II. Giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
3.Đổi mới phương pháp theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
Phương pháp theo dõi, đánh giá của công ty sẽ vẫn là theo dõi, đánh giá có sự tham gia. Tuy nhiên phải hoàn thiện theo hướng đổi mới trong tư duy của mỗi chức năng và cá nhân trong doanh nghiệp, coi theo dõi, đánh giá là
công cụ hữu hiệu trong việc triển khai thực hiện kế hoạch mà bản thân mỗi cá nhân đều có trách nhiệm tham gia. Phương pháp đánh giá thực hiện kế hoạch sẽ đảm bảo kết hợp nhuần nhuyễn từ trên xuống và dưới lên và đảm bảo rằng theo dõi, đánh giá từ dưới lên là cơ sở cho theo dõi, đánh giá từ trên xuống. Khi đó trách nhiệm theo dõi và đánh giá sẽ không của riêng ai.
Việc đổi mới phương pháp thể hiện ở việc xác định ai tham gia, tham gia như thế nào trong việc lập cũng như thực hiện theo dõi, đánh giá. Chủ yếu trong Công ty cổ phần Đại La sự tham gia của các thành phần như sau:
- Xí nghiệp: Tham gia trong việc xác định năng lực sản xuất, khả năng thống kê và kiểm soát qui trình sản xuất.
- Phòng KHTH: Tham vấn cho giám đốc về việc đạt các mục tiêu của doanh nghiệp, kiểm soát việc bán hàng, quảng bá hình ảnh của công ty.
- Phòng kinh tế: Chủ yếu tham gia trong việc lập các chỉ tiêu tài chính, phân bổ ngân sách hoạt động.
- Phòng HCTC: Đề xuất các biện pháp phân bổ và bổ sung nguồn nhân lực, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động.
- Ban giám đốc: Quyết định mục tiêu, các chính sách phát triển của doanh nghiệp.
Chủ yếu mục tiêu và các quyết sách quan trọng trong công ty phụ thuộc rất lớn vào mong muốn và ý chí của người chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên để xác định các cấp mục tiêu và hệ thống chỉ tiêu, chỉ số thì ban giám đốc cần tham gia ý kiến của các thành viên trong công ty để tạo nên sự đồng thuận, dân chủ và tạo nên tính khả thi của kế hoạch. Bởi chỉ khi các chức năng đều được tham gia ý kiến để xây dựng kế hoạch và các chỉ tiêu, họ sẽ không có lý do không tuân thủ, sẽ nâng cao được trách nhiệm trong công việc. Hơn nữa,
các chức năng trong công ty là những người trực tiếp triển khai thực hiện kế hoạch và tiến hành theo dõi do đó họ có thể dự tính được chỉ tiêu kế hoạch như thế nào thì khả thi, chỉ số nào sẽ là phù hợp…
Trong khi thực hiện theo dõi, đánh giá, các xí nghiệp có vai trò theo dõi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp nhưng phòng KHTH hay phòng TC-HC cũng phải có nhiệm vụ theo dõi hoạt động của xí nghiệp dưới hình thức kiểm tra. Các số liệu theo dõi của xí nghiệp sẽ được các phòng ban xem xét, từ đó có cơ sở để theo dõi trở lại nhằm có cái nhìn hoàn thiện về các vấn đề, những nảy sinh có thể làm gián đoạn sản xuất hoặc ảnh hưởng tới mục tiêu của doanh nghiệp. Việc đánh giá cũng vậy. Đó không đơn thuần là những quyết định của cấp trên mà còn thể hiện trong các bản báo cáo. Do đó, các xí nghiệp cũng có những đánh giá về tình hình của xí nghiệp và nêu ra các nguyên nhân, nhận định, những kiến nghị nhằm điều chỉnh các sai lệch.
Việc đổi mới phương pháp tham gia quan trọng nhất là đổi mới được ý thức xây dựng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Sự đồng thuận sẽ tạo nên sức mạnh và sẽ có quyết tâm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
4. Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin
Hệ thống cung cấp thông tin của công ty chủ yếu được chia sẻ theo chiều dọc, nghĩa là ra quyết định theo chiều từ trên xuống dưới còn báo cáo theo chiều từ dưới lên trên. Do đó sẽ hoàn thiện theo hướng thông tin sẽ được chia sẻ theo cả chiều ngang và chiều dọc giữa các cấp kế hoạch và giữa các chức năng trong cùng một cấp. Đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và chia sẻ.
Sơ đồ 3-5: Vai trò của các chức năng trong chia sẻ thông tin.
Mỗi chức năng trong công ty đều được gắn với một nhiệm vụ, trách nhiệm, phương tiện hay với các kết quả mong đợi. Bản thân mỗi chức năng không chỉ có nhiệm vụ riêng mà có những nhiệm vụ được giao quyền và có những nhiệm vụ chung. Mỗi chức năng không chỉ ảnh hưởng tới những chức năng khác mà còn bị những chức năng khác chi phối. Việc chia sẻ thông tin giữa các chức năng sẽ đảm bảo sự vận hành thông suốt của cả hệ thống.
Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin chủ yếu là hoàn thiện cơ chế báo cáo. Trong cơ chế báo cáo có thể nêu các nội dung: Thời gian báo cáo, nội dung báo cáo, địa điểm báo cáo, người viết và người nhận báo cáo (Xem phụ lục 3). BGĐ XN1 Tổ trưởng Tổ trưởng Ban giám đốc Phòng kinh tế TC-HCPhòng Phòng KHTH BGĐ XN2 Tổ trưởng Tổ trưởng Ra quyết định Báo cáo Chia sẻ thông tin
Trong các báo cáo định kỳ cần phải tuân thủ những nội dung đã được cam kết. Từ cấp giám đốc xí nghiệp trở nên, ngoài việc thống kê các số liệu theo yêu cầu, trong bản báo cáo cần nêu các nội dung như sau:
- Khái quát đặc điểm tình hình trong thời gian thực hiện nhiệm vụ. - Kiểm điểm những hoạt động, những vấn đề đã làm và chưa làm được. - So sánh các chỉ tiêu thực hiện và kế hoạch.
- Xác định các chênh lệch có ý nghĩa nhất.
- Giải thích các chênh lệch dựa vào sự so sánh với các kỳ trước đó và đặt chúng trong hoàn cảnh hiện tại để xác định tính hợp lý của các chênh lệch, đánh giá xem đó có thực sự là những trở ngại cần phải khắc phục ngay.
- Bằng cách này hay cách khác có thể đưa ra những biện pháp khắc phục hoặc có yêu cầu được giúp đỡ để cải thiện tình hình. Báo cáo các hành động đã thực hiện hoặc đang triển khai thực hiện điều chỉnh (nếu có).
Còn đối với người nhận báo cáo sẽ có trách nhiệm lớn hơn, phải có khả năng tổng hợp số liệu và có cái nhìn tổng thể diễn biến tình hình, tránh cái nhìn lệch lạc, phiến diện. Người nhận báo cáo có các trách nhiệm như:
- Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc, so sánh và xâu chuỗi các nguồn thông tin.
- Phân tích số liệu và từ nhận xét của các bản báo cáo tìm ra những chênh lệch mang tính đặc trưng nhất của tổng thể.
- Có thể có các yêu cầu giải thích hoặc báo cáo thêm từ cấp dưới.
- Thông báo các giải pháp kèm theo giải thích cụ thể nếu yêu cầu của cấp dưới không được xem xét giải quyết.