trọng là phải hoàn thiện nội dung và cơ chế báo cáo giữa các cấp sao cho khoa học, toàn diện, nề nếp hơn; coi công việc theo dõi, báo cáo không phải là
nhiệm vụ bắt buộc mà trở thành thói quen, trách nhiệm mang tính tự nguyện của mỗi nhân viên trong công ty.
5. Hoàn thiện việc triển khai thực hiện theo dõi, đánh giá
Kế hoạch theo dõi, đánh giá đã định hướng cho doanh nghiệp biết được họ cần phải làm những gì với những bước đi, hành động như thế nào, là cơ sở để biết được khi nào thì phải hành động. Công việc tiếp theo là phải hành động và biết cách kiểm tra xem mình đã hành động phù hợp hay chưa từ đó có những điều chỉnh kịp thời. Công việc đó được thể hiện thông qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3-1: Thực hiện theo dõi, đánh giá và ra quyết định
Theo đó thì cần phải hoàn thiện các khâu như: Thu thập thông tin; Tổ chức xử lý số liệu, thông tin; Đánh giá, ra quyết định; Rút kinh nghiệm và chuẩn bị cho kỳ kế hoạch tiếp theo.
Mục tiêu Thông tin về kết quả thực hiện So sánh kết quả có phù hợp với mục tiêu ? Phát huy thành tích Xử lý Điều chỉnh sai lệch Có Không Có thể