II. Thực trạng công tác kế hoạch hóa trong công ty cổ phần Đại La
4. Tổ chức theo dõi, đánh giá
4.1. Theo dõi thực hiện kế hoạch
Các số liệu được tập hợp thường xuyên theo một mẫu có sẵn đã được thiết kế và được sử dụng trong tất cả các năm thực hiện kế hoạch và chỉ được bổ sung khi công ty có danh mục kinh doanh mới, phát sinh các khoản mục mới…
Các nội dung theo dõi thực hiện kế hoạch cấp xí nghiệp bao gồm: - Theo dõi tiêu hao nguyên vật liệu, tiêu thụ điện năng.
- Các xí nghiệp theo dõi tiến độ sản xuất thông qua các bảng theo dõi lượng nhập, xuất gạch mộc, lượng gạch ra lò, gạch thanh lý…
- Theo dõi chi phí nhân công bằng bảng chấm công. - Theo dõi tiêu hao điện năng.
Các nội dung theo dõi thực hiện kế hoạch của phòng KHTH gồm:
- Theo dõi thu, chi ngân sách thông qua việc theo dõi lượng sản phẩm bán, số bị trả lại, bị khiếu nại.
- Theo dõi chi phí bảo vệ thương hiệu và phát triển thị trường từ những khoản chi vào quảng cáo, tiếp thị, chăm sóc khách hàng…
Công ty áp dụng biện pháp theo dõi, đánh giá khá đơn giản. Việc theo dõi chủ yếu là tập hợp, ghi chép số liệu một cách thủ công. Một số biện pháp mà công ty sử dụng là:
- Quan sát: Các trưởng ca xí nghiệp trên cơ sở các nội dung yêu cầu theo dõi đã được nêu trong sổ nhật ký sản xuất của tổ sẽ quan sát và ghi chép. Việc quan sát phải sử dụng đến rất nhiều giác quan như thị giác, xúc giác, đôi khi cả cảm giác và kinh nghiệm. Phương pháp quan sát được sử dụng để xác định lượng gạch mộc, gạch thanh lý, phế phẩm, gạch xuất kho,…chủ yếu liên quan tới các sản phẩm tạo thành.
- Kiểm tra: Thường là kiểm tra thường xuyên, mang tính chất định kỳ. Việc kiểm tra của cấp trên đối với cấp dưới thường theo kế hoạch, được báo trước, hoặc khi công ty xảy ra sự cố cần phải có sự chỉ đạo từ trên xuống.
- Khảo sát thực địa: Phương pháp này mang tính chất kĩ thuật do đó công ty chỉ sử dụng khi cần phải xác định chính xác các nguồn thông tin như: Tình trạng của máy móc thiết bị, chất lượng của nguồn vật tư, công suất của máy điện áp… Đây cũng không phải là phương pháp được sử dụng thường xuyên mà chỉ thực hiện khi có sự cố hoặc cần đánh giá nguyên nhân sản phẩm kém chất lượng, tỷ lệ phế phẩm lớn.
Các số liệu theo dõi sản xuất thường được các xí nghiệp tập hợp và báo cáo theo từng tháng. Các hoạt động khác thì sẽ được các phòng chức năng tập hợp khi phát sinh hoạt động đó như: Quảng cáo; Chuyển giao công nghệ; Sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị ; Đào tạo nhân lực…
Công tác theo dõi tình hình sản xuất sản phẩm tại Công ty cổ phần Đại La, được tiến hành tại mỗi xí nghiệp sau đó sẽ được tổng hợp lại thành kết quả của toàn công ty. Việc theo dõi của các tổ trưởng và các trưởng ca được thực hiện hàng ngày, gồm các nội dung như sau: (Xem Phụ lục 1)
- Theo dõi gạch mộc sản xuất tại từng tổ sản xuất ở mỗi tổ trong xí nghiệp, sau đó tập hợp các tổ lại thành tổng lượng gạch mộc sản xuất của xí nghiệp. Trên cơ sở đó theo dõi lượng mộc sản xuất, mộc vào lò.
- Theo dõi gạch nhập hàng tháng và theo dõi lượng gạch thanh lý sẽ được kết quả là lượng gạch sản xuất đạt chuẩn (tính bằng Nhập trừ Thanh lý).
- Theo dõi sản phẩm ra lò. Trên cơ sở đó theo dõi lượng bán, tồn kho.
4.2. Đánh giá thực hiện kế hoạch
Công tác đánh giá chủ yếu là đánh giá thực hiện kế hoạch, với mỗi chỉ tiêu đạt được bao nhiêu phần trăm kế hoạch. Thông thường các chỉ tiêu về sản lượng sản xuất được đánh giá theo quí, về chi phí được đánh giá 2 lần vào giữa kỳ (tháng 6 hàng năm) hoặc đánh giá khi có biến động tăng vọt về chi phí khi các xí nghiệp phát hiện và báo lên.
Một số chỉ tiêu đánh giá:
- Phần trăm thực hiện kế hoạch = Thực hiện/ kế hoạch * 100 (%).
- Lợi nhuận so với doanh thu = Lợi nhuận bình quân/ doanh thu bình quân.
- Lợi nhuận so với vốn cố định = Lợi nhuận/ tổng vốn cố định.