- Bước 5: Kết hợp điểm mạnh bên trong với cơ hội bên ngoài để đề xuất phương án chiến lược SO thích hợp Chiến lược phát huy điểm mạnh để tận dụng
ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NHIÊN CỨU
2.1.3.1. Đặc điểm về tổ chức và quản lý nhân sự
2.1.3.1.1. Về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Trong những điều kiện thị trường tương đồng một doanh nghiệp tuy có năng lực về vốn và cơ sở kinh doanh kém hơn nhưng có bộ máy tổ chức kinh doanh phù hợp, khoa học và phối hợp điều hành chặt chẻ thì sẽ hoạt động đem lại hiệu quả cao hơn so với doanh nghiệp có vốn lớn hơn và năng lực về cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh khá hơn nhưng có bộ máy tổ chức kinh doanh thiếu năng lực, không phù hợp và hoạt động rời rạc. Điều đó đã được thực tiển phát triển và tồn tại của hệ thống doanh nghiệp trên thế giới minh chứng; doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải thiết lập bộ máy lãnh đạo điều hành kinh doanh đủ mạnh, khoa học và phù hợp với xu thế vận động của nền kinh tế thị trường, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, được tổ chức vận hành nhịp nhàng, liên hoàn và chặt chẽ. Nó là một trong những yếu tố hết sức quan trọng, thậm chí có những trường hợp là một trong hai yếu tố có tính chất quyết định đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Đối với Công ty xăng dầu Quảng Bình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, điều hành doanh nghiệp và mạng lưới kinh doanh của Công ty được được xác lập trên cơ sở căn cứ vào các chức năng và nhiệm vụ kinh doanh; điều kiện cụ thể về kinh tế ,xã hội, đặc điểm phân bố dân cư và địa lý của tỉnh Quảng Bình; đồng thời, dựa trên những quy định cơ cấu mô hình tổ chức của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đối với những đơn vị thành viên .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, điều hành và mạng lưới kinh doanh của Công ty thể hiện mô hình sau:
Phòng Kinh doanh Giám đốc Công ty Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật,nội chính Phòng Kế toán tài chính Phòng Quản lý kỹ thuật Phòng Tổ chức Hành chính Tổ Tin học C H X Dầ u Lệ Th ủy C H X Dầ u Qu ản g Ni nh C H X Dầ u Na m Đồ ng Hớ i C H X Dầ u Bắ c Đồ ng Hớ i Tr ạm K Dầ u Ga s & SP H D C H X Dầ u Bố Tr ạc h C H X Dẩ u Sô ng Gi an h Kh o cả ng Xd ầu Sô ng Gi an h C H X D Qu ản g Tr ạc h C H X D Tu yê n Mi nh Hó a C Nh án h VT T H & X N K
Hình 2.1: Nguồn : Từ Phòng Tổ chức hành chính Cty ghi chú: Quan hệ trực tuyến chỉ đạo
Quan hệ cộng tác
Quan hệ liên kết trong hệ thống
* Giám đốc công ty: Là người đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật để bảo vệ cho quyền lợi của công ty và tranh chấp, giải quyết các vấn đề về lợi ích của công ty. Chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật nhà nước và trước Hội đồng quản trị, trước Tổng giám đốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam về mọi hoạt động của công ty. Quyết định các phương án chiến lược phát triển toàn diện công ty dài hạn trung hạn và ngắn hạn. Thiết lập phương án hoạt động và tổ chức điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp đúng pháp luật nhà nước, đúng các quy định, quy chế của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam .
* Phó giám đốc công ty: Giúp giám đốc công ty điều hành các đơn vị trực thuộc và các bộ phân trong doanh nghiệp tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và trước pháp luật về các quyết đinh thuộc công việc trực tiếp điều hành. Được giám đốc công ty uỷ quyền, thay mặt giám đốc quyết định các vấn đề nội bộ công ty và quan hệ với các đơn vị ngoài doanh nghiệp theo phạm vi uỷ quyền của giám đốc công ty.
* Các phòng chuyên môn nghiệp vụ công ty: Công ty có 4 phòng chuyên môn nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc công ty và triển khai điều hành tổ chức thực hiện các chủ trương, kế hoạch, chính sách của giám đốc công ty và của Tổng công ty thuộc phạm vi chức trách được quy định theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng chức năng.
- Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu trực tiếp cho giám đốc công ty triển khai tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động tiền lương và hành chính quản trị, thanh tra bảo vệ, an ninh trật tự, dân quân tự vệ. Cụ thể :
+ Theo dõi, quản lý cán bộ và thực hiện đúng quy trình, thiết lập đầy đủ hồ sơ bổ nhiệm đề bạt cán bộ , đánh giá cán bộ, luân chuyển, bố trí cán bộ.
+ Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy quản lý, lập và triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp phù hợp chiến lược và kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Lập và triển khai thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương và khoản phải trả cho ngngười lao động thuộc chính sách quy định của nhà nưước, của Tổng công ty xăng đầu Việt Nam và các quy định, quy chế hiện hành của Công ty .
+ Thực hiện công tác quản trị hành chính của đơn vị về lể tân giao tiếp các đối tượng quan hệ với Công ty, trang cấp và quản lý trang thiết bị dụng cụ và phương tiện làm việc cho văn phòng Công ty. Thực hiên công tác thanh tra pháp chế, bảo vệ, dân quân tự vệ; tổ chức duy trì lực lượng và phối hợp với các địa phương, đơn vị làm tốt công tác an ninh trật tự cơ quan.
+ hực hiện công tác thi đua khen thưthưởng, kỷ luật.
+ Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định nội bộ công ty thuộc phạm vi chức trách và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính, tham gia hoàn thiện các quy định công ty về các lĩnh vực khác trong hoạt động của doanh nghiệp.
- Phòng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc Công ty lập kế hoạch và tổ chức điều hành thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu nhiệm vụ đề ra và đạt hiệu quả cao. Cụ thể:
+ Lập kế hoạch mục tiêu và các biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn đúng chủ trương, định hướng của nhà nước, của Ngành và phù hợp với điều kiện hoạt động của doanh nghiệp.
+ Nắm chắc diễn biến thị trường, kịp thời đề xuất các chính sách và điều hành kinh doanh nhạy bén, linh hoạt, phát triển thị phần kinh doanh các mặt hàng chính của Công ty; đảm bảo hiệu quả cao của các phương án kinh doanh.
+ Tổ chức nguồn hàng đầy đủ và cung ứng hàng hoá kịp thời đáp thõa mãn nhu cầu khách hàng.
+ Nghiên cứu xu hướng vận động của thị trường và những định hướng phát triển kinh tế xã hội của địa phương, của nền kinh tế và của nghành; để tham mu
cho giám đốc công ty lập định hướng chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp và thiết lập mạng lưới sản xuất kinh doanh phù hợp, các biện pháp sử dụng nguồn lực có hiệu quả trong từng thời kỳ phát triển .
+ Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định quản lý điều hành kinh doanh nội bộ đơn vị, tham gia cùng các phòng và các bộ phận khác trong công ty để xây dựng các quy định thuộc những lĩnh vực khác trong hoạt động của doanh nghiệp.
+ Thực hiện việc kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn các cá nhân và đơn vị trực thuộc thực hiện đúng đắn các chủ trương, kế hoạch và chính sách, quy định về công tác kinh doanh; đảm bảo tính nhất quán cao toàn đơn vị trong tổ chức thực hiện có hiệu quả cao nhiệm vụ kinh doanh của Công ty.
- Phòng Quản lý kỷ thuật: Tham mưu trực tiếp cho giám đốc công ty lập kế hoạch và điều hành thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản và quản lý kỷ thuật, an toàn đơn vị, công tác phòng cháy chữa cháy và phòng chống bảo lụt. Cụ thể :
+ Lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty theo định hướng hiện đại hoá của ngành, chấp hành đúng quy trình và quy chế quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của nhà nước, của ngành và quy định hiện hành của Công ty .
+ Thực hiện chương trình đầu tư, nâng cấp và hiện đại hoá hệ công nghệ thống kho cảng, công nghệ và thiết bị bơm rót xăng dầu phục vụ kinh doanh theo hướng tiên tiến, hiện đại và văn minh.
+ Lập các phương án và tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo toàn Công ty thực hiện tốt các phương án phòng chống cháy nổ, phòng chống bảo lụt; duy trì thực hiện tốt công tác đảm bảo vệ sinh môi trường, công tác an ninh trật tự và an toàn doanh nghiệp, quản lý nghiêm ngặt công tác đảm bảo đo lường chất lượng hàng hoá phục vụ tốt cho người tiêu dùng.
+ Quản lý chặt chẽ tài sản nhà cửa, máy móc thiết bị, công nghệ và có biện pháp tích cực duy trì năng lực hoạt động hệ thống tài sản phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty .
+ Xây dựng các quy định, quy chế quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và quản lý công nghệ kỹ thuật, quản lý chất lượng nội bộ công ty; tham gia cùng các phòng nghiệp vụ khác trong công ty xây dựng các quy định quản lý các lỉnh vực hoạt động của Công ty.
- Phòng kế toán tài chính:
+ Tham mưu trực tiếp cho giám đốc Công ty tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với nhiệm vụ và mô hình mạng lưới sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Tham mưu cho giám đốc Công ty triển khai thực hiện các chính sách và biện pháp về công tác quản lý tài sản, vật tư, quản lý và sử dụng vốn an toàn và có hiệu quả.
+ Tổ chức công tác hạch toán kế toán đúng chức trách nhiệm vụ của công tác kế toán theo quy định của nhà nước hiện hành, đúng chế độ quy định của luật kế toán và quy định hạch toán kế toán của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam
+ Lập kế hoạch tài chính và các kế hoạch đinh mức chi phí đối với tất cả các khâu hoạt động ổn định thường xuyên của đơn vị đảm bảo duy trì hoạt động theo hướng phát triển và tiết kiệm .
+ Theo dõi, kiểm tra và giám sát thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình biến động của tài sản, hàng hóa, tiền vốn của công ty; phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời, đúng quy định của nhà nước, của ngành và quy định của Công ty
- Kho cảng xăng dầu Sông Gianh: Là đơn vị trực thuộc, có quy mô dung tích chứa xăng dầu 5.000m3, làm nhiệm vụ tiếp nhận xăng dầu bằng đường thủy vào cảng Gianh, bảo quản dự trữ và tổ chức xuất hàng hoá qua xe ô tô stex an toàn phục vụ cho nhu cầu kinh donh và dự trữ xăng dầu của công ty.
- Chi nhánh kinh doanh vật tư tổng hợp và xuất nhập khẩu: Là đơn vị trực thuộc hạch toán trực thuộc, thực hiên kinh doanh các ngành hàng thương mại theo nhiệm vụ của công ty.
- Trạm kinh doanh gas và sản phẩm hoá dầu: là đơn vị hạch toán báo sổ, thực hiện chức năng diều phối và trực tiếp kinh doanh toàn bộ mặt hàng gas hoá lỏng và dầu mở nhờn của công ty;
- Các cửa hàng xăng dầu: Công ty có 8 cửa hàng xăng dầu, mỗi cửa hàng quản lý và trực tiếp điều hành một số quầy xăng dầu trong cùng khu vực thị trường, cửa hàng thực hiện bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng và đại diện cho công ty bán hàng cho khách hàng đại lý thuộc khu vực thị trường được phân công; các khoản lương và chi phí dược hưởng theo định mức khoán sản phẩm bán ra từng phương thức bán hàng.
Quan hệ điều hành trong toàn Công ty dược thực hiện theo quy trình phân cấp, phân công trách nhiệm rành mạch cho từng cấp chức vụ, từng phòng chức năng và giải quyết công việc theo tuyến công tác được quy định đúng các quy chế nội bộ công ty. Vì vậy sự chuyển động của bộ máy điều hành từ trên xuống cơ sở và đến người lao động đều vận hành nhịp nhàng và kịp thời, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ luôn có sự biến động, thay đổi.
2.1.3.1.2. Về tình hình lao động
Số lượng lao động do yêu cầu quy mô và nhiệm vụ của doanh nghiệp quy đinh. Tuy nhiên, hiệu quả công việc do lao động mang lại thuộc vào yếu tố có tính quyết định là chất lượng lao động và cơ cấu lao động hợp lý, đáp ứng đòi hỏi của nhiệm vụ đặt ra đạt năng suất và hiệu quả cao và có khả năng thích ứng với điều kiện cạnh tranh ngày càng phức tạp và quyết liệt của thị trường.