II. Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp
1.Các khái niệm cơ bản
1.1. Theo dõi (giám sát)
Theo dõi (giám sát) là một chức năng liên tục sử dụng việc thu thập, tổng hợp thông tin một cách có hệ thống để cung cấp số liệu và tình hình hoạt động SXKD cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý về một kế hoạch đang và đã được triển khai.
Trong khâu theo dõi (giám sát) thực hiện kế hoạch, có thể giúp trả lời các câu hỏi như:
• Bản kế hoạch có được triển khai hay không? • Tiến độ triển khai như thế nào?
• Tiến độ và việc đảm bảo cung cấp nguồn lực như thế nào? • Kết quả, hiệu quả thực hiện?
1.2. Đánh giá
Đánh giá là quá trình thu thập thông tin, chứng cớ về đối tượng; tiến hành đánh giá và đưa ra những nhận xét, nhận định về mức độ đạt được theo các tiêu chí đã được đưa ra.
Theo đó có thể định nghĩa đánh giá là đưa ra nhận xét và kết luận về một bản kế hoạch đang và đã được triển khai. Mục đích là để xác định mức độ phù hợp, khả năng đạt được mục tiêu, tính hiệu quả và hiệu lực trong phát triển. Đánh giá phải cung cấp thông tin đáng tin cậy, hữu ích, cho phép rút ra bài học, kinh nghiệm cho các kỳ kế hoạch tiếp theo.
• Khả năng đạt được các chỉ tiêu kế hoạch như thế nào? Người quản lý có trách nhiệm như thế nào khi có các chỉ tiêu kế hoạch không đạt được? Những giải pháp ra sao?
• Sự tham gia của các bên trong công tác theo dõi, đánh giá như thế nào? Có cam kết nào trong bản kế hoạch không được thực hiện không? Vì sao?
• Nguồn ngân sách được phân bổ và sử dụng như thế nào?
• Bài học rút ra cho các bên? Cho công tác kế hoạch ở các kỳ tiếp theo?
1.3. Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá
Theo dõi và đánh giá là hai hoạt động bổ trợ cho nhau và chỉ thực sự có ý nghĩa khi chúng song hành cùng nhau. Bởi nếu chỉ có theo dõi mà không có đánh giá thì việc theo dõi là không có ý nghĩa. Còn nếu đánh giá mà không dựa trên cơ sở kết quả của theo dõi thì đó là việc đánh giá không có cơ sở.
Sự bổ trợ giữa theo dõi và đánh giá được thể hiện như sau:6
1.4. Phân loại theo dõi, đánh giá
1.4.1. Theo dõi, đánh giá thực hiện
6Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả.
Theo dõi. Làm rõ mục tiêu.
Gắn hoạt động với nguồn lực nhằm đạt mục tiêu.
Với sự kết hợp hoạt động này và nguồn lực tạo ra mục tiêu gì? Có đảm bảo đạt mục tiêu hay chưa? Lượng hóa mục tiêu thành các chỉ tiêu, chỉ số.
Thu thập số liệu, so sánh với chỉ tiêu.
Đánh giá.
Phân tích vì sao các kết quả mong muốn đạt được hay không.
Sự đóng góp của các hoạt động vào thực hiện kết quả.
Khảo sát quá trình thực hiện
Phát hiện các kết quả không lường trước.
Cung cấp bài học kinh nghiệm, nhấn mạnh các thành tựu đã đạt được,đưa ra các đề xuất cải tiến.
Được thực hiện trong thời gian kế hoạch đang được triển khai và kết thúc thực hiện kế hoạch. Theo đó thì có thể chia làm 2 loại:
• Theo dõi, đánh giá giữa kỳ: Được thực hiện trong thời gian các hoạt động thực hiện kế hoạch vẫn đang diễn ra. Chủ yếu mục đích của đánh giá giữa kỳ là: Thúc đẩy, phát triển hay điều chỉnh tổ chức, phương thức thực hiện… thậm chí điều chỉnh mục tiêu.
• Theo dõi, đánh giá cuối kỳ (kết thúc): Đánh giá ngay sau khi thời gian thực hiện kế hoạch kết thúc, khi đó tất cả các hoạt động được triển khai để đạt chỉ tiêu kế hoạch đã hoàn toàn chấm dứt. Mục đích nhằm đánh giá: Thực hiện kế hoạch đạt bao nhiêu phần trăm? Hiệu quả thực hiện? Các yếu tố tác động của kế hoạch? Đây chính là cơ sở để bàn đến bản kế hoạch tiếp sau. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tóm lại phương thức theo dõi, đánh giá này trả lời 2 câu hỏi: • Bản kế hoạch có được triển khai hay không?
• Bản kế hoạch triển khai như thế nào?
Để trả lời các câu hỏi đó, các thông tin sẽ lấy từ các hoạt động và đầu ra.
Sơ đồ 1-3: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá thực hiện.
( Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
1.4.2. Theo dõi, đánh giá kiểm chứng (tác động)
Hoạt động
Đầu ra
Triển khai
Đánh giá kết quả và tác động của kế hoạch. Đánh giá xem bản kế hoạch sau khi được thực hiện có tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp như thế nào, góp phần đạt mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp như thế nào… Cơ sở của theo dõi kiểm chứng được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1-4: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá kiểm chứng.
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
1.5. Khái niệm chỉ số, chỉ tiêu
1.5.1. Chỉ số
Khái niệm: Chỉ số là một công cụ hay thước đo để đo mức độ tiến triển trong công việc thực hiện mục tiêu. Nghĩa là chỉ số chỉ là một thước đo, không có số.
Một số tiêu chí cần đảm bảo cho các chỉ số tốt (CREAM): 7
- C: Clear (Rõ ràng): Chính xác và không mập mờ.
- R: Relevant (Phù hợp): Phù hợp với đối tượng đang xét.
- E: Economic (Kinh tế): Chi phí phải chăng.
- A: Adequate (Thỏa đáng): Có đủ căn cứ để đánh giá kết quả hoạt động.
7
Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa vào kết quả. Mục tiêu PT
Mục tiêu TG
Đầu ra
Hoạt động
Sau khi đã tạo ra được đầu ra thì sẽ đạt được mục tiêu trước mắt và có tác động phát triển nhưthế nào ?
- M: Monitorable (Giám sát được): Thuận tiện cho việc kiểm chứng hoạt động.
1.5.2. Chỉ tiêu
Khái niệm: Chỉ tiêu là phần lượng hóa bằng con số của các mục tiêu. Nói cách khác chỉ tiêu chính là cái đích cần đạt tới được lượng hóa bằng con số. Các chỉ tiêu đưa ra cần phải đặt trên cơ sở hiểu rõ thực trạng và có tính khả thi để có thể đạt được khi kết thúc kế hoạch.
Một chỉ tiêu cần ít nhất 5 nội dung sau: - Nội dung định tính của chỉ tiêu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nội dung định lượng của chỉ tiêu. - Thời gian và địa điểm đo lường. - Hạn định thời gian.
- Xu hướng (tăng hoặc giảm).
Mỗi chỉ tiêu cần phải đảm bảo các tiêu chí được gọi là SMART gồm: 8
- S: Specific : Cụ thể.
- M: Measurable : Lượng hóa.
- A: Achievable : Khả thi.
- R: Relevance : Phù hợp.
- T: Time bound : Giới hạn thời gian.
Nói tóm lại: Chỉ tiêu dùng để đo lường kết quả (đích) đạt được là gì. Chỉ số là thước đo mức độ tiến triển, có tính chất giám sát. Muốn đánh giá phải nhìn vào hệ thống chỉ tiêu, muốn theo dõi (giám sát) phải nhìn vào hệ thống chỉ số.
8