II. Giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
5. Triển khai kế hoạch theo dõi, đánh giá tại công ty Cổ phần Đại La
5.3. Đánh giá, kết luận, rút ra bài học kinh nghiệm và chuẩn bị cho kỳ
hoạch theo dõi, đánh giá tiếp theo
Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần phải chủ động nắm bắt tình hình, có nhận xét, đánh giá và ra quyết định đúng lúc, hợp lý. Trong quá trình đó, doanh nghiệp không ngừng rút kinh nghiệm và coi đó là cơ sở để xây dựng kế hoạch theo hướng hoàn thiện hơn.
Đánh giá là đánh giá các đầu ra và sự đóng góp của các đầu ra trong việc đạt mục tiêu. Khi đầu ra xuất hiện sẽ tiến hành so sánh chênh lệch giữa kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra. Đánh giá xem những chênh lệch đó là lớn hay nhỏ, liệu ảnh hưởng gì lớn tới việc đạt mục tiêu không, so sánh xem kết quả thực hiện có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không?
Để đánh giá một đầu ra có thực hiện phù hợp với mục tiêu kế hoạch hay không cần phải xem xét các yếu tố sau đây:
- Đầu ra đó được tạo thành ở thời điểm nào, có phù hợp với tiến độ về thời gian hay không?
- Các hoạt động tạo ra đầu ra có được thực hiện phù hợp với phân bổ ngân sách hay không?
- Đặc điểm tình hình thực hiện đầu ra? Có những yếu tố nào nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp ảnh hưởng tới đầu ra hay không?
Sơ đồ 3-6: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xuất hiện đầu ra.
Nếu xem xét các yếu tố trên không được đảm bảo, cần có định hướng và biện pháp để điều chỉnh. Các thông tin trên là cơ sở để tìm hiểu rõ nguyên nhân của các chênh lệch, giải thích một cách khách quan sự khác nhau giữa thực tế và dự báo của doanh nghiệp. Biết rõ nguyên nhân là cơ sở để có thể đưa ra được biện pháp và điều chỉnh kịp thời trong giới hạn ngân sách cho phép.
Phải khẳng định rằng một bản báo cáo hay những ý kiến chỉ đạo của cán bộ quản lý trong quá trình sản xuất, kinh doanh cũng là những điều chỉnh, những kết luận rút ra nhờ kiểm tra, đánh giá. Do đó, mỗi xí nghiệp, phòng ban cần có một số bổ sung nhằm đánh giá thực hiện kế hoạch một cách toàn diện hơn như sau: