I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường
2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp
Qui trình kế hoạch hóa hay nói cách khác đó là các bước cho phép vạch ra các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển khai thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Trong nền kinh tế thị trường kế hoạch được sử dụng linh hoạt hơn nhằm thích nghi với điều kiện thị trường biến động không ngừng. Kế hoạch không chỉ là một văn bản duy nhất mà theo nó là cả một quá trình hoạt động khoa học của doanh nghiệp. Một trong những qui trình được áp dụng rộng rãi là Qui trình PDCA. Trong đó các hoạt động liên quan đến kế hoạch hóa doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản và được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA).
(Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh.)
Tổ chức thực hiện (DO)
Xác định mục tiêu, qui trình, thủ tục… cần thiết để thực hiện
mục tiêu.
Triển khai thực hiện các qui trình, thủ tục… đã dự định. Lập kế hoạch (PLAN) - Điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục. - Điều chỉnh mục tiêu - Kiểm tra, so sánh thực tế với kế hoạch. - Đánh giá sai lệch Điều chỉnh (ACT)
2.1. Lập kế hoạch
Quá trình soạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế hoạch hóa mà nội dung chủ yếu là: Xác định mục tiêu và soạn lập giải pháp. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp định hướng được họ cần phải làm những gì và làm như thế nào?
Có thể tóm tắt qui trình tổng quát để soạn lập kế hoạch bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch.
(Nguồn: Bài giảng kế hoạch hóa phát triển kinh kế xã hội) Bước 4 và 5 có thể gộp lại thành một bước: Xây dựng các phương án kế hoạch, đánh giá và lựa chọn phương án.
2.2. Tổ chức thực hiện
Là bước tổ chức triển khai các hoạt động thực hiện kế hoạch. Khi đó doanh nghiệp đã thực sự hành động nhằm đạt được các chỉ tiêu kế hoạch, đảm bảo các yêu cầu cả về tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực, qui mô, chất lượng công việc…
2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
Doanh nghiệp sẽ tiến hành tổ chức công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Đây là bước cần thiết vì giữa mục tiêu đề ra (P) và thực hiện (D) tồn tại những sai lệch. Bởi trong quá trình thực hiện kế hoạch, kết quả có thể bằng, có thể cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch doanh nghiệp đã đặt ra. Những sai lệch đó có thể có hại hoặc vô hại, có thể phù hợp hoặc không phù hợp với
Đánh giá thực trạng Xác định mục tiêu, chỉ tiêu Xác định các phương án Chuẩn bị Lựa chọn phương án Xây dựng KH hành động Xây dựng KH giám sát, đánh giá
mục tiêu đề ra và thực trạng phát triển của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần phải tổ chức theo dõi nhằm phát hiện những phát sinh bất lợi, cần phải kịp thời nắm bắt những sai lệch đó và quan trọng là phải tìm ra những nguyên nhân để có những hành động kịp thời, phù hợp.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch còn có thể phát sinh những yếu tố mới, doanh nghiệp cần phải nắm bắt kịp thời và tiến hành phân tích lợi, hại, những tác động có thể có tới việc thực hiện mục tiêu.
2.4. Điều chỉnh
Cần phải điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục, hành động… nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Muốn điều chỉnh phải dựa vào bước theo dõi và đánh giá ở trước đó. Sự điều chỉnh chỉ cần thiết khi: Có những chênh lệch dương, chênh lệch âm hoặc không có chênh lệch nhưng xuất hiện các nhân tố mới tác động. Khi nhận thấy tồn tại những sai lệch đủ lớn để ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu thì nhất thiết phải có những điều chỉnh kịp thời. Nếu sai lệch quá lớn hoặc đánh giá khả năng về nguồn lực không thể đạt được kế hoạch thì có thể thay đổi mục tiêu. Khi xuất hiện các yếu tố mới cần nắm bắt và cảnh báo. Điều chỉnh hay chính là quá trình ra quyết định của người quản lý. Khi đã ra quyết định đương nhiên không chỉ dựa vào kết quả theo dõi thực hiện kế hoạch, so sánh với kế hoạch và rút ra kết luận mà phải dựa vào thực trạng khách quan của môi trường như chính trị, pháp luật, kinh tế, thị trường…