- Lưu: VT, đơn vị soạn thảo
2. Quy trình xây dựng và ban hành các văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo
2.2. Trình tự soạn thảo và ban hành các văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo
giải quyết các công việc cụ thể có tính nghiệp vụ trong hoạt động quản lý lĩnh vực của mình.
2.2. Trình tự soạn thảo và ban hành các văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo Giáo dục và Đào tạo
Quy trình xây dựng và ban hành các văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo chưa có văn bản nào quy định do đó tuỳ theo tính chất, nội dung của từng văn bản và đặc điểm của hoạt động quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo mà quy trình xây dựng và ban hành các văn bản này có thể được thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình chung xây dựng và ban hành văn bản, nhưng cũng có thể bỏ qua một số bước trong quy trình chung đối với một số văn bản của Bộ.
Nhìn chung, trình tự soạn thảo các văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Dự thảo văn bản
- Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Bộ trưởng, người đứng đầu các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức giao cho các đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì việc soạn thảo dự thảo văn bản.
- Tuỳ theo từng loại văn bản, để tiến hành soạn thảo cá nhân soạn thảo văn bản cần thực hiện các công việc sau:
+ Xác định mục đích, yêu cầu cần ban hành văn bản. + Xác định tên loại văn bản
+ Thu thập thông tin và xử lý thông tin: công việc này đặc biệt quan trọng đối việc soạn thảo các báo cáo, kế hoạch, quyết định cá biệt…
Các thông tin cần thu thập bao gồm các thông tin cơ bản sau: • Thông tin từ văn bản cấp trên về nhiệm vụ được giao;
• Thông tin từ văn bản của cơ quan cấp dưới hoặc một đơn vị trực thuộc về việc thực hiện công tác;
Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác: sự kiện và dữ liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện thời, không sử dụng các thông tin chung chung. Đặc biệt đối với các báo cáo thì thông tin thu thập đòi hỏi phải có số liệu thống kê cụ thể và việc xử lý thông tin phải hoàn toàn dựa trên các số liệu cụ thể.
+ Xây dựng đề cương của dự thảo:
Việc xây dựng đề cương của dự thảo không nhất thiết cần phải có đối với tất cả các văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo như: các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép..), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo…) Nhưng đối với các văn bản như báo cáo, chương trình, đề án, thì cần phải xây dựng đề cương trước khi tiến hành soạn thảo.
Để hình thành đề cương của dự thảo văn bản, cá nhân soạn thảo văn bản cần thực hiện các công việc sau:
• Tìm ra các ý (các luận điểm)
• Sắp xếp các ý vào phần nội dung theo một trình tự lôgic
• Kiểm tra lại đề cương để lựa chọn các ý, tách các ý, hoặc gộp các ý. + Viết dự thảo trên cơ sở đề cương vừa lập
Đối với các văn bản không nhất thiết phải tiến hành lập đề cương, cá nhân soạn thảo tiến hành soạn thảo văn bản trên cơ sở thông tin thu thập được.
- Khi viết dự thảo văn bản hành chính phải sử dụng đúng văn phong hành chính, không thêm bớt, xuyên tạc sự thật, thông tin phải có sự nhấn mạnh, trọng điểm. Văn bản phải được trình bày theo đúng thể thức và tên loại văn bản theo quy định tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Đối với một số văn bản do tính chất đặc thù của nó là có nội dung đơn giản và tính khuôn mẫu cao như: các loại giấy(giấy mời, giấy nghỉ phép, ..), các loại phiếu (phiếu báo, phiếu gửi…), hợp đồng… có thể được soạn thảo theo mẫu đã định sẵn.
- Bước lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả các loại văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Các loại văn bản hành chính thông thường như: công văn, thông báo, các loại giấy, các loại phiếu, thì không nhất thiết phải lấy ý kiến của các đối tượng có liên quan nhưng đối với các văn bản như báo cáo, đề án, quyết định mang tính chất quan trọng liên quan đến lĩnh vực quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo thì cần thiết phải có ý kiến tham gia của các cá nhân, đơn vị có liên quan.
- Hình thức lấy ý kiến:
Việc tổ chức lấy ý kiến của đơn vị, cá nhân soạn thảo được thực hiện bằng văn bản. Cá nhân soạn thảo văn bản gửi công văn xin ý kiến và dự thảo văn bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Các đơn vị, cá nhân có thể tham gia ý kiến trực tiếp vào dự thảo văn bản được gửi đến tham gia ý kiến.
- Đối tượng lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo:
Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản có thể lấy ý kiến của các Vụ, Cục thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cá nhân, tổ chức khác có liên quan.
- Các đơn vị, cá nhân được xin ý kiến có trách nhiệm trả lời trong thời hạn ghi tại văn bản xin ý kiến. Sau thời hạn ghi tại văn bản xin ý kiến, nếu không có ý kiến góp ý coi như đồng ý với dự thảo.
- Thủ trưởng các đơn vị được xin ý kiến chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc tham gia góp ý bằng văn bản đối với nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình.
- Sau khi tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan, cá nhân soạn thảo chỉnh lý dự thảo và hoàn thiện dự thảo nếu đồng ý với các ý kiến đóng góp. Trường hợp không đồng ý với các ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân soạn thảo có thể bảo lưu ý kiến của mình.
Bước 3: Thẩm định dự thảo
Các văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể bỏ qua bước thẩm định dự thảo của Vụ Pháp chế trừ một số quyết định có tính chất quan trọng liên quan đến hoạt động quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo như : quyết
định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về quy định chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức giúp Bộ trưởng thựchiện chức năng QLNN thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo …; các đề án thì cần phải có ý kiến thẩm định của Vụ Pháp chế của Bộ.
- Hồ sơ gửi thẩm định gồm:
+ Tờ trình văn bản QPPL do Thủ trưởng đơn vị ký
+ Ý kiến góp ý bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị , tổ chức, cá nhân có liên quan; bản tổng hợp, tiếp thu ý kiến;
+ Các tài liệu liên quan khác.
- Nội dung thẩm định gồm các nội dung cơ bản sau: + Sự cần thiết ban hành văn bản
+ Tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất, đồng bộ của văn bản trong hệ thống văn bản hiện hành,
+ Tính khả thi của văn bản
+ Thể thức, ngôn ngữ, kỹ thuật soạn thảo văn bản
Vụ Pháp chế có trách nhiệm thẩm định và gửi văn bản có ý kiến thẩm định đến cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
- Cá nhân soạn thảo văn bản nghiên cứu, tiếp thu ý kiến của Vụ Pháp chế, chỉnh sửa dự thảo nếu đồng ý với Vụ Pháp chế. Trường hợp không đồng ý với ý kiến của Vụ Pháp chế cá nhân soạn thảo có thể bảo lưu ý kiến của mình trong tờ trình văn bản.
Bước 4: Xem xét thông qua
- Thủ tục trình ký:
+ Sau khi tiếp thu ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan, cá nhân soạn thảo văn bản chỉnh lý dự thảo và gửi bản dự thảo lần cuối đến Văn phòng để kiểm tra.
+ Văn phòng kiểm tra về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai sót Văn phòng phải yêu cầu cá nhân soạn thảo chỉnh lý lại dự thảo.
+ Văn bản sau khi được Văn phòng kiểm tra được trình lên Bộ trưởng ký ban hành.
- Ký ban hành văn bản:
Văn bản sau khi được trình lên Bộ trưởng, Bộ trưởng có thể ký trực tiếp vào văn bản hoặc uỷ quyền cho Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực ký thay hoặc người đứng đầu các đơn vị thừa lệnh Bộ trưởng ký vào văn bản thuộc lĩnh vực quản lý chuyên môn của mình.
Bước 5: Công bố
Văn bản sau khi được ký ban hành có thể được gửi trực tiếp đến các đơn vị trong cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, hoặc niêm yết tại cơ quan.
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản
- Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành được chuyển đến văn thư để lấy số, ngày, tháng, năm ban hành, đóng dấu, vào sổ đăng ký ban hành văn bản, sau đó văn bản được sao gửi đến các cá nhân, đơn vị, tổ chức có liên quan.
- Sao văn bản:
Hình thức sao văn bản: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh, ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
- Nhân bản văn bản: Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng quy định để gửi đến các đối tượng có liên quan.
- Lưu văn bản: văn bản được lưu 01 bản tại văn thư, 01 bản tại cơ quan soạn thảo.
- Chuyển văn bản đi: Văn bản sau khi được hoàn thành thủ tục văn thư được chuyển phát ngay trong ngày đến nơi nhận. Văn bản có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Như vậy, tuỳ theo tính chất, nội dung và đặc thù của từng loại văn bản mà quy trình xây dựng và ban hành các văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và
Đào tạo có thể được thực hiện đầy đủ các bước xây dựng và ban hành văn bản nhưng cũng có thể bỏ qua một số bước như đã trình bày ở trên.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản QLNN có vai trò quan trọng trong công tác ban hành văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo nói riêng cũng như trong hoạt động quản lý lĩnh vực của Bộ nói chung. Thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình sẽ giúp cho văn bản được ban hành đảm bảo chất lượng và phát huy được tác dụng của mình trong thực tế. Do đó để nâng cao hiệu quả quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo việc tuân thủ đầy đủ quy trình trong công tác soạn thảo văn bản là điều hết sức cần thiết và cần phải được chú trọng quan tâm, đồng thời không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng, hiệu quả của quy trình xây dựng và ban hành văn bản của Bộ.
CHƯƠNG III