Trong công tác thu hút ứng viên nộp hồ sơ dự tuyển: - Đối với nguồn nội bộ:
+Công ty tiếp tục khai thác kênh tuyển dụng thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong công ty, bởi đây là kênh tuyển dụng với số lượng ít nhưng mang lại cho công ty các ứng viên với chất lượng và độ tin cậy cao nhất. Khi có nhu cầu tuyển dụng mới, công ty nên phổ biến thông tin theo kiểu truyền miệng đến mọi nhân viên trong công ty, khích lệ họ dựa vào những mối quan hệ sẵn có để tìm kiếm những ứng viên có năng lực. Khuyến khích nhân viên thu thập danh thiếp và xây dựng, duy trì các mối quan hệ với những người có năng lực đáp ứng yêu cầu công việc. Việc công khai với mọi người về các vị trí đang tuyển dụng, thông báo trong các cuộc họp công ty và chia sẽ những bước tiến của kế hoạch tuyển dụng này cho các thành viên trong công ty…sẽ giúp công ty phát tán được thông điệp của mình. Hãy đảm bảo rằng công ty đã nói cho mọi người biết về nhu cầu tuyển dụng thông qua lời giới thiệu. Chính nhân viên giới thiệu này đã là người quảng cáo hữu hiệu nhất về hình ảnh của công ty đến với ứng viên được giới thiệu, vì vậy sẽ gây được sự hứng thú được làm việc tại công ty cho ứng viên. Nhưng để thực hiện tốt được việc này công ty cần có những chính sách khen thưởng để khuyến khích đối với người lao động giới thiệu được ứng viên đáp ứng được yêu cầu và được công ty nhận vào làm việc. Tuy nhiên công ty cũng cần kiên quyết tránh tình trạng thiên vị đối với ứng viên này do sự thân quen với nhân
viên giới thiệu của công ty, bởi làm như vậy, công ty sẽ phải chịu những thiệt hại do tuyển sai người.
- Đối với nguồn bên ngoài:
+ Công ty cần phải nâng cao chất lượng của các quảng cáo tuyển dụng:
Đăng quảng cáo tuyển dụng trên các phương tiện có khả năng tiếp cận với các ứng viên tiềm năng nhiều nhất. Internet đang trở thành công cụ mạnh nhất cho quảng cáo tuyển dụng. Tuy nhiên công ty cũng cần phải cân nhắc nên đăng quảng cáo trên các Website nao cho hợp lý. Công ty sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thông qua tìm kiếm ứng viên tại những Website tuyển dụng đặc thù, chỉ tập trung vào một ngành nghề cụ thể. Bởi tại các Website tuyển dụng đa ngành nghề, ứng viên thường nộp đơn cho nhiều vị trí, bao gồm cả vị trí mà ứng viên không thực sự phù hợp. Yếu tố này sẽ khiến công ty lãng phí nhiều thời gian và nguồn lực trong tiến trình tuyển dụng. Ví dụ, công ty tuyển vị trí nhân sự thì có thể đăng thông tin tuyển dụng trên Website: www.cpoclub.net
Tuyển người qua blog: Blog thực sự được coi là một kênh tuyển dụng bên cạnh việc đăng báo hay đưa lên các trang web, diễn đàn. Theo các chuyên gia tư vấn về lao động, việc làm, tuyển người qua blog chưa thực sự mạnh và rộng khắp, nhưng đã cho thấy những dấu hiệu tích cực đang ngày một nhiều thêm. Trong tương lai không xa và với sự phát triển của Internet, blog sẽ thực sự là một kênh tuyển dụng và là một công cụ thu hút ứng viên. Vì vậy, công ty nên tham khảo thêm kênh tuyển dụng này.
Do vậy, công ty nên đa dạng hoá các kênh quảng cáo để có thể thu hút được lượng lớn ứng viên nộp đơn xin việc.
Bên cạnh đó, công ty cần tích cực hơn nữa trong việc thiết kế trình bày các thông tin tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng đăng tin rõ ràng, hấp dẫn người xem. Trong bảng thông báo tuyển dụng công ty nên bổ sung thêm phần giới thiệu về công ty một cách ấn tượng hơn, truyền tải các hình ảnh đẹp có lợi và vẽ ra được một viễn cảnh tương lai của công ty bởi điều này sẽ gây sự chú ý đầu tiên đối với người lao động. Sau đó bản thông báo cần mô tả nhiệm vụ chính của vị trí cần tuyển, bổ sung thêm yêu cầu vềt tính cách
của ứng viên phù hợp với công việc cần tuyển và công ty cũng nên đưa ra mức lương khởi điểm, cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp đối với vị trí công việc đó để các ứng viên có được hình dung rõ ràng hơn về vị trí công việc trong tương lai giúp cho họ có những quyết định chính xác hơn. Tuy nhiên các thông tin đưa ra phải đảm bảo tính trung thực, không quá tô hồng sẽ tránh được tâm lý thất vọng, tình trạng bỏ việc của người lao động.
Ngoài ra công ty cũng nên đa dạng hoá các kênh tuyển dụng từ nguồn bên ngoài.
+Tuyển người thông qua hội chợ việc làm. Công ty chưa thực hiện tuyển dụng thông qua hội chợ việc làm. Đây là phương pháp mới đang được nhiều công ty áp dụng. Qua hình thức này, công ty có nhiều cơ hội để quảng bá hình ảnh của mình với người lao động và nhận được nhiều thông tin về ứng viên, mở ra nhiều khả năng lựa chọn cho nhà tuyển dụng.
+ Hiện tại công ty luôn có chính sách cho sinh viên đến thực tập, điều này đã tạo điều kiện cho công ty có cơ hội để tìm hiểu về những sinh viên sắp tốt nghiệp ra trường. Nhưng để nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng, công ty cần phải có cách sử dụng nguồn này hợp lý. Bởi tuyển dụng thông qua nguồn này sẽ mang lại cho công ty nhiều lợi thế. Qua thời gian làm việc, công ty phát hiện thấy sinh viên nào có khả năng và tư cách làm việc tại công ty thì có thể nhận họ vào làm tại vị trí đang cần người. Như thế công ty sẽ giảm được đáng kể chi phí tuyển dụng hay chi phí đào tạo cũng như thời gian hoà nhập được với công việc và môi trường làm việc so với việc tuyển nhân viên từ nguồn khác.
Hoàn thiện việc xây dựng các tiêu chuẩn để so sánh ứng viên. - Bổ sung thêm các tiêu chuẩn đánh giá ứng viên
Như đã trình bày ở trên, các tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên của công ty là chưa đầy đủ để có thể đánh giá ứng viên một cách toàn diện giúp xác định được người có thể đáp ứng yêu cầu về công việc. Một nhân viên mới vào làm việc trong công ty cần phải có những điểm tương đồng về tính cách, các chuẩn mực và với tầm nhìn của công ty. Các tiêu chuẩn về tính cách cá nhân rất quan trọng trong mối liên hệ với công việc của người lao động. Bởi nếu
công việc cần tinh thần đồng đội thì không thể tuyển ứng viên có khả năng làm việc độc lập, tính tự chủ cao. Thiết lập ra những yêu cầu riêng ứng với từng công việc sẽ giúp cho công ty dễ dàng chọn ra những ứng viên sáng giá. Ví dụ cần tuyển một nhân viên PR thì ứng viên không thể là một người khép kín, rụt rè, còn tuyển một ứng viên bàn hàng thì phải là một người lanh lợi, hoạt bát. Thông thường tiêu chuẩn cá nhân là những tiêu chuẩn cần thiết nhưng chưa đủ để được trúng tuyển vào trong doanh nghiệp. Để được tuyển, ứng viên phải đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn của tổ chức, doanh nghiệp và tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở. Tiêu chuẩn của tổ chức doanh nghiệp thường liên quan đến các phẩm chất giá trị của nhân viên mà tổ chức doanh nghiệp đó cho là có khả năng hoàn thành tốt công việc như tính linh hoạt, thông minh…Mỗi phòng ban, bộ phận, của tổ chức doanh nghiệp cũng có thể có thêm các tiêu chuẩn riêng đối với nhân viên đặc thù riêng cho bộ phận của mình. Ví dụ nhiều phòng ban muốn các nhân viên phải cởi mở, chan hoà, thân thiện, biết quan tâm, giúp đỡ người khác. Vì vậy doanh nghiệp cần bổ sung thêm các tiêu chuẩn cho từng vị trí cụ thể.
- Xây dựng thang điểm cho các tiêu chuẩn
Công ty dùng phương pháp cho điểm để đánh giá ứng viên, vì vậy để đảm bảo độ chính xác, công ty cần xây dựng thang điểm cụ thể cho từng tiêu chí. Ví dụ sử dụng thang điểm từ 1-5 thì điểm cho “kinh nghiệm làm việc” có thể được phân chia như sau:
1 2 3 4 5 Không có kinh nghiệm làm việc Có kinh nghiệm làm việc nhưng trong lĩnh vực không liên quan Có ít hơn 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tương tự. Có trên 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tương tự. Có trên 3 năm đảm nhận vị trí tươn tự trong lĩnh vực tương tự.
Để thuận lợi cho việc sàng lọc hồ sơ, công ty nên thiết kế mẫu hồ sơ dự tuyển một cách khoa học đầy đủ, sẽ giúp cho doanh nghiệp thu thập được thông tin về ứng viên một cách nhanh chóng và giúp so sánh hồ sơ các ứng viên dễ dàng hơn. (Mẫu hồ sơ dự tuyển được thiết kế lại xem phần phụ lục)
Thêm bước phỏng vấn sơ bộ sau bước tiếp nhận hồ sơ.
Sau khi các hồ sơ đã được xem xét, công ty phải tiến hành bước phỏng vấn sơ bộ nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, thông qua những tiêu chí đã chuẩn bị sẵn cán bộ nhân sự của công ty cần xây dựng danh sách rút gọn và loại bỏ những ứng viên không phù hợp trước vòng phỏng vấn cuối cùng. Do đó có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.., ở bước này cũng chưa cần thiết phải diễn ra trong khoảng thời gian dài, nhưng đây là lần đầu tiên ứng viên được tiếp xúc với công ty một cách chính thức, do đó các phỏng vấn viên cần phải tế nhị, tránh cho ứng viên sự e dè, không thoải mái hoặc có cảm tưởng xấu về công ty. Chính quan niệm chu đáo này đã sẽ làm cho công ty có cơ hội được ứng viên có khả năng.
Tổ chức thi viết:
Nội dung thi viết mới chỉ bao gồm các phần thi chuyên môn và phần thi tiếng Anh. Công ty nên bổ sung kết hợp với những bài thi trắc nghiệm như trắc nghiệm về trí thông minh, khả năng nhận thức, tính cách của ứng viên… Sử dụng các bài trắc nghiệm sẽ cho kết qủa chính xác hơn phương pháp phỏng vấn vì sẽ giới hạn phần nào thành kiến hay khuynh hướng của người phỏng vấn. Sẽ giúp cho công ty tìm được các sắc thái đặc biệt về các tính, cũng như năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên mà đôi khi ứng viên cũng không hề hay biết. Thông qua trắc nghiệm cũng sẽ giúp tìm ra những ứng viên có những đặc điểm giống nhau, hoặc ít ra không dị biệt quá để xếp họ vào làm việc chung cùng một lĩnh vực. Và chính việc sắp xếp này, các nhân viên có dịp phát triển nhanh mối quan hệ.
Trong công tác phỏng vấn:
- Hiện tại công ty chỉ sử dụng phương pháp phỏng vấn theo mẫu. Phương pháp này có ưu điểm là dễ dàng so sánh các ứng viên với nhau dựa
vào những cách trả lời khác nhau cho cùng một câu hỏi đã được thiết kế sẵn nhưng sẽ không đi sâu khai thác các khía cạnh khác nhau của các ứng viên. Do đó công ty nên kết hợp thêm hình thức phỏng vấn không theo hướng dẫn. Tức là, ngoài việc sử dụng các câu hỏi đã được chuẩn bị trước khi tiến hành phỏng vấn để đảm bảo cho cuộc phỏng vấn đi đúng hướng, tìm hiểu được những thông tin cần thiết nhất,thì công ty phải có những câu hỏi bổ sung để khai thác những khía cạnh nổi bật của từng ứng viên.
- Nâng cao hiệu quả hơn nữa trong phân chia trách nhiệm của những thành viên trong hội đồng phỏng vấn
+ Đối với các chức vụ tương đối cao như trưởng phòng hay chuyên viên thì phỏng vấn sơ bộ thường do giám đốc nhân sự đảm nhận, vì đó là người có đủ khả năng cũng như chuyên môn nghiệp vụ để nhận xét các ứng viên.
+ Trưởng phòng nhân viên chỉ nên phỏng vấn các ứng viên ứng cử chức vụ chuyên môn trở xuống trong cuộc phỏng vấn sơ bộ chứ không nên phỏng vấn sâu.
+ Giám đốc: Đối với công việc hay chức vụ cao và quan trọng thường quyền quyết định tuyển dụng là ở giám đốc vì những người này thường là người sau này trực tiếp làm việc với giám đốc.
Đối với những chức vụ hay công việc không có tầm quan trọng thì không cần có sự tham gia của giám đốc trong tiến trình phỏng vấn mà giám đốc chỉ là người phê chuẩn những quyết định tuyển dụng.
- Để cuộc phỏng vấn mang lại hiệu quả, công ty nên tổ chức phỏng vấn theo trình tự:
Bước 1: Nghiên cứu hồ sơ
Công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc phỏng vấn bằng việc nghiên cứu kỹ các bản mô tả công việc, yêu cầu thực hiện công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc, và chú giải hồ sơ các ứng viên. Hồ sơ gồm có đơn xin việc của ứng viên, sơ yếu lý lịch, và học bạ. Nghĩa là các thành viên phỏng vấn của công ty phải ghi ra những điểm thắc mắc của mình đối với ứng viên bởi vì cần phải làm sáng tỏ một số điểm thì công việc phỏng vấn mới đảm
bảo tính khách quan. Ngoài ra, cán bộ phỏng vấn cũng phải sửa soạn những tài liệu và vật dụng để trình bày cho ứng viên xem những hình ảnh, phiếu điều kiện làm việc, những chi tiết liên hệ đến công ty mà ứng viên cần biết. Như thế sẽ đảm bảo cho cuộc phỏng vấn có tính cách theo hai chiều, người phỏng vấn hiểu kỹ hơn về các ứng viên và ứng viên cũng có cơ hội thăm dò tìm hiểu về công ty.
Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn
Các mẫu câu hỏi phỏng vấn của công ty mới chỉ đánh giá các ứmg viên về trình độ chuyên môn và hiểu biết xã hội. Cách tốt nhất để công ty tìm hiểu kiến thức, năng lực, kinh nghiệm và hành vi của ứng viên là đặt câu hỏi hành vi kết hợp với các câu hỏi tình huống, nếu không người được tuyển chỉ là người giỏi lý thuyết nhưng không biết làm.
Các câu hỏi hành vi yêu cầu ứng viên thuật lại những kinh nghiệm mà họ đã trải qua. Các kinh nghiệm này không nên giới hạn ở kinh nghiệm làm việc mà có thể cả những kinh nghiệm trong cuộc sống hàng ngày:
Câu hỏi tình huống yêu cầu ứng viên xử lý một số tình huống công việc giả thuyết để đánh giá kiến thức, khả năng giải quyết các vấn đề liên quan trong công việc và khả năng ứng phó trong các tình huống bất ngờ. Một ứng viên tốt sẽ thảo luận một cách thấu đáo về tình huống và đưa ra những phương án hợp lý.
( Tham khảo mẫu phỏng vấn nhân viên nhân sự phần phụ lục ) Bước 3: Xây dựng thang điểm đánh giá các tiêu chuẩn phỏng vấn
Thông qua các câu trả lời phỏng vấn, các phỏng vấn viên đánh giá ứng viên dựa trên tiêu chuẩn được xác định rõ ràng sẽ đảm bảo cho kết quả đánh giá tính khách quan, công bằng. Sau đây là mẫu thang điểm được thiết kế theo phương pháp thang đo đồ hoạ là giải pháp giúp cho công ty dễ dàng hơn trong việc đánh giá các ứng viên.
Chỉ tiêu Trọ
ng số
Cấp độ Tổ
(%) 1 2 3 4 5 Ngoại hình, phong cách Kiến thức chuyên môn Trình độ ngoại ngữ Hiểu biết chung Kỹ năng giao tiếp Khả năng, kỹ năng đặc biệt khác Cấp độ 5: Rất tốt
Cấp độ 4: Tốt hơn tiêu chuẩn Cấp độ 3: Đạt tiêu chuẩn
Cấp độ 2: Thấp hơn mức tiêu chuẩn một chút Cấp độ 1: Không đạt tiêu chuẩn.
Ví dụ chỉ tiêu hiểu biết chung có thể chia thành các cấp độ:
Cấp độ 1 2 3 4 5
Hiểu biết chung Rất ít hiểu biết Ít hiểu biết Hiểu biết ở mức độ trung bình Khá hiểu biết Hiểu biết nhiều
Việc xác định trọng số trong từng tiêu thức cũng cần phải tính toán kỹ lưỡng cho phù hợp với yêu cầu của từng vị trí tuyển.