Hệ thống khách hàng của Công ty hết sức phong phú và đa dạng. Bao gồm khách hàng thờng xuyên, khách hàng vãng lai, không chỉ có khách hàng trên địa bàn thành phố Hà Nội mà còn mở rộng khắp các tỉnh thành trong cả nớc. Nhờ có các chính sách bán hàng phù hợp, giá cả hợp lí, sản phẩm có chất lợng cao và một điều không thể không kể đến đó là các phơng thức thanh toán áp dụng cho khách hàng. Các phơng thức thanh toán đợc áp dụng rất đa dạng nh: thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối trừ công nợ, thanh toán chậm. Tuỳ từng khách hàng khác nhau mà quy định các phơng thức thanh toán khác nhau cho phù hợp để thu hút khách
hàng mua hàng hoá của Công ty, mở rộng mối quan hệ hợp tác và tránh tình trạng việc khách hàng chiếm dụng vốn khá lớn và lâu dài của Công ty. Vì vậy, việc theo dõi công nợ với khách hàng đợc Công ty rất quan tâm và đợc thực hiện trên phần mềm kế toán AT- Soft và các sổ sách kế toán do kế toán viên của Công ty tự thiết kế trên cơ sở các mẫu sổ quy định theo chế độ hiện hành nh sổ kế toán chi tiết công nợ, sổ cái tài khoản 131, bảng kê chi tiết công nợ.
Vẫn tiếp tục với nghiệp vụ đã trình bày ở trên: Khi khách hàng (Công ty TNHH Thơng mại & dịch vụ Trần Anh ) mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì bên cạnh việc lập hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán còn lập phiếu thu tiền (phiếu này đợc lập thành 2 liên:1 liên giao cho thủ quỹ làm căn cứ thu tiền, ghi sổ quỹ, 1 liên kế toán thanh toán giữ để làm căn cứ ghi sổ chi tiết công nợ và doanh thu bán hàng). Phiếu thu này không đợc giao cho khách hàng, nếu khách hàng cần để làm bằng chứng đã nộp tiền thì sẽ đợc kế toán viết giấy chứng nhận đã nộp tiền. Phiếu thu này có sẵn trong phần mềm kế toán, kế toán thanh toán chỉ việc cập nhật các thông tin có liên quan và in ra mẫu dới đây :
TSI Phiếu thu Số : T006986 TTN Ngày 12 tháng 06 năm 2006
Ngời nộp: Anh Kiên
Đơn vị: Cty TNHH TM & DV Trần Anh Địa chỉ: 95-Lý Nam Đế-HN
Lý do: Thu 1 phần tiền hàng HĐ 60703 Số tiền : 15.000.000 VNĐ
Bằng chữ : Mời năm triệu Việt Nam đồng .
TT đơn vị Kế toán Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nộp (Ký,họ tên)(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc uỷ nhiệm chi thì số tiền của khách hàng sẽ đợc chuyển trả cho Công ty qua tài khoản mở tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Hà Nội, ngân hàng công thơng khu vực II, Hai Bà Trng. Khi ngân hàng nhận đợc tiền của khách hàng chuyển trả thì ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có cho Công ty kèm với sổ phụ ngân hàng (sổ kế toán chi tiết tiền gửi), căn cứ vào giấy báo có này, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tiền gửi và sổ chi tiết tài khoản 131. Ví dụ với nghiệp vụ kinh tế trên , Công ty TNHH thơng mại & dịch vụ Trần Anh trả 1 phần tiền hàng cho Công ty bằng tiền gửi ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có về khoản tiền đã nhận đợc theo mẫu nh sau:
Lệnh chuyển có
Loại giao dịch: Giá trị cao Số hiệu giao dịch: 25900053 Số bút toán: 00053 Ngày, giờ lập: 10/12/2005 – 14:28:34 Ngày giờ nhận: 10/12/2005 – 14:56:3
NH gửi: NHTMCP QĐ CN Điện Biên Phủ HN
NH nhận: NHNC & PTNT CN Bắc Hà Nội
Mã NH: 10311022 TK Nợ: Mã NH: 10204125 TK Có:
Ngời phát lệnh: Công ty cổ phần đầu t thơng mại và dịch vụ kĩ thuật
Địa chỉ: P203 - P2A - Phơng Mai - Hà Nội
TK: 4112008161086312 Tại NH: 10311022 - NHTMCP QĐ CN Điện Biên Phủ HN Ngời nhận lệnh: Công ty TNHH Thơng mại dịch vụ CNTT – TSI
Địa chỉ: 231 Bạch Mai – Hai Bà Trng – Hà Nội
TK: 431101004007 Tại NH: 10204125 - NHNC & PTNT CN Bắc Hà Nội
Nội dung: Mua hàng
Số tiền bằng số: 15,000,000 VNĐ
Số tiền bằng chữ: Mời lăm triệu Việt Nam đồng.
Biểu 2.18 - Giấy báo có của Ngân hàng
Với các khoản bán chịu - đây là số vốn của Công ty mà khách hàng chiếm dụng. Vì vậy, Công ty rất quan tâm đến việc cho khách hàng nợ với quy mô nh thế nào, thời gian nợ bao lâu và các thủ tục liên quan đến khoản nợ đó nh thế nào cho hợp lí? Việc theo dõi những khách hàng nợ này thông qua tài khoản 131 và mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng thờng xuyên, còn khách hàng không thờng xuyên thì mở chung trên một sổ kế toán chi tiết công nợ, sổ cái tài khoản 131, bảng thống kê công nợ chi tiết. Sổ này chỉ đợc mở để theo dõi các khoản bán hàng mà khách hàng cha thanh toán cho Công ty. Đến cuối mỗi tháng đối với những khách hàng thờng xuyên và có mối quan hệ qua lại với Công ty thì kế toán thanh toán hai Công ty sẽ tiến hành đối chiếu công nợ, thanh toán bù trừ với nhau bằng hình thức qua điện thoại, hay tới tận công ty. Và kết quả của việc đối chiếu công nợ này đợc thể hiện trên biên bản xác nhận công nợ do kế toán thanh toán tự soạn thảo cho phù hợp và cung cấp đầy đủ thông tin nh mẫu sau đây:
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
Biên bản xác nhận công nợ
Hà Nội, ngày 30/06/2006 Hôm nay, chúng tôi gồm:
1. Ông (bà):
Đại diện: Công ty TNHH Thơng mại dịch vụ công nghệ thông tin – TSI Địa chỉ: 231 - Bạch Mai - Hà Nội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Ông (bà):
Đại diện: Công ty... Địa chỉ:
Sau khi đối chiếu công nợ, tại thời điểm hết ngày ………. đã xác nhận : Công ty ...còn nợ Công ty TNHH Thơng mại dịch vụ công nghệ thông tin TSI số tiền là:... Số tiền viết bằng chữ:... Ghi chú:... ... ... ...
Đại diện Công ty TSI Đại diện Công ty...
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Số còn lại sẽ đợc một trong hai bên thanh toán cho nhau. Nhờ vậy, kế toán theo dõi đợc một cách hợp lí và chặt chẽ các khoản nợ này. Với những khách lẻ thì chỉ bán hàng khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc có ngời bảo lãnh. Tuy nhiên, Công ty không áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán nợ trớc hạn cũng nh có những biện pháp nh: tính lãi suất tơng đơng với lãi suất ngân hàng cho những khoản nợ đã nợ quá hạn lâu ngày. Với nghiệp vụ kinh tế ở trên kế toán mở sổ chi tiết công nợ cho khách hàng là Công ty TNHH Thơng mại & dịch vụ Trần Anh nh sau:
TSI Bảng chi tiết công nợ
Từ ngày : 01/06/2006 Đến ngày : 30/06/2006 Đơn vị : Công ty TNHH TM & DV Trần Anh
Ngời giao dịch : Anh Kiên
Tồn đầu : 85.120.800
STT Ngày Chi tiết PSNợ PSCó Tồn Nợ
1 1-06 Bán hàng HĐ 60625 125.850.200 2 5-06 Thu tiền hàng 125.850.200 ….. ……. ……… …………. ………….. ………. 18 12-06 Bán hàng HĐ 60703 32.001.600 19 15-06 Thu CN 20.000.000 ….. …….. ………. ……… ………. ……….
…… ……. ………. ………….. ………. ………
Tồn đầu : 85.120.800 PSNợ : 680.725.000 PSCó: 725.620.700 Tồn Nợ : 40.225.100
Biểu 2.19 Sổ chi tiết công nợ–
Căn cứ vào sổ chi tiết công nợ này cuối tháng kế toán thanh toán sẽ tổng hợp và phản ánh lên sổ cái tài khoản 131 trong tháng đó nh sau: số d đầu tháng 06 sẽ là số d luỹ kế từ tháng 1 đến hết tháng 05 năm 2006.
Sổ cái tài khoản 131
Tháng 06/2006 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền (đồng) SH Ngày Nợ Có 1.Số d đầu tháng 06 8.120.890.520 2.Số phát sinh
06 30/06 Doanh thu bán chịu 511
333 1.870.703.978 121.955.505 30/06 Khách hàng trả bằng tiền mặt 111 3.500.152.000 30/06 Khách hàng trả bằng TGNH 112 1.870.389.840 Tổng phát sinh 1.992.659.483 5.370.541.840 3.Số d cuối tháng 4.743.008.163
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Và cũng thông qua phần mềm kế toán AT - Soft tuỳ theo mục tiêu quản lí, kế toán có thể xem chi tiết công nợ đối với từng khách hàng và công nợ của tất cả các khách hàng vào bất cứ thời điểm nào và in ra bảng chi tiết công nợ và thống kê công nợ tổng hợp theo các mẫu sau đây:
TSI Thống kê Công nợ tổng hợp
Tổng Nợ: Tổng Trả: Tồn Nợ: STT Mã KH Tên đầy đủ Tổng Nợ Tổng Trả Tồn Nợ 1 ….. ……… ……… …………. ………… …………. 4
2.2.3. Kế toán chi phí lu thông và chi phí quản lí doanh nghiệp