II. Thực trạng công tác kế hoạch hóa trong công ty cổ phần Đại La
6. Nhận xét về công tác theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đạ
Công tác theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La có những ưu điểm có thể tiếp tục phát huy trong những năm tiếp theo đó là: Sự phân công trách nhiệm khá rõ ràng giữa các cấp và các chức năng trong doanh nghiệp; Công tác theo dõi cũng được chuyên môn hóa bởi những cán bộ chuyên trách như tổ trưởng, trưởng ca…Việc theo dõi thường xuyên giúp công việc không bị tồn đọng và chủ động được các nguồn nguyên liệu, số lượng sản phẩm và lượng bán.
Công tác theo dõi, đánh giá của công ty mới chỉ dừng lại ở đầu vào và đầu ra. Những nỗ lực của doanh nghiệp bằng việc thực hiện một loạt các hoạt động sẽ tạo ra những đầu ra nhất định nhưng nó góp phần đạt được mục tiêu như thế nào, thành công hay thất bại thì doanh nghiệp không thể nhận định được. Công tác theo dõi, đánh giá của doanh nghiệp chỉ cho phép thực hiện nhiệm vụ báo cáo và thống kê các khoản thu chi, cung cấp thông tin về các vấn đề hành chính, thực hiện và quản lý qui trình sản xuất. Do đó công tác theo dõi, đánh giá được thực hiện thường xuyên nhưng chưa thực sự trở thành công cụ trợ giúp đắc lực trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình ra quyết định.
Cụ thể ở từng khía cạnh có những mặt tích cực và hạn chế như sau:
6.1. Qui trình theo dõi, đánh giá
Chủ yếu qui trình theo dõi, đánh giá của công ty chỉ là công tác thực hiện còn chưa có kế hoạch theo dõi, đánh giá. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty chính là cơ sở để theo dõi và đánh giá. Tuy nhiên như đã nhận xét ở trên, các mục tiêu kế hoạch được xác định mang nhiều tính chất chủ quan nên liệu đó có phải là cơ sở đáng tin cậy cho việc đánh giá hay không?
Do qui mô công ty và các lĩnh vực kinh doanh không phức tạp nên các chức năng trong công ty vẫn có thể đảm bảo tương đối tốt nhiệm vụ của mình. Nhưng chỉ cần trong những thời điểm công việc bận rộn hoặc gặp những biến động bất thường trong sản xuất, trong cung ứng nguyên vật liệu, biến động thị trường…thì các chức năng sẽ bị động và phải đối phó hết sức vất vả. Đặc biệt là khi công ty muốn mở rộng qui mô sản xuất hoặc có chiến lược kinh doanh mới.
Công tác theo dõi, đánh giá vẫn chưa thực sự trở thành cơ sở cho việc lập và thực hiện các kỳ kế hoạch tiếp theo. Điều này xuất phát từ bản thân công tác theo dõi, đánh giá chưa thực sự đưa ra được những thông tin, dữ liệu đáng tin cậy và hữu ích, chưa rút ra được những kinh nghiệm quí báu cho kỳ kế hoạch tiếp theo. Mặt khác do phương pháp lập kế hoạch chưa coi trọng việc lấy dữ liệu làm cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch.
6.2. Nội dung theo dõi, đánh giá
Theo dõi, đánh giá luôn dựa trên các chỉ tiêu kế hoạch đã được nêu ra ở đầu kỳ. Như vậy là công ty không có kế hoạch theo dõi, đánh giá. Các chỉ tiêu là các chỉ tiêu của mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt tới trong năm kế hoạch, còn không xây dựng chỉ tiêu ở cấp đầu ra và hoạt động.
Các mục tiêu kế hoạch chủ yếu quan tâm đến doanh thu, sản lượng, lợi nhuận, lượng bán, chi phí. Có nghĩa là theo dõi, đánh giá còn nặng về thành tích, chưa chú ý đến các yếu tố góp phần tạo nên các kết quả đó. Đây lại là yếu tố hết sức quan trọng để có thể tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp một cách chi tiết để góp phần cải thiện kết quả cuối cùng. Các nội dung mà công ty còn chưa chú trọng theo dõi, đánh giá đó là:
- Các yếu tố liên quan đến đầu tư cho con người như: Điều kiện làm việc, nơi nghỉ ngơi, các hoạt động ngoài giờ, sức khỏe, tư tưởng chính trị…
- Đầu tư marketing: Quảng cáo, bảo vệ thương hiệu, bán hàng. - Bảo vệ môi trường.
Đây là những nội dung rất quan trọng, nếu kiểm soát tốt sẽ là cơ sở để doanh nghiệp phát triển bền vững, phát triển không chỉ vì mục tiêu lợi nhuận mà còn quan tâm tới các vấn đề phát triển con người, bảo vệ môi trường sống.
Hơn nữa, công ty mới chỉ quan tâm tới việc tạo ra đầu ra là gì, còn đầu ra đó góp phần đạt mục tiêu phát triển như thế nào, việc tạo đầu ra như vậy là thành công hay thất bại… không được đưa vào là nội dung của theo dõi, đánh giá. Hạn chế đó xuất phát từ việc doanh nghiệp không xây dựng khung theo dõi, đánh giá; Chưa coi kết quả (gồm mục tiêu trung gian và mục tiêu cuối cùng) là điểm xuất phát để xây dựng kế hoạch và là mục tiêu của theo dõi, đánh giá.
6.3. Phương pháp theo dõi, đánh giá
Công ty sử dụng phương pháp theo dõi, đánh giá “từ dưới lên”. Đó là phương pháp còn bộc lộ nhiều hạn chế. Bởi cấp dưới đôi khi vì thành tích mà không trung thực trong báo cáo. Khi lợi ích của cấp dưới càng lớn thì nguy cơ không trung thực trong việc báo cáo càng lớn. Hoặc có thể có những sai lệch giữa báo cáo và thực tế xảy ra là do sự thiếu trách nhiệm của người thu thập thông tin. Mặt khác, khi cấp trên không thường xuyên có sự tiếp xúc, khảo sát hoạt động của cơ sở thì không nhận định chính xác được thực chất những thay đổi, thất bại, thành công của doanh nghiệp mình là do đâu. Từ đó khó có thể có những quyết định phù hợp. Do đó phải coi quan hệ “từ dưới lên” chính là cơ sở cho công tác kiểm tra, khảo sát từ trên xuống.
6.4. Tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá
Có thể nói trong qui trình theo dõi, đánh giá của công ty thì đây là bước có nhiều ưu điểm nhất. Công ty có cơ cấu tổ chức khá gọn nhẹ, các cấp được phân công nhiệm vụ rõ ràng do đó rất thuận tiện cho việc phân công các chức năng theo dõi và đánh giá. Nguồn thông tin cũng bởi đó mà khá toàn diện và không bị trùng lặp.
Tuy nhiên cơ chế báo cáo và chia sẻ thông tin vẫn chủ yếu theo chiều dọc mang tính chất mệnh lệnh và hình thức nên cũng gây ra rất nhiều khó khăn trong việc các chức năng tự đánh giá hoạt động của mình. Cấp dưới nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi còn không có vai trò quan trọng trong việc tham gia tìm hiểu rõ nguyên nhân và đưa ra những giải pháp. Công việc đánh giá và ra quyết định phụ thuộc nhiều vào chính kiến của người quản lý.
Thực hiện theo dõi, đánh giá còn hạn chế về mặt nội dung, đặc biệt là những nội dung liên quan tới các điều kiện, các nhân tố trong qui trình tạo nên sản phẩm. Đó là vật tư, con người, máy móc thiết bị…Việc thiếu thông tin đã dẫn tới tình trạng không kịp thời bảo trì máy móc, hỏng đâu sửa đấy, nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn… dẫn tới việc gián đoạn sản xuất. Điều này gây thiệt hại rất lớn vì đặc điểm của lò nung là phải đảm bảo vận hành thông suốt để có thể tiết kiệm chi phí tối đa và tăng năng suất. Do đó trong công tác theo dõi của xí nghiệp cần phải bổ sung thêm những khoản mục theo dõi khác như theo dõi tiêu hao nguyên vật liệu/ sản phẩm, theo dõi công suất thiết bị và lò nung… nhằm bảo dưỡng kịp thời, tránh hư hỏng bất thường làm ảnh hưởng tới sản xuất.
Phương pháp theo dõi chủ yếu của công ty là quan sát và ghi chép số liệu. Phương pháp này khá đơn giản nhưng cũng đã phát huy hiệu quả do tính chất sản xuất sản phẩm hàng loạt và qui mô sản xuất không quá lớn. Nhưng
có một hạn chế là phương pháp này còn thủ công và dễ dẫn đến sai số. Do đó cần phải có sự hỗ trợ bởi các phương pháp khác. Một hạn chế khác, công tác kiểm tra của cấp trên thường là kiểm tra thường xuyên (kiểm tra theo kế hoạch), hầu như không có sự kiểm tra đột xuất hoặc tiếp xúc trực tiếp với người lao động để thăm dò ý kiến và làm tăng tính trách nhiệm trong việc thu thập thông tin của cấp dưới. Đây cũng là lý do dẫn đến các sai lệch trong thông tin. Các xí nghiệp hoàn toàn có thể ghi chép một cách tương đối sản lượng gạch ra lò, lượng thanh lý, gạch mộc, tiêu hao điện năng, công suất máy… dựa vào kinh nghiệm và ước tính. Chỉ khi cần phải báo cáo lượng gạch trên bãi, lượng gạch mộc trên sân… các xí nghiệp mới tiến hành kiểm tra lại.
Công tác đánh giá của công ty có ưu điểm là luôn gắn với việc tìm ra nguyên nhân và nêu lên hướng phấn đấu trong thời gian tới. Nhưng việc đánh giá vẫn còn khá đơn giản vì chủ yếu là so sánh với tình trạng đầu kỳ mà không có liên hệ với các kỳ trước đó để có thể nhận biết vấn đề một cách khách quan hơn, xem đó là biến động mang tính xu hướng do sự đầu tư, cải cách của doanh nghiệp trong nhiều năm qua hay chỉ do những tác động ngẫu nhiên từ bên ngoài như chính sách, giá cả, thị trường…
Xuất phát từ những vấn đề còn tồn tại trong công tác theo dõi, đánh giá cuả công ty cũng như vai trò và tầm quan trọng của nó đòi hỏi cần phải tiếp tục hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN