nhiên công ty đã không mô tả những nhiệm vụ chính mà người lao động phải thực hiện dẫn đến có các ứng viên nộp đơn xin việc không phù hợp đối với vị trí công việc mà mình tham gia dự tuyển. Hơn nữa, do công ty ít đầu tư cho quảng cáo, phạm vi quảng cáo hẹp, hình thức quảng cáo cũng chưa thực sự hấp dẫn. Trong thực tế những người nộp đơn xin việc thường bị thu hút bởi mức lương và mức tiền thưởng cao. Đây là hình thức hấp dẫn nhất để thu hút các ứng viên. Nhưng trong bản thông báo, công ty không đưa ra mức lương dự kiến. Ngoài ra, công ty không có phần giới thiệu một cách ấn tượng về tổ chức. Những điều này sẽ làm giảm số lượng nhân viên thu hút được và làm ảnh hưởng tới chất lượng của tuyển dụng
2.3.1.2.2 Xây dựng các tiêu chuẩn so sánh và phương pháp so sánh ứngviên. viên.
Các tiêu chuẩn dùng để so sánh bao gồm: - Trình độ chuyên môn
- Kinh nghiệm làm việc. - Hiểu biết kiến thức xã hội. - Trình độ ngoại ngữ, vi tính - Ngoại hình, phong cách.
Các tiêu chuẩn trên được công ty sử dụng để đánh giá các ứng viên ở tất cả các vị trí tuyển dụng. Như thế kết quả sẽ không đảm bảo được yêu cầu tuyển dụng bởi ở mỗi vị trí tuyển khác nhau cần có các tiêu chuẩn đặc thù riêng cho vị trí công việc. Các tiêu chuẩn về cá tính cách được hiểu ngầm, không viết thành văn bản và thường được hiểu rõ thông qua nội dung, cách thức đánh giá ứng viên trong phỏng vấn tuyển dụng mà chưa xây dựng thành các tiêu chí cụ thể sẽ ảnh làm cho kết quả bị ảnh hưởng bởi tính chủ quan của người đánh giá.
CT sử dụng phương pháp cho điểm để so sánh ứng viên: kết quả phần thi viết và phỏng vấn được tính theo thang điểm 10. Kết quả cuối cùng là tổng hợp của 2 phần thi để làm cơ sở cho việc đánh giá ứng viên.
2.3.1.2.3. Đánh giá và lựa chọn ứng viên
Một bộ hồ sơ dự tuyển vào Gia Gia Phúc phải bao gồm: bản sao giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch/sổ lao động. bản sao công chứng văn bằng chứng chỉ, giấy khám sức khoẻ, ảnh 4x6, các giấy tờ có liên quan tới quá trình công tác (nếu có) và 1 đơn sin việc theo mẫu.
Mẫu đăng ký dự tuyển của Gia Gia Phúc bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc thu thập thông tin ứng viên và xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá để sơ loại hồ sơ. Mẫu đăng ký bao gồm các nội dung:
-Các thông tin cá nhân: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMTND, hộ khẩu thường trú, địa chỉ liên lạc…
- Ngành nghề đào tạo. - Trường đào tạo. - Vị trí dự tuyển
- Các yêu cầu về các văn bằng chứng chỉ có liên quan: như chứng chỉ tin học, ngoại ngữ…
Điều kiện đối với các hồ sơ hợp lệ là: phải đảm bảo đúng thời hạn nộp hồ sơ; đáp ứng các yêu cầu theo thông tin đăng tuyển.
Như vậy, việc quy định mẫu đăng ký dự tuyển của các ứng viên như trên sẽ tạo cho công tác sơ loại hồ sơ được dễ dàng, chuyên viên phòng tổ chức dựa vào các yêu cầu cơ bản như: tuổi tác, nghành nghề đào tạo, trường đào tạo, loại bằng tốt nghiệp, trình độ ngoại ngữ, vi tính, sức khoẻ, quá trình công tác để xác định được các hồ sơ đạt tiêu chuẩn và nhanh chóng loại bỏ ngay từ đầu các hồ sơ không hợp lệ để đảm bảo chất lượng các ứng viên vào vòng tiếp theo đủ tiêu chuẩn, các yêu cầu cần thiết nhất. Các tiêu chuẩn được xác định như trên làm căn cứ để lựa chọn hồ sơ là khá rõ ràng, không phụ thuộc vào ý chí chủ quan của người đánh giá lựa chọn.
Hội đồng tuyển dụng căn cứ vào danh sách trích nganh hồ sơ, xét sơ tuyển các thí sinh đủ điều kiện dự thi theo nguyên tắc : số người dự tuyển phải nhiều hơn nhu cầu tuyển. Biểu quyết lựa chọn của hội đồng thi là từ 2/3 số thành viên hội đồng thi và quyết định cuối cùng thuộc về chủ tịch Hội đồng. Các ý kiến khác được bảo lưu và được ghi trong biên bản họp sơ tuyển. Trong công tác sơ tuyển, công ty không xác định tỷ lệ chấp nhận mà chỉ căn cứ vào các tiêu chuẩn dự tuyển để xác định số ứng viên có đủ điều
kiện hay không đủ điều kiện để tham gia vào các vòng thi tuyển tiếp theo. Điều này sẽ gặp phải khó khăn là khi có quá nhiều ứng viên đủ các yêu cầu về hồ sơ bằng cấp được tham gia vào các vòng thi tiếp theo, trong trường hợp này có thể là lợi thế cho công ty khi có nhiều sự lựa chọn nhưng lại dẫn đến làm tăng chi phí tuyển dụng lên một cách đáng kể.
Kết thúc bước sàng lọc hồ sơ, công ty đã bổ sung được một lượng lớn ứng viên vào cơ sở dữ liệu ứng viên của mình. Sau khi đã có kết quả trong công tác sơ tuyển, hội đồng tuyển dụng chuyển danh sách các thí sinh được tham dự kiểm tra/phỏng vấn cho hội đồng thi, đồng thời thông báo kết quả sơ tuyển, lịch thi kiểm tra/phỏng vấn trước 2 ngày thi tại trụ sở chính của công ty
Phòng tổ chức tổng hợp báo cáo trong cuộc họp sơ tuyển.Bản báo cáo bao gồm: danh sách các thí sinh có hồ sơ hợp lệ, danh sách thí sinh có hồ sơ cần xem xét theo bảng mẫu ghi tóm tắt các thông tin về các thí sinh, đối với danh sách các thí sinh có hồ sơ cần xem xét có ghi rõ lý do tại sao hồ sơ không đạt yêu cầu so với quy định.
Bảng 9. Danh sách thí sinh có hồ sơ hợp lệ
TT Họ tên Năm sinh Ngàn
h nghề đào tạo Trườn g đào tạo Bằn g TN N N Vi tín h Sức kho ẻ Quá trình công tác/H S lương Nơ i ở Gh i ch ú N A M N Ữ I Chuyên viên phân tích tài chính 1 2 … II Chuyên viên pt kế hoạch 1
2 …
Nguồn: Phòng TCLĐ
Sau khi đã có các hồ sơ của các thí sinh đạt tiêu chuẩn, công ty tổ chức cho tất cả các thí sinh này cùng tham gia vào hai vòng tuyển dụng tiếp theo là: thi viết và thi phỏng vấn. Điều này chỉ hợp lý khi có ít số lượng ứng viên tham gia dự tuyển, nếu không công ty sẽ tốn rất nhiều chi phí để tổ chức cho toàn bộ ứng viên tham gia vào tất cả các bước của quá trình tuyển dụng.
* Tổ chức thi viết/trắc nghiệm:
Để giúp cho nhà tuyển dụng chọn được đúng người cho đúng việc và giúp cho mỗi ứng viên có cơ hội tìm hiểu rõ hơn về năng lực của mình, chọn được một nghề, một công việc phù hợp, Gia Gia Phát sử dụng hình thức thi viết cho phép đánh giá định lượng về tri thức, sự hiểu biết, trình độ chuyên môn …do đó sẽ tạo thuận lợi dễ dàng trong việc so sánh một người với tiêu chuẩn mẫu hoặc so sánh với những người khác trong qúa trình tuyển chọn.
-Trong công tác tổ chức thi viết công ty xác định rõ trách nhiệm đối với các thành viên trong hội đồng thi, hội đồng thi bao gồm:
+ Chủ tịch hội đồng- GĐ/PGĐ được giao quyền + Phó chủ tịch- Trưởng phòng tổ chức
+ Ủy viên- do CT hội đồng mời. + Thư ký- chuyên viên đào tạo.
Chủ tịch hội đồng có trách nhiệm nhận danh sách người tham gia thi từ hội đồng tuyển dụng và phân công nhiệm vụ các uỷ viên, có thể tiến hành họp hội đồng thi để bàn bạc các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức thi nếu xét thấy cần thiết.
Hội đồng thi có trách nhiệm xác định nội dung, kết cấu, thang điểm câu hỏi của đề thi, soạn đề thi, xác định lịch thi, danh sách giám thị, phân công chấm bài, thời gian chấm thi và cuối cùng là thông báo đến các cá nhân/bộ phận liên quan và chuyển kết quả thi đến hội đồng tuyển dụng.
+ Việc thiết kế đề thi, Chủ tịch hội đồng có thể mời chuyên viên kinh tế- kỹ thuật trong và ngoài CT để biên soạn, sửa đổi đề thi.
+ Đề thi phải đúng theo yêu cầu của mô tả vị trí công việc, nội dung của đề thi bao gồm các câu hỏi liên quan đến kiến thức chuyên môn nghề nghiệp của vị trí dự tuyển và kiến thức tiếng Anh, có tối thiểu 2 yêu cầu cho mỗi vị trí dự thi. Chẳng hạn, đối với vị trí kỹ thuật viên phân tích, kiểm soát nhân viên.., nội dung đề thi gồm các phần: Kiến thức chung về công quản trị kinh doanh, kiến thức chung về kỹ thuật phân tích thị trường và kiến thức tiếng Anh;
+ Hình thức thi có thể là viết/ trắc nghiệm hoặc kết hợp giữa các hình thức trên, chủ tịch hội đồng thi duyệt các hình thức thi thích hợp
+ Đề thi có đáp án, thang điểm kèm theo và phải được chủ tịch hội đồng phê duyệt.
+ Đề thi được chủ tịch hội đồng chọn ngẫu nhiên trong số các đề thi đã duyệt.
- Tổ chức thi:
+ Thi viết/ trắc nghiệm: giám thị coi thi có mặt trong hội đồng thi trong suốt thời gian thi, tuân thủ quy chế coi thi là không được gợi ý liên quan đến bài thi, giấy thi, giấy nháp được phát có chữ ký của ít nhất 2 giám thị cho người tham gia
+ Giám thị có trách nhiệm lập biên bản các buổi thi theo quy chế và phổ biến quy chế thi đến người tham gia thi.
+ Giám thị thu hồi bài thi và chuyển về thư ký hội đồng dọc phách, chuyển giảng viên chấm thi theo sự phân công của hội đồng thi.
- Để đảm bảo tính nghiêm túc trong quá trình thi, công ty cũng có những quy định cụ thể cho người tham gia dự thi :
+ Người tham gia dự thi phải có mặt tại địa điểm thi trước thời gian quy định 15 phút, trong thời gian thi không được trao đổi với người khác.
+ Người tham gia thi viết/ trắc nghiệm:
Không được mang, sử dụng bất kỳ tài liệu, phương tiện gì trong phòng thi ngoài dụng cụ thi.
Ngồi đúng số báo danh theo quy định của giám thị, không được tự ý thay đổi chỗ
Khi chưa rõ đề thi được quyền hỏi giám thị.
Thí sinh ra ngoài phòng thi phải được sự cho phép của giám thị và không được ra ngoài khi chưa được ½ thời gian thi, không quá 5phút/ lần và không quá 2 lần trong thời gian thi.
+ Xử lý đối với người vi phạm:
Người tham gia thi không thực hiện đúng trách nhiệm của mình phải chịu sự xử lý của CT.
Đến muộn 20 phút với thời gian quy định thì không được dự thi Trao đổi sử dụng tài liệu bị giám thị nhắc nhở và đánh dấu vào bài thi thì không được tính điểm, ( thông báo về bộ phận đối với người lao động của CT )
Các trường hợp vi phạm quy chế thi, hội đồng thi sẽ lập biên bản gửi Hội đồng tuyển dụng/ xem xét, ra quyết định xử lý cụ thể.
- Chấm thi:
+ Việc chấm thi phải do ít nhất 2 cán bộ do hội đồng bổ nhiệm. Điểm của 2 cán bộ chấm thi không được lệch nhau quá 2 điểm.
+ Không phân công cán bộ tham gia biên soạn đề thi tham gia chấm thi. + Cán bộ chấm thi chịu trách nhiệm về tính chính xác, khách quan trong quá trình chấm thi.
+ Các điểm thi phải có chữ ký người chấm thi và được chuyển về thư ký và chuyển sang hội đồng tuyển dụng.
Như vậy, công tác thi viết/trắc nghiệm của công ty được phân công, phân nhiệm rõ ràng giúp cho quá trình thi được diễn ra xuôn xẻ, đúng thủ tục đảm bảo tính nghiêm túc, đánh giá được đúng khả năng, năng lực của ứng viên. Với sự tham gia của các chuyên viên kinh tế trong và ngoài CT, đề thi được thiết kế cẩn thận và đầy đủ các thông tin để đánh giá ứng viên về chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên nội dung đề thi chỉ liên quan đến các kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của vị trí tuyển dụng và tiếng Anh chỉ chiếm 1 phần nhỏ. Kiến thức chuyên môn là yêu cầu cơ bản và quan trọng nhất
nhưng để tuyển được người có đủ điều kiện đáp ứng được yêu cầu của vị trí tuyển dụng thì còn phụ thuôc vào nhiều yếu tố không kém phần quan trọng khác nữa như trình độ hiểu biết trong các lĩnh vực khác, mức độ thông minh của người đó, hay sở thích cá tính cũng là những yếu tổ tác động không nhỏ tới khả năng làm việc của người được tuyển. Chính vì vậy, nội dung đề thi tuy đã đánh giá được các kiến thức chuyên sâu về chuyên môn nhưng vẫn chưa là đầy đủ để đánh giá toàn diện về mọi mặt của các ứng viên.
* Tổ chức phỏng vấn
Phỏng vấn là bước tuyển dụng cuối cùng và quan trọng nhất nhằm lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất vào làm việc. Các ứng viên sau khi trải qua bước thi viết/trắc nghiệm được tiếp tục tham gia vào vòng phỏng vấn để nhà tuyển dụng có thêm cơ sở để đánh gía ứng viên.
Phòng tổ chức lao động triệu tập hội đồng phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn bao gồm các thành viên: Giám đốc/phó giám đốc, trưởng phòng tổ chức lao động, trưởng phòng ban chuyên môn cần tuyển lao động, chuyên viên phòng tổ chức lao động. Trong đó trưởng phòng tổ chức là người rành rẽ, biết nhiều vấn đề cũng như các chính sách của công ty, phụ trách về thực thi kế hoạch tuyển dụng và các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ nhân sự. Đối với bất kỳ một vị trí tuyển dụng nhân viên hay chuyên viên nào cũng đều có sự tham gia phỏng vấn của Giám đốc/phó giám đốc. Giám đốc/ phó giám đốc sẽ chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến chiến lược kinh doanh. Chuyên viên phụ trách tuyển dụng là cũng là thành viên quan trọng trong cuộc phỏng vấn sẽ cung cấp các thông tin về ứng viên dựa theo hồ sơ dự tuyển và tư vấn các hình thức, phương pháp phỏng vấn hợp lý.. Một thành viên rất quan trọng nữa là trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển lao động sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn nhân viên tương lai của mình. Đây sẽ là người chỉ huy trực tiếp ứng viên nếu trúng tuyển, họ là người hiểu rõ cần tuyển loại nhân viên như thế nào và là người biết rõ ứng viên nào thích hợp với vị trí đang trống. Hơn nữa đó là người có trách nhiệm thực hiện và duy trì những mối quan hệ với ứng viên sau này, do đó có sự tham gia của thành viên này
trong hội đồng phỏng vấn sẽ tạo điều kiện để hai bên hiểu nhau hơn và dễ làm việc với nhau trong tương lai.
Các thành viên trong hội đồng phỏng vấn là khá đầy đủ để đảm bảo cho kết quả phỏng vấn được đánh giá một cách khách quan, toàn diện. Sự phân công nhiệm vụ giữa các thành viên trong việc đặt câu hỏi cũng sẽ giúp cho hội đồng tuyển dụng đánh giá chính xác ứng viên theo các tiêu chí tuyển dụng đã được đặt ra. Tuy nhiên sự tham gia của Giám đốc/ phó giám đốc ở tất cả các vị trí tuyển dụng là không thực sự cần thiết
Phỏng vấn tại Gia Gia Phúc được diễn ra theo phương pháp phỏng vấn là phỏng vấn hội đồng với các hình thức câu hỏi được thiết kế sẵn áp dụng cho tất cả các thí sinh có cùng vị trí tuyển. Nội dung phỏng vấn đặt ra dựa vào các tiêu chí:
Kiến thức chuyên môn
Kỹ năng giao tiếp và hiểu biết xã hội