- Mỗi gói lấy từ 5 đến 10% số lợng
3.3.5. Giao thành phẩm
Căn cứ vào tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng, ngời quản lý đơn hàng của xí nghiệp (đợc giám đốc uỷ quyền ) thống nhất với ngời đại diện của khách hàng lập danh sách các đơn hàng giao trong tuần hoặc trong tháng, và yêu cầu khách hàng gửi “ Shipping in struction – Hớng dẫn giao hàng “. Ngời quản lý đơn hàng lập bản kê chi tiết, lệnh đóng gói sơ bộ cho các đơn hàng và chuyển lệnh này cho bộ phận đóng gói và giao cho ngời đại diện của khách hàng kiểm hàng.Thành phẩm thờng đợc giao tại cảng Hải Phòng theo điều kiện FOB.
Giao hàng nguyên container : Cán bộ quản lí đơn hàng điền và kí Booking Note rồi đa cho đại diện của hãng tàu hoặc đại lí vận tải để xin kí cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu (Cargo List). Sau khi kí Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ Container để xí nghiệp mợn và giao Packing List và Seal. Ngời quản lí đơn hàng da container về xí nghiệp để đóng hàng vào container, điền vào Packing List. Tiếp đó giao Packing List cho phòng thơng vụ của cảng để cảng làm thủ tục, và đến hải
quan đăng kí hạ bãi containerddoongf thời lập hớng dẫn xếp hàng (Shipping Orderr) để trên cơ sở đó lập B/L. Vận chuyển container ra bãi, làm thủ tục hạ bãi và đóng phí. Khi hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng đã xong và ngời quản lí đơn hàng liên hệ với hãng tàu hay đại lí vận tải để lấy B/L.
Giao hằng không đủ container: xí nghiệp gửi Cargo list cho hãng tùa hoặc đại lí vận tải. Ngời quản lí đơn hàng sẽ mang hàng ra cảng và giao cho ngời chuyên chở cùng với Shipping Orderr dể lập B/L
3.3.6. Làm thủ tục thanh toán
Đối với hợp đồng gia công xuất khẩu sang thị trờng Mỹ tại xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì, việc thanh toán có thể đợc thực hiện bằng điện chuyển tiền T/T và th tín dụng L/C.
Thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T
Đối với hoạt động sản xuất hàng gia công hàng may mặc, khách hàng của xí nghiệp chủ yếu là khách truyền thống, các bạn hàng lâu năm nên phơng thức thanh toán thờng là điện chuyển tiền (T/T). Theo phơng thức này thì sau khi làm thủ tục xuất hàng, xí nghiệp tiến hành lập một bộ chứng từ thanh toán.gồm : 3 bản chính vận đơn gốc, 3 bản hoá đơn thơng mại, giấy phép xuất khẩu, 1 bản gốc giấy chứng nhận kiểm nghiệm hàng xuất khẩu hay chứng th , giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hoá.
Bộ chứng từ này sẽ đợc gửi cho phía khách hàng và yêu cầu họ thanh toán tiền gia công. Họ se kiểm tra, nếu thấy phù hợp sẽ yêu cầu ngân hàng của họ viết lệnh chuyển tiền vào tài khoản của xí nghiệp đợc mở tại ngân hàng Vietcombank-Hà Nội. Phơơng pháp này rất thuận tiện vì nếu có sự thay đổi trong hợp đồng, hai bên chỉ cần thoả thuận bằng văn bản một cách nhanh chóng và bên đặt gia công sẽ thanh toán tiền gia công theo đúng số thực tế gia. Tuy nhiên, phơng thức này có độ an toàn thấp do không có ngân hàng đứng ra bảo đảm cho việc thanh toán. Vì vây, xí nghiệp chỉ áp dụng phơng thức này cho các khách hàng truyền thống, cos độ tin cậy cao nh :MSA-CO.LTD, ELEGANTEAM co.ltd, GFT fashion.
Đối với một số hợp đồng ký với đối tác mới quen, xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì sử dụng phơng thanh toán bằng th tín dụng. Tuy nhiên hợp đồng thanh toán bằng th tín dụng không nhiều do các bạn hàng của xí nghiệp đa phần là các khách hàng truyền thống. Thông thờng, xí nghiệp sử dụng hình thức th tín dụng không huỷ ngang. Trớc khi xuất hàng, xí nghiệp sẽ giục khách hàng mở L/C. Khi ngân hàng Vietcombank- Hà Nội thông báo về việc mở L/C và chuyển L/C cho xí nghiệp, nếu hấy hợp lệ sẽ tiến hành xuất hàng. Sau khi xuất hàng, cán bộ xí nghiệp tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán gồm :
Vận đơn sạch (Bill of lading) : 1 bản gốc và 3 bản sao, Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice) : 3 bản sao Packing list
Bộ Visa vào thị trờng Mỹ : 1 bản gốc và 2 bản sao
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá : 1 bản gốc và 3 bản sao Bảng phí Quota : 1 bản chính
Giấy chứng nhận kiểm nghiệm hàng xuất khẩu.
Bộ chứng từ này sẽ đợc xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng Vietcombank để đòi tiền. Ngân hàng mở L/C sau khi kiểm tra chửng từ, nếu thấy hợp lệ sẽ thanh toán tiền cho xí nghiệp thông qua ngân hàng Vietcombank.
Phuơng thức thanh toán này tơng đối phức tạp tuy nhiên nó đảm bảo tránh đợc rủi ro cao nhất cho xí nghiệp trong truờng hợp bên đặt gia công không phải là khách hàng quen.
Thủ tục thanh toán của xí nghiệp là khá linh động, tuỳ từng mức đọ tin cậy của xí nghiệp với khách hàng mà áp dụng phơng thức thanh toán cho phù hợp. Chính vì vậy mà đảm bảo đợc hiệu quả công việc cho các bên tham gia hợp đồng.